Pré-produção de eventos corporativos

 

A produção de eventos corporativos move uma série de mercados, desde segurança ao fornecimento de bolos confeitados. Porém, antes mesmo de pensar em quantos convidados a ocasião irá comportar, há uma fase de pré-produção da qual, normalmente, os setores de RH e marketing se encarregam e que ainda geram muitas dúvidas.

Quer tornar a produção de seu evento mais eficiente? É melhor se atentar para a etapa de pré-produção! Confira, a seguir, o que considerar nessa fase de seu projeto e algumas dicas para se sobressair.

Dicas para a pré-produção de eventos corporativos

Alguns cuidados prévios facilitam o planejamento do evento e o gerenciamento das equipes e informações. Acompanhe nossas dicas!

1. Estabeleça objetivos

Antes de iniciar a organização de seu evento, é essencial que você tenha objetivos claros em mente. 

Procure, portanto, responder às seguintes perguntas:

  • onde sua empresa deseja chegar com esse evento?
  • quem serão os participantes? Quais são as necessidades?
  • os interesses dos diferentes públicos convergem?
  • como você pode surpreender as expectativas de seu público e dos stakeholders?
  • quais são os fornecedores ideais para corresponder a essas expectativas?

A partir disso, vocês podem definir temas, listar possíveis parceiros, atrações, delimitar a estrutura necessária e quais plataformas de gestão para a organização do evento são ideais, tudo isso dentro das limitações de orçamento.

2. Forme uma boa equipe

Um bom trabalho demanda uma força-tarefa preparada. Por isso, um dos primeiros passos para a produção de um evento é recrutar empresas e profissionais qualificados.

Eles precisam reunir experiência, infraestrutura, confiança, agilidade e proatividade para atender às demandas previstas e lidar com o inesperado.

3. Organize as informações em uma planilha

Após conversar com gestores e stakeholders sobre os objetivos de sua empresa com o evento, está na hora de compilar as informações em uma planilha ou uma plataforma de gerenciamento. Lá, reúna informações como:

  • objetivo do evento;
  • nicho;
  • público-alvo;
  • orçamento disponível;
  • equipe responsável;
  • divulgação, entre outros.

A planilha é indicada por facilitar a visualização total de todas as informações básicas do evento. Esse documento permite que os colaboradores não se desalinhem e facilita a conversa com parceiros e fornecedores.

4. Tenha atenção às “burocracias”

Todas as transações e parcerias firmadas por sua empresa para a organização do evento necessitarão de documentação. Por isso, especialistas indicam que você liste as possíveis burocracias que precisam ser organizadas, como autorizações e contratos.

Elas levam tempo para serem examinadas e nem sempre atendem aos prazos planejados. Por isso, é essencial que você trabalhe com fornecedores e empresas de experiência reconhecida. Além disso, dependendo do tipo e tamanho do evento, operar com uma antecedência de 6 meses garante tempo para lidar com estes pequenos gargalos de documentação.

5. Planeje suas ações de comunicação

A comunicação de seu evento também necessita de planejamento e recursos que levam tempo para serem preparados. No setor de eventos corporativos, uma das maiores tendências é a interatividade entre marcas e público-alvo, o que demanda a produção de vídeos, aplicativos, transmissões ao vivo, totens e outros.

Para isso, é importante que você conte com profissionais capacitados, escute o seu público com pesquisas e dados coletados em ouvidorias e então desenvolva peças de comunicação à altura, capazes não só de ir de encontro a como também de superar essas expectativas.

Há uma série de estratégias já consolidadas e que fazem sucesso com o público. Você pode, por exemplo, reunir todas as informações de seu evento em um hotsite leve e dinâmico que reúna informações como:

  • objetivos do evento;
  • apresentação do tema;
  • lista de expositores e participantes;
  • campo de inscrições;
  • mapa;
  • indicações de como chegar ao local (de transporte particular e privado);
  • programação;
  • dados sobre o estacionamento;
  • currículo de palestrantes;
  • compra de ingressos, entre outros.

Lembre-se de que esse site será a vitrine do seu evento. Para o caso de orçamento apertado, você pode fazer conteúdos especiais no blog, nas redes sociais e para o mailing da empresa. É essencial que, mesmo nesses casos, a identidade visual do evento esteja bem representada e que as informações listadas acima estejam presentes.

Outro aspecto importante é que este conteúdo seja mobile friendly. Afinal, o acesso à internet por dispositivos móveis dobrou nos últimos anos, segundo a pesquisa TIC Domicílios, divulgada pela Agência EBC.

6. Analise como suas tarefas podem ser otimizadas com a tecnologia

A tecnologia oferece uma série de recursos para otimizar a organização de seu evento, melhorar o armazenamento e o gerenciamento de dados, criar experiências interessantes para os frequentadores do evento e conectar os diferentes agentes envolvidos no processo.

Um aplicativo, como indicamos no tópico anterior, pode ser um diferencial para a sua estratégia, mas é importante também pensar em como esses recursos podem ajudá-lo nos bastidores. Cogite adotar sistemas de CRM e plataformas criadas por empresas especializadas.

7. Monte o cronograma

Agora que você já levantou todas as informações necessárias e contactou os profissionais certos para analisar condições de contratos e de pagamentos, está na hora de montar um cronograma para ser seguido à risca. Nele, inclua um prazo para receber os feedbacks dos participantes e montar um relatório de resultados.

Aqui, inclua as variáveis implicadas na produção do evento. Contar com a ajuda de pessoas experientes pode ajudar no estabelecimento de prazos realistas.

A produção de eventos corporativos envolve o estabelecimento de objetivos, metas, orçamento, datas, identidade visual, estratégias de comunicação, sinalização e atrações que se alinhem com o propósito da empresa na ocasião.

Esse planejamento estratégico, característico da pré-produção de eventos,impede que riscos passem batidos e garante que as informações sejam bem gerenciadas.

Com um olhar mais atento à pré-produção de seu evento, a produção e a pós-produção ficam muito mais fáceis, dado que os processos ficam encaminhados.

Fonte: www.copastur.com.br

 
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