Gestão de eventos: porque contratar é a melhor opção?

 

Texto de Alexandre Kida

Uma das maiores dificuldades do dia a dia de qualquer profissional é lidar da melhor maneira possível com todas as demandas que a função exige, não é verdade? E quando, além das suas funções básicas, a você também é atribuída a responsabilidade por organizar reuniões, festas de fim de ano e treinamentos, o cenário complica um pouco mais. Nesse caso, a quantidade de atividades se torna tão grande e o tempo passa a ser tão escasso que o melhor a fazer é, sem dúvida, contratar uma empresa especializada em gestão de eventos.

Acredite: deixar de lado as ações estratégicas para ter que lidar com atividades operacionais é um cenário com o qual muitos profissionais costumam ter que lidar. O tempo para a elaboração do planejamento do evento é escasso, especialmente porque é preciso cotar cada um dos serviços com mais de um fornecedor, organizar os valores, comparar e reduzir custos, ao mesmo tempo em que a lista de convidados precisa do máximo de atenção, bem como a logística envolvida em todo o processo e uma infinidade de atividades igualmente imprescindíveis ao sucesso de qualquer que seja o evento.

Não tenha dúvida: o melhor a fazer é contar com uma empresa competente na área, cuja credibilidade garanta a realização do serviço contratado e, de preferência, com redução dos custos totais. Ainda não está seguro sobre os benefícios obtidos com a contratação de uma empresa especializada em gestão de eventos? Então conheça alguns deles agora mesmo!

Especialização dos profissionais

Por maior que seja sua dedicação e seu comprometimento com o trabalho e as tarefas a você atribuídas de forma geral, se não é um especialista em determinada área, inevitavelmente enfrentará algumas dificuldades. Podemos citar:

  • A conciliação da nova atividade com suas funções normais, sem atrasos em ambas;
  • A possibilidade nada remota de prejudicar a qualidade geral de seus compromissos;
  • As falhas por falta de expertise que podem abalar o potencial de sucesso do evento.

Não tem mistério: em tudo o que você se propõe a fazer, o melhor é sempre entregar o mais importante em mãos competentes, a fim de assim providenciar os cuidados necessários à sua realização. No que tange especificamente à gestão de eventos, especialistas no assunto saberão como e quando contratar os serviços necessários, sem cair em armadilhas por falta de experiência e conhecimento — armadilhas essas a que outro profissional estaria sujeito, consequentemente podendo comprometer o evento como um todo.

Resolução de imprevistos

Já ouviu o ditado que diz que o paradoxo dos imprevistos é que eles podem ser evitados? Com isso em mente, pense bem: uma empresa dedicada à realização de eventos conhece as minúcias dessa atividade, podendo por isso agir de forma preventiva, a fim de evitar diversos problemas. Esses profissionais saberão de que forma lidar com cada acontecimento, solucionando-os com a maior agilidade cabível, caso não seja possível impedi-los.

Isso acontece porque as equipes dedicadas estão sempre preparadas, tendo na manga algumas opções de plano B, além de conhecerem direitinho a importância e os trâmites para dispor de serviços preventivos de emergência — como ambulâncias e bombeiros, caso se aplique. Não restam dúvidas de que evitar a tempestade é o melhor a fazer. Mas, de toda forma, se as nuvens começarem a pesar, o ideal é contar com a ajuda de quem conheça um bom (e barato) fornecedor de guarda-chuva, não concorda?

Operacionalização da estratégia

Uma vez designada a equipe de execução das atividades relacionadas ao evento, caberá a você tratar das questões estratégicas e orquestrá-las da forma mais sistêmica possível. Cá entre nós, ter que se dividir entre gerenciar, providenciar soluções e executar tarefas operacionais é comparável a ser o zagueiro, o meio de campo e o atacante ao mesmo tempo. Assim fica difícil ganhar o jogo! Já contratando uma empresa especializada, é possível manter o foco nos pontos estratégicos, gerenciar a qualidade do todo operacional e contribuir para que tudo saia como o planejado.

