3 simples motivos que geram reuniões improdutivas

 
Breve reflexão acerca de três razões que podem gerar reuniões improdutivas, que não agregam valor à Organização

Por Solana Menezes

 

Não é por acaso que Peter Drucker é considerado o “pai da Admnistração moderna”. E dentre seus pensamentos e escritos, não posso deixar de concordar com esta ilustre e verdadeira conclusão:

“As reuniões são, por definição, uma concessão a uma organização deficiente. Ou se trabalha, ou faz reuniões. Não dá pra fazer as duas coisas ao mesmo tempo”

(Peter Drucker)

Confesso que decidi escrever um pouco sobre este tema como uma forma de desabafo e uma certa dose de irritação. Pois, em um curto período de menos dois meses, fui convocada para sete reuniões, na tentativa de resolver um problema identificado em um determinado processo. O motivo de minha irritação? Obviamente, além do tempo perdido nestes encontros improdutivos, é a impaciência em constatar que o problema poderia ser facilmente resolvido em apenas um encontro, como de fato aconteceu.

Assim, parei para analisar três simples motivos que geram o fracasso de muitas reuniões:

1 – Não convocar as pessoas certas

Este é um fato muito interessante e extremamente importante para a produtividade da Reunião. Antes de marcar o encontro, verifique quem são as pessoas que estão diretamente envolvidas no assunto a ser abordado. Não faz sentido algum, colocar uma dúzia de pessoas para debater um tema, em que somente meia dúzia conhece o assunto e pode agregar valor à discussão. Portanto, convide somente as “pessoas-chave” do tema abordado no encontro.

2 – Fugir do tema central da reunião

É importante que o roteiro esteja bem definido,  e que todos os convidados tenham conhecimento prévio do que será discutido no encontro. O líder/coordenador da reunião deve ser objetivo  ao conduzir o debate das idéias, bucando sempre manter o foco na pauta e no tempo das discussões de cada item.

3 – Não delegar corretamente as pendências

A maioria das reuniões sempre deixa um “dever de casa” para alguns, ou todos, os participantes. Porém, quando não fica claro qual a tarefa que deve ser executada e o prazo de resposta, há uma grande chance da reunião ter sido improdutiva. Visando resolver esta questão, é interessante reservar uns 5 minutinhos no final da reunião para repassar as pendências, mesmo que elas sejam enviadas (e devem ser!) na minuta posteriormente.

Simples assim!

Obviamente que na grande rede e nos diversos livros de Administração e Gestão, deve haver inúmeras dicas e idéias para aumentar a produtividade das reuniões. Porém, na prática pude observar que pequenas mudanças como estas que foram relacionadas, são capazes de grandes resultados, e o tempo gasto nas inúmeras reuniões que lotam nossa agenda, poderia estar sendo utilizado no desenvolvimento de outras tarefas e projetos, que agregam valor à organização e ao nosso crescimento pessoal e profissional.

#FicaADica !

Fonte: www.administradores.com.br

 
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