Dicas para melhorar o relacionamento com fornecedores de eventos

 

Os eventos corporativos são uma ferramenta cada vez mais utilizada para estreitar os laços com os parceiros da empresa, encantar o público-alvo e motivar os colaboradores.

Entretanto, além de uma excelente organização e de uma equipe talentosa, essas ocasiões também necessitam de um bom relacionamento com fornecedores de eventos.

Palestras, workshops e feiras exigem um alto nível de planejamento, para que nada dê errado no grande dia. Mesmo assim, o fato é que imprevistos, complicações e outros problemas podem acontecer e, nessas horas, é fundamental que os fornecedores saibam como agir e estejam bem alinhados, para que os participantes não percebam nada e usufruam da melhor experiência.

Devido à importância do relacionamento com fornecedores de eventos, preparamos este post com os pontos que merecem mais atenção e cuidado. Continue a leitura e prepare um evento corporativo incrível!

1. Alinhe os processos

Antes de qualquer coisa, é imprescindível que sua empresa e os fornecedores estejam na mesma página, pois isso será a base de tudo o que virá a seguir.

Para tanto, a negociação deve ser completa e bem estruturada, permitindo que os processos estejam alinhados desde o início.

É por isso que a organização pré-evento é tão importante. Monte planilhas com tudo o que for necessário para a ocasião — com essas informações em mãos, fica mais fácil saber o que exigir dos fornecedores, o que será um adicional e o que não pode de jeito nenhum ficar de fora.

O alinhamento dos processos permite que o relacionamento com fornecedores de evento comece com o pé direito, fazendo com que o que vier pela frente aconteça com maior dinamismo e eficiência. Para que a relação seja duradoura, a negociação deve ser benéfica e vantajosa para ambos os lados.

2. Alinhe as expectativas e estude as condições oferecidas

No momento da primeira conversa com um fornecedor em potencial, você deve saber o que quer para seu evento. A empresa em questão é capaz de fornecer isso? Se não, o que ela oferece em troca? Atente-se aos detalhes, especialmente no que diz respeito a formas de pagamento, prazos e quantidades.

Como acontece com qualquer contrato, as informações devem ser destrinchadas, para que não surjam surpresas desagradáveis.

O evento tem uma organização rigorosa a cumprir e o fornecedor deve ser capaz de acompanhar essa demanda. Portanto, analise cuidadosamente as condições oferecidas a fim de acomodá-las no planejamento da ocasião.

3. Busque por diferenciais

Hoje, praticamente toda empresa antenada com o atual momento do mercado e do público organiza eventos corporativos. De que maneira o seu vai destacar-se? Os fornecedores são grandes aliados no que diz respeito a oferecer diferenciais e inovações para a equipe e para os convidados do grande dia, fazendo com que o evento seja inesquecível.

A tecnologia, por exemplo, pode ser um diferencial na forma como sua mensagem é transmitida ao público. Mais ainda, recursos modernos aprofundam a interação dos participantes com tudo o que acontece no evento.

Brindes, alimentação, marketing e cenário são outros campos que exigem inovações para não serem “mais do mesmo”.

Por isso, o alinhamento do fornecedor com a empresa não deve ser apenas quanto aos processos, mas também quanto à cultura organizacional e ao perfil do seu negócio.

Dessa forma, o fornecedor compreende melhor o que você e seu público valorizam e, então, se torna capaz de oferecer diferenciais relacionados.

4. Fortaleça a comunicação

Um diálogo forte e honesto é a base de qualquer tipo de relacionamento, seja em nossas vidas pessoais ou no mundo corporativo.

Portanto, não deixe de buscar essa qualidade nos fornecedores de evento. Quando a comunicação é eficaz, o planejamento, a execução, o pós-evento e os realinhamentos para as próximas ocasiões são aprimorados.

Comunicação gera confiança. Imprevistos e complicações de última hora podem acontecer em qualquer evento, mas é fundamental saber que há um fornecedor capacitado pronto para agir e evitar que o problema se espalhe e afete a experiência dos participantes.

Por isso, inclua os fornecedores nas reuniões e priorize as empresas que ofereçam diversos canais de comunicação e que contem com um excelente suporte e atendimento.

5. Seja organizado

Já deu para perceber que a organização é um ponto-chave para garantir um evento de sucesso, não é? É por meio dela que você pode ter uma visão ampla do que virá pela frente e de todos os passos que garantirão o sucesso do evento.

Quanto ao relacionamento com fornecedores, a organização permite que quaisquer inconsistências ou gargalos sejam detectados com a maior antecedência possível e, portanto, sejam solucionados antes que se tornem problemas.

Descobriu que a empresa responsável pelas mesas e cadeiras não terá estoque suficiente no dia do evento? Com uma organização bem-feita e completa, dá tempo de trocar de fornecedor ou de encontrar um segundo parceiro para complementar o número necessário.

Além disso, a organização permite que você se mostre um bom cliente, algo fundamental para o relacionamento com o fornecedor. O respeito aos prazos exigidos vale para as duas empresas, e é muito importante para uma parceria bem-sucedida entre elas.

O parceiro deve saber com antecedência, por exemplo, a quantidade de cadeiras de que você vai precisar e quando elas deverão ser entregues. O número exato pode ser informado com antecedência se houver uma boa organização da lista de confirmações.

6. Mantenha a calma

Todo o processo de organização, montagem e condução de um evento exige muito de você e de todos os envolvidos.

Nesse contexto, não é raro que o estresse, a ansiedade e até mesmo o pânico apareçam nos momentos mais complicados ou quando algo parecer prestes a dar errado.

Entretanto, manter a calma é fundamental. Se você perde a cabeça, não consegue encontrar soluções ágeis e eficientes e, com isso, um pequeno inconveniente pode se transformar em um grande problema.

Lembre-se: toda adversidade tem uma solução! Porém, quando não há calma, a melhor alternativa escapa da sua mente, por mais óbvia que seja.

Lidar com pessoas pode não ser fácil, especialmente se não há uma comunicação eficiente. Os fornecedores devem estar prontos para agir e colaborar com a solução, mas saiba como conduzi-los e o que exigir deles.

Ter paciência também propicia flexibilidade em ambos os lados, especialmente diante de demandas impossíveis dentro da realidade do evento e do orçamento.

Viu só? Para que o grande dia seja um sucesso e fique marcado na memória dos participantes, ter um bom relacionamento com os fornecedores do evento é fundamental.

Agora, que tal mostrar para a equipe e para o público tudo o que há por trás de uma parceria bem-sucedida com os fornecedores?

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Fonte: www.copastur.com.br

 

 
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