Como surpreender os convidados em eventos empresariais

 

O que antigamente era exceção, hoje faz parte da rotina de muitas empresas: estamos falando dos eventos empresariais.

E não é para menos! Um evento corporativo bem organizado é capaz de transformar os convidados em verdadeiros multiplicadores das mensagens e metas da organização, tudo de uma maneira pra lá de natural.

Seja para recepção do público externo com o objetivo de aumentar e fortalecer os laços com fornecedores e clientes, ou voltados para o público interno, como convenções de venda, lançamentos de campanha ou treinamentos, eventos empresariais bem planejados podem oferecer inúmeros benefícios para o negócio.

Com eles, é possível promover a interação entre as pessoas e, consequentemente, aliviar o estresse do dia a dia de trabalho. O chamado marketing ao vivo pode gerar resultados surpreendentemente positivos para a companhia.

Entretanto, organizar um evento empresarial de qualidade não é tarefa das mais simples. Independentemente do objetivo e da motivação, ele deve mexer com a emoção das pessoas e promover experiências únicas aos convidados, garantindo satisfação total.

Mas como fazer isso de maneira eficiente, atingindo de forma certeira o alvo? É exatamente sobre isso que falaremos neste post. Quer descobrir como surpreender seus convidados em eventos empresariais? Então, continue a leitura e fique de olho nas nossas dicas!

Aposte na interação antes e depois do evento

Usar a tecnologia e as técnicas inovadoras disponíveis para surpreender seus convidados tanto antes como depois do evento é uma excelente estratégia.

Lançar um hotsite pré-evento, enviar campanhas de e-mail marketing e utilizar as redes sociais para interagir com os convidados antes do grande dia cria intimidade e gera ótimas expectativas. Nessas ocasiões, dê pistas sobre o que será encontrado no evento, mas sem entregar o ouro! Sempre deixe algo surpreendente para mostrar com exclusividade ao vivo.

As ações pós-evento também são extremamente importantes para a construção de uma boa impressão por parte dos convidados. Garanta que todos receberão as fotos, os vídeos e os demais conteúdos produzidos durante o evento. Além disso, estimule o envio de feedbacks com opiniões, críticas e sugestões. Dessa forma, você terá material para se programar cada vez melhor para as próximas vezes.

Fique atento aos detalhes

Apesar de passarem despercebidos na grande maioria dos eventos empresariais, certos detalhes podem surpreender seus convidados e tornar a ocasião simplesmente inesquecível.

Que tal, por exemplo, incluir opções vegetarianas e veganas no cardápio? Disponibilizar kits de higiene e farmácia nos banheiros também demonstra cuidado, assim como organizar um espaço kids para quem não tem com quem deixar os filhos pequenos.

Finalmente, outro detalhe que não pode ficar de lado é a necessidade de investir em uma equipe de garçons disposta a atender com excelência. Juntas, essas pequenas questões contribuem para que o evento seja um verdadeiro sucesso.

Invista em uma atração de cair o queixo

Escolha a dedo uma atração surpresa para seu evento. Pode ser um show de mágica, um cantor excelente, uma palestra motivacional ou mesmo um comediante stand-up.

O segredo está em surpreender seus convidados, proporcionando momentos de alegria, encantamento e pura diversão. Acredite: eles não se esquecerão tão cedo!

Use a tecnologia a seu favor

Hoje em dia, os eventos empresariais estão cada vez mais tecnológicos, o que acaba promovendo uma maior interação entre os convidados e auxiliando na própria divulgação da solenidade.

Cabines de fotografias instantâneas, disponibilização de rede wi-fi grátis no local e um sistema de som e imagem digitais, por exemplo, são itens que podem fazer toda a diferença no sucesso do evento. Mas, para que tudo saia nos conformes, é fundamental contar com fornecedores de confiança e qualidade para esses serviços.

Valorize também as redes sociais e a tendência que todos nós temos de querer compartilhar virtualmente as ocasiões interessantes e diferenciadas das quais participamos.

Leve isso também para a decoração! Os convidados não resistirão a tirar várias fotos em frente a painéis coloridos, remetendo à identidade visual do evento e da marca. Slogans e imagens espertas e criativas, além de funcionarem enquanto marketing, também são apreciados nas redes sociais.

Crie uma hashtag e convide todos os presentes a usá-la em suas postagens nas redes sociais. Além de espalhar o nome da empresa, você ainda pode acompanhar as publicações durante e após o evento.

Invista no marketing olfativo

Já imaginou se seu evento tivesse um cheiro exclusivo, só dele? Parece coisa de outro mundo, não é mesmo? Pois saiba que esse é o objetivo do marketing olfativo.

Por meio da contratação de uma empresa especializada no setor, é possível criar um aroma único para o evento. Cada nota adicionada tem um objetivo específico, como promover alegria ou o relaxamento nos convidados, por exemplo.

Ao irem embora, os convidados ainda podem receber um brinde ou uma lembrancinha contendo o aroma escolhido! Assim, toda vez que sentirem aquele cheiro, lembrarão com carinho do evento e, consequentemente, da sua empresa. Isso acontece por que o olfato é um dos caminhos mais fortes de ativar a nossa memória emocional.

Distribua brindes diferenciados

Atenção: já se foi o tempo de distribuir canetas, blocos de anotações ou ímãs como brindes nos eventos empresariais, combinado? Até mesmo nesse quesito é preciso criar e inovar, mas sem perder de vista o objetivo de promover os valores e as missões da empresa.

Portanto, a palavra que deve guiá-lo na escolha das lembrancinhas é utilidade. Distribua algo que as pessoas realmente usarão, como canecas, porta-celulares e lâmpadas de leitura portáteis.

