Organizador de eventos: entenda o perfil e o papel desse profissional

 

Diversas empresas têm investido bastante em eventos corporativos para superar a concorrência e a competitividade do mercado, que está cada vez mais acirrada. Seja em palestras, simpósios, congressos ou workshops da área, o segredo está em promover a troca de conhecimentos e o estreitamento de laços com clientes, fornecedores e parceiros, bem como fortalecer a marca e reter talentos.

Para alcançar todos esses objetivos, esses eventos devem ser o mais organizados possível. E é aí que entra o papel do organizador de eventos. Dentro desse contexto, a profissão tem se destacado, pois cabe a esse profissional planejar, organizar e fazer os mais diversos tipos de eventos corporativos realmente acontecerem.

Eles desempenham, portanto, um papel crucial em praticamente qualquer gestão. Mas o que faz, na prática, um organizador de eventos e qual é o papel desse profissional dentro das empresas? Pois é o que você vai descobrir no post de hoje! Continue a leitura e fique por dentro!

O que faz um organizador de eventos?

Basicamente, o organizador de eventos é aquele profissional responsável por planejar, sistematizar e produzir qualquer tipo de evento: conferências, palestras, feiras e jantares corporativos, dentre outras possibilidades.

As atividades envolvidas na profissão englobam desde a criação e o desenvolvimento do conceito do evento, passando pela providência de toda a documentação necessária, pela pesquisa de orçamentos e pelo contato com fornecedores, clientes e equipe de trabalho. É ele também quem cuidará da reserva de local e equipamentos, promoção, marketing e acompanhamento do desenrolar do evento.

É claro que, para dar conta de todo esse trabalho, o organizador de eventos normalmente tem o auxílio de uma equipe, que o ajuda nas tarefas necessárias para que o plano se transforme em ação exatamente como imaginado. E é justamente por gerenciar uma equipe de trabalho que esse profissional também funciona como um elo de ligação entre o time e a diretoria da empresa.

Qual deve ser o perfil desse profissional?

Como você já deve ter percebido, ser um organizador de eventos corporativos é um trabalho que exige bastante empenho de seus profissionais, não é mesmo? Mas, além disso, para se destacar na profissão, algumas características são mais que bem-vindas. Na verdade, são peças-chave. Confira quais são elas:

Organização

Pesquisar e negociar com fornecedores, promover ações de marketing, buscar parceiros e gerenciar uma equipe são algumas das responsabilidades básicas do organizador de eventos.

É por essas e outras é que a organização deve ser uma característica muito bem desenvolvida nesse profissional. Afinal de contas, gerenciar todas essas atividades com excelência pode se transformar em uma algo bem complexa sem o mínimo de organização e controle, não concorda?

Flexibilidade

Não tem como escapar: as coisas nem sempre saem como planejamos. E a realidade não poderia ser diferente no mercado dos eventos corporativos. Imprevistos podem até tardar a surgir, mas eventualmente costumam sim marcar presença.

Por isso é que o organizador de eventos deve ter um excelente jogo de cintura, a fim de driblar as adversidades que aparecerem pelo caminho, de maneira a não deixar que elas prejudiquem o andar da carruagem ou tornem o evento um fracasso.

Comunicação

Como já mencionamos anteriormente, o organizador de eventos é responsável por gerenciar uma equipe e fazer contato com fornecedores, patrocinadores e clientes. Por isso, ter uma excelente capacidade de comunicação é item indispensável. Essa característica pode, inclusive, ser crucial na hora de negociar valores e fechar contratos, bem como para conseguir patrocínios e doações.

Liderança

Ainda seguindo a premissa de que na organização de eventos, sempre há um time trabalhando em conjunto, cabe ao organizador liderar, gerir e orientar a sua equipe, a fim de que tudo saia conforme o planejado, fluindo da melhor maneira possível.

É preciso entender que cada membro da equipe funciona como uma peça que tem uma função específica, imprescindível para o funcionamento do todo. Assim, capacidade de liderança, escuta ativa, mediação de conflitos, controle emocional e habilidade de manter a motivação em busca do objetivo final são características essenciais.