Organização de qualidade

Assim como a empresa tem suas atividades rotineiras e elas estão sujeitas a processos predefinidos, sendo isso o que garante a continuidade de seu funcionamento, é preciso lembrar que um fornecedor de gestão de eventos também é uma empresa. Por isso, também deve contar com seus próprios processos para ter domínio do que faz. Há checklists, relação de fornecedores e de produtos previamente aprovados, prazos definidos e conhecimento de todas as rotinas relacionadas ao ramo. E são esses itens que garantem a qualidade de sua atuação, cabendo a você buscar empresas conceituadas para não errar na escolha.

Afinal de contas, não é difícil concluir que, por mais eficiente que você seja, não estará 100% dedicado ao evento, uma vez que terá sua própria escala de prioridades. Poderá, no mínimo, conciliar tal organização às funções já presentes na sua rotina, que não podem simplesmente ser pausadas. Por essas e outras é que a qualidade do evento fica totalmente em risco. Contratado um prestador de serviços especializado, você fica de mãos livres para agir estrategicamente. Assim, ainda que seja sua responsabilidade lidar com a gestão do fornecedor contratado, é bem diferente de ter que efetivamente realizar a organização do evento.

Manutenção da rotina

Esse benefício anda de mãos dadas com o anterior: nada de atrasos na execução das tarefas inerentes à sua função. Com a contratação de um expert no assunto, você não colocará em risco seu profissionalismo e conseguirá responder em tempo hábil a todas as suas demandas, uma vez que a interferência externa se dissipou.

Redução de custos

Há uma série de gastos e atividades minuciosas, demoradas e importantes vinculados à realização de um evento. Podemos destacar:

  • Dimensionamento da grandeza do evento e de tudo o que se relaciona a ele;
  • Pesquisa, cotação e comparação de orçamentos para produtos e serviços necessários;
  • Contato, agendamento e pagamento dos serviços logísticos, como passagens aéreas e viagens, alimentação e hospedagem de participantes;
  • Gestão de gastos extraordinários;
  • Tomada de decisão que compromete custos sem tempo hábil para seguir os processos normalmente mais econômicos;
  • Prestação de contas posterior para todos os custos, sejam eles previstos ou não.

Poderíamos citar ainda muitos outros, alguns relacionados diretamente aos gastos e outros ligados a eles por meio do custo de oportunidade. E se você precisasse realizar todas essas tarefas, seria naturalmente retirado da sua rotina, prejudicando tudo aquilo que tem por obrigação realizar. Empresas de gestão de eventos têm listas de fornecedores, acesso a feedbacks oriundos de contratações anteriores, conhecem aqueles que oferecem o melhor custo-benefício e sabem das características e dos gastos relacionados a todos os setores do acontecimento. Já é meio caminho andado!

Se fosse para continuar listando benefícios, não teríamos dificuldades. Mas a verdade é que você mesmo identificará vários se fizer um paralelo entre as opções que citamos aqui. O detalhe é que de nada adianta conhecê-los na teoria e não contar com um fornecedor de serviços reconhecidamente qualificado, que detenha credibilidade no mercado.

Contratar apenas com base no preço é correr o risco de entregar um evento importante nas mãos de uma empresa que não está apta a realizá-lo. Por isso, é imprescindível fazer pesquisas, buscar referências em sua rede de contatos, visitar as redes sociais e os sites de possíveis escolhas e entrar em contato quantas vezes forem necessárias para se certificar de que está tomando a decisão mais acertada. Lembre-se: uma empresa de excelência não tem medo de manter contato com o cliente e está aberta a sanar suas dúvidas. Analise ainda o comprometimento interno da companhia e o quanto ela se importa e investe em atendimento e gestão.

Fonte: www.copastur.com.br

 

 
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