Administração do tempo

 

Na estória de Alice no país das maravilhas, diz o Coelho para Alice: Estou atrasado, muito atrasado…

Não importa quanto tempo tenhamos à disposição, conseguimos sempre transformá-lo num tempo insuficiente. Algumas pessoas abençoadas conseguem ter uma relação saudável com o relógio. Tem gente que consegue sair de casa para o trabalho, para uma consulta médica ou para a missa sempre com muita antecedência, para ter tempo de reserva, caso algo aconteça. Outros, demonstram uma relação de quase desconhecimento do tempo: relógio é, em muitas circunstâncias, uma mera referência, não necessariamente a ser seguida.

Essa questão renderia, sem dúvida, longos debates psicológicos e sociais. Genética ou cultura, o fato simples e claro é que a administração do tempo não merece atenção de algumas pessoas, fazendo com que estejam sempre apressadas; sofrem da “Sindrome do Coelho de Alice”, estão sempre atrasadas…

Administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada nas empresas e também na vida pessoal, permitindo a organização de metas com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo começa quando identificamos como estamos utilizando as 24 horas de cada dia, e detectamos onde estamos perdendo tempo, quais as tarefas desnecessárias e improdutivas que estamos realizando. Esse processo possibilita auto-descoberta, além de que pode nos tornar mais produtivos e livres para fazer coisas que nos satisfaçam.

Um dos maiores problemas que as pessoas relatam é que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário e que gostariam de fazer, no entanto, elas têm mais tempo do que imaginam ter. Na verdade, elas estão sendo dominadas pelo tempo, quando o correto seria o contrário. Tempo perdido é tempo irrecuperável, e mesmo que se tenha agilidade, muitas vezes a vontade de recuperar o tempo compromete a qualidade do que se faz.

Um dos estranguladores do tempo é a desorganização, pois perde-se muito tempo procurando papéis, documentos, chaves e outras coisas no meio de uma bagunça. Outro, é a falta de previsão, pois perde-se tempo quando não se determina um tempo limitado para atender um cliente, um fornecedor, responder a um telefonema etc. Nesse caso, o essencial é a objetividade, sem deixar-se perder em um mar de possibilidades. Importante é tratar do que seja realmente necessário.

Perde-se muito tempo com pequenas coisas, quando outras mais importantes e urgentes ficam relegadas em segundo plano. A centralização é um dos fatores cruéis, pois muitas tarefas podem ser delegadas, sem prejuízo da sua execução e qualidade.

É importante separar pelo menos 1 hora do dia para dedicar-se à sua organização mental, repensar sobre seus interesses, suas estratégias, meios de melhorar seus objetivos, desenvolver-se intelectualmente e definir prioridades; isso sem nenhuma interrupção ou interferência externa. Desligue o celular, não atenda telefonemas e não dispense seu tempo com coisas menos importantes. A qualidade do seu trabalho se multiplica, melhora sua qualidade vida, sobra-lhe mais tempo para outros interesses e melhora a satisfação com o seu desempenho.

É o nosso perfil de nosso comportamento diante do tempo que nos dirá, o que e como devemos mudar. Muitas vezes a pessoa começa uma tarefa, retoma outra sem concluir a primeira e depois outra sem concluir nenhuma. No final do dia, constata que está exausta, trabalhou o dia inteiro e não vê nenhum resultado. Outras vezes ela se propôs a fazer tantas coisas, se ocupou de coisas de menor importância, e quando percebe, algo importante deixou de ser feito, e aí reclama que não teve tempo para nada…

Os principais estranguladores do tempo:

  • Falta de planejamento diário
  • Falta de padrões, critérios, diretrizes e objetividade
  • Falta de definição das prioridades ou prioridades não claras
  • Alteração constantes de ordens e de prioridades
  • Responsabilidade e autoridades confusas
  • Não antecipar-se aos prováveis acontecimentos
  • Não reservar tempo para o inesperado
  • Estimativa irreal de tempo para uma tarefa
  • Interrupções e barulhos que incomodam
  • Não saber negar favores ou dificuldade em dizer “não”
  • Excesso de assuntos inacabados
  • Sobrecarga de tarefas
  • Centralizar e não delegar tarefas
  • Excesso de controle
  • Reuniões, entrevistas e telefonemas improdutivos
  • Excesso ou falta de comunicação
  • Desorganização pessoal
  • Arquivos e armários desorganizados
  • Treinamento deficiente
  • Não adaptação e resistência às mudanças

Fonte: http://gestaodenegocioseeventos.blogspot.com.br/

 
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