Disposição

Estar disposto a conhecer as inovações em ferramentas e serviços, cada dia mais comuns no mundo dos eventos corporativos, é uma qualidade extremamente desejável nesse contexto. Com o objetivo de deixar o evento mais atrativo, reduzir os desperdícios e diminuir o tempo gasto em determinadas atividades, essas ferramentas são a vanguarda do setor.

Criatividade

Além disso, a criatividade também é de grande ajuda nessa profissão. Para ser mais realista: ela é essencial. Como são responsáveis pela criação do evento e, antes disso, por todo o seu conceito, essa característica pode contribuir bastante para o planejamento de experiências realmente surpreendentes, fora do senso comum, e para vencer os desafios que venham a surgir.

E quanto aos conhecimentos técnicos?

É claro que possuir todas as características citadas acima já é um grande passo na hora de se destacar como um excelente organizador de eventos. Mas é preciso esclarecer que apenas possuir um bom perfil pode não ser suficiente para desempenhar essa função.

Afinal, com o aumento da demanda por profissionais na área, a qualificação e os conhecimentos técnicos passaram a contar bastante.

Nesse cenário, marketing, logística, finanças, administração, informática, tecnologia e até mesmo conhecimentos em psicologia, sociologia, redação e idiomas fazem parte do escopo técnico necessário para ser um organizador de eventos realmente qualificado para o desempenho da profissão.

Tanto que, hoje em dia, já existe uma quantidade considerável de cursos superiores, especializações e pós-graduações no setor em todo o país!

Essas formações duram em média de dois a quatro anos e incluem conteúdo que facilitará o entendimento sobre a organização estrutural de um evento, contratação de serviços, documentação, etiqueta social para o contato com os clientes, aulas de protocolo, planejamento e criação de projetos.

Acreditar que a organização de um evento depende apenas de talento pessoal pode trazer problemas para os profissionais. Assim como em outras profissões, qualquer erro pode comprometer a sua imagem e a do seu cliente.

Há muitos casos, inclusive, de eventos catastróficos com quedas de palanque e documentação irregular que impossibilitaram sua realização, por exemplo.

E qualquer situação negativa cai na conta do organizador. Evitá-las é possível com preparação técnica, atualização e conhecimento dos melhores caminhos a seguir. Além disso, quanto mais qualificado um profissional for, mais requisitado no mercado ele será.

A boa notícia é que existem empresas especializadas na organização de eventos corporativos, que podem ajudar demais na criação, no planejamento e na organização, tudo de maneira extremamente profissional.

Nesses casos, o organizador de eventos funciona como a principal ponte de ligação entre a empresa contratada e a corporação, representando os interesses do negócio e se certificando de que tudo sairá de acordo com o roteiro.

Como é a rotina desse profissional?

O mercado de trabalho para o organizador de eventos é bastante variado. Além de trabalhar em eventos corporativos, o profissional pode trabalhar em setores públicos, ONGs, clubes e hotéis, centros culturais e agências particulares.

E hoje, com a ajuda da tecnologia já existem profissionais especializados na organização até mesmo de eventos digitais.

As condições de trabalho são distintas, já que cada evento possui uma finalidade diferente e um público único, por isso de modo geral não existe uma rotina para quem trabalha com essa área. No entanto, algumas atividades fazem parte das demandas diárias de quase todos eles durante a organização de um evento. São elas:

  • criar um planejamento, também conhecido como “pré-evento”, para evitar possíveis falhas;
  • verificar as métricas e desejos do cliente;
  • pesquisar fornecedores e negociar descontos que se encaixem no orçamento;
  • escolher o melhor local de acordo com a proposta do evento e número de participantes;
  • investir em divulgação;
  • se relacionar com o público interno durante o evento;
  • obter feedbacks dos participantes após a realização.

Quais são os maiores desafios?