Outra grande sacada é investir em brindes ecológicos, que tenham como lema a manutenção da sustentabilidade do planeta. Afinal, a preocupação com essa questão vem aumentando cada dia mais.

Sacolinhas que servem de lixeira para carros, ecobags e brindes feitos de material reciclado são muito bem-vindos, pois passam aos convidados a mensagem de que a empresa está antenada e preocupada com o meio ambiente.

Conte com fornecedores capacitados

A organização de um evento exige fornecedores de mesas, cadeiras, iluminação, equipamentos de som e de imagem, materiais decorativos, alimentação, bebidas, brindes e mais uma série de itens. Ufa! É muita coisa mesmo.

Para garantir que tudo esteja no lugar certo e funcionando como deve, é fundamental contar com fornecedores capacitados.

O evento é algo especial que você deseja oferecer aos convidados, e os fornecedores são aqueles que ajudam nessa missão. Portanto, é preciso analisar se eles têm o que é necessário para o objetivo final e se as equipes são de confiança.

Afinal, eventos envolvem imprevistos, pressões e complicações de última hora. Se não há um cuidado na escolha dos fornecedores, eles podem revelar-se maus parceiros, justamente quando você mais precisar. Por outro lado, acertar nessa decisão permite otimizar o orçamento e obter um verdadeiro apoio para lidar com os desafios envolvidos.

Capriche no planejamento para o grande dia

Para começar, um checklist completo e bem organizado ajuda a transformar os objetivos em realidade. Ele é importante para que, durante o evento, nenhum item seja esquecido e tudo ocorra de maneira dinâmica e sem gargalos, exatamente como foi planejado.

Além disso, a segurança dos convidados e de toda a equipe deve ser uma prioridade — isso inclui verificar os pontos de eletricidade, os geradores de alta tensão, a instalação dos equipamentos e, se forem usados, as cenografias e os salões. Tais itens são tão imprescindíveis, que vale à pena pensar em um Plano B, caso algo dê errado.

Todos os envolvidos, incluindo colaboradores, fornecedores, palestrantes, artistas, entre outros, devem garantir o compromisso com o evento. Portanto, uma boa ideia é realizar ensaios técnicos e artísticos para identificar — e solucionar — previamente quaisquer problemas no fluxo ou condução do evento.

Transforme o evento em uma experiência única

Se os eventos são cada vez mais comuns no mundo empresarial, é preciso ir ainda mais longe para garantir que o seu será único, especial e memorável.

Que tal receber os convidados com um welcome drink, como uma taça de espumante ou de água saborizada? Esse agrado causará uma excelente primeira impressão, pois é uma forma delicada de dar as boas-vindas ao grupo e de agradecer a presença de cada um.

A qualidade do atendimento fornecido pela equipe também é fundamental para que os convidados se sintam à vontade e bem servidos. Os recepcionistas, por exemplo, devem ser muito bem treinados para agir com simpatia e proatividade. Eles também devem demonstrar um forte domínio de todas as informações relacionadas ao evento.

Entretanto, é fundamental que esse cuidado com treinamento e orientação envolva todos os colaboradores. Afinal, desde o barman até o segurança, cada um deverá ter sua parcela de interação com o público durante o evento. Portanto, precisam saber lidar com ele. A eficiência e a simpatia da equipe fazem toda a diferença na condução do evento.

Quando o grande dia desenrola-se com expertise, cuidado e dedicação, os convidados percebem e respondem com engajamento.

Analise o número de convidados

Pode parecer uma dica básica, mas acredite: muitas empresas erram em seus eventos por não saberem trabalhar com uma previsão real do número de convidados. Não caia na mesma armadilha!

Por um lado, receber mais pessoas do que o esperado faz com que não haja recursos e espaço o bastante para receber todo mundo com conforto. Enquanto isso, aguardar um número muito mais elevado do que a quantidade efetiva de presentes leva a um grande desperdício de recursos financeiros, de alimentos e de materiais.

Além disso, se uma quantidade muito menor de pessoas do que a esperada aparecer no dia do evento, os presentes perceberão os espaços vazios e, mesmo que inconscientemente, ficarão com a sensação de que a atividade não foi tão bem-sucedida quanto a empresa planejava.

Disponibilize um serviço de vallet

O convidado acaba de chegar ao local do evento e está animado pelo que vem pela frente. Então, a primeira coisa que acontece é… minutos e mais minutos circulando de carro, em busca de uma vaga para estacionar. Uma péssima primeira impressão, não é mesmo?

Esse transtorno é facilmente evitado por meio da disponibilização de um serviço de vallet. Assim, os convidados desembarcam pertinho da entrada do local, sem maiores preocupações, e podem começar logo a aproveitar o evento. Enquanto isso, os profissionais devidamente capacitados ficam com a responsabilidade de estacionar os veículos.

Fique atento ao pós-evento

Para que tudo o que foi planejado e conduzido com tanto cuidado renda frutos em longo prazo, o cuidado pós-evento é imprescindível. É com ele que você compreenderá melhor o que deu certo ou errado, o que pode ser aprimorado nas ocasiões futuras e, mais importante ainda, como é possível manter e estreitar a relação com o convidado.

Trata-se de uma etapa complexa, especialmente por que muitos negócios não dão a ela a devida importância. Primeiramente, os convidados devem receber todos os registros do evento, o que vai reforçar a ocasião em suas memórias e fornecer material para que eles compartilhem nas redes sociais e espalhem o nome da empresa ainda mais longe. Além