Um organizador terá uma vida marcada por surpresas, afinal nunca se sabe o que pode acontecer durante um evento e quais problemas terão que ser resolvidos rápido. Na carreira, de um modo geral, outros desafios também podem atrapalhar a vida desse profissional. Confira alguns exemplos:

Estabelecer uma boa rede de contatos

Antes de lançar o seu nome no mercado é importante que todo organizador de eventos estabeleça uma boa rede de contatos. Networking é importante para qualquer profissão, pois abre as portas para as oportunidades, mas no caso desse profissional ele se torna fundamental para aproximar os melhores fornecedores, colaboradores e futuros clientes.

Para criar a sua rede comece a se relacionar com as pessoas a sua volta!

Criar uma imagem no mercado

Como as pessoas conhecem o seu trabalho? Como poderão entrar em contato com você e solicitar um orçamento? Estabelecer uma boa imagem no mercado é importante para atrair possíveis clientes, por isso invista em bom marketing pessoal. Ou seja: saiba se vender!

Isso envolve divulgar as suas experiências, criar um portfólio com os eventos realizados e cuidar de você mesmo, observando seu jeito de se portar, aparência profissional e maneira com que trata as pessoas.

Entender os interesses do clientes

Nenhum evento possui uma cartilha pré-estabelecida que pode ser seguida por todos os organizadores. Enquanto alguns são mais sofisticados e possuem protocolos mais rigorosos, outros são mais simples, com um público menor. Para fazer com eles deem certo é preciso saberidentificar o perfil dos seus clientes e do público que ele pretende atingir.

E esse é um dos maiores desafios dessa profissão. Afinal, não adianta usar todo o seu conhecimento e criatividade para criar algo que seja fora do gosto pessoal das partes interessadas e dos contratantes. Desde a escolha do local até a escolha dos serviços, tudo precisa estar adequado aos gostos e preferências do cliente e do seu público-alvo.

Lidar com os imprevistos

Como já dissemos neste artigo, por mais que um evento esteja planejado nos mínimos detalhes alguns imprevistos podem surgir. Ter jogo de cintura para saber lidar com eles e manter sempre um plano B é importante, mesmo que você não tenha ideia de qual problema vai aparecer.

Para isso, crie cenários do que pode dar errado e algumas soluções hipotéticas, tenha sua equipe integrada e se comunicando durante toda a realização do evento e não se desespere. Manter a calma ajuda na tomada de decisões e a solucionar desafios da melhor forma possível.

Trabalhar em equipe

Saber como agir na hora de liderar e trabalhar em equipe pode ser um desafio para os organizadores, pois com o estresse do dia a dia de trabalho perder a cabeça é algo fácil!

Organizar eventos envolve comandar um time, designar as funções certas e explicar com detalhes a cada um o que precisa ser feito. Para que um trabalho de excelência seja feito também é preciso que todos se sintam motivados e sem uma figura de liderança essa missão é quase impossível.

Saber negociar

O seu talento como um bom organizador também está em saber negociar. Produzir eventos conta com um orçamento determinado, e muitas vezes limitado, e você terá que dar o melhor de si para que ele seja suficiente para o espaço, time de colaboradores, equipamentos, comida e bebida, segurança e assim por diante.

Neste ponto, pesquisar e encontrar os melhores fornecedores e pedir uma redução é um desafio e requer bons argumentos. Por isso se prepare!

Treine seu discurso, estude estratégias de comunicação, firme parcerias para as próximas contratações e ofereça concessões. Se você dominar a arte de negociar o céu será o limite para a sua carreira.

Manter-se motivado

Quem trabalha com produção de eventos precisa gostar muito do que faz. Especialmente porque essa profissão exige muito do seu profissional: noites em claro, muita organização e capacidade de resolver problemas com rapidez. Sempre com um sorriso no rosto!

Manter-se motivado e buscar atualização nessa profissão precisa ser uma meta diária ou será difícil cativar clientes, inovar e realizar um bom trabalho.

Uma das melhores maneiras de buscar essa motivação é se orgulhar do que faz e encarar com otimismo o que porventura não venha a dar certo.

E aí, gostou de saber mais sobre o perfil e o papel do organizador de eventos corporativos? Compartilhe essas dicas nas redes sociais e ajude outros profissionais da área a também dominarem o assunto! ​

Fonte: www.copastur.com.br

 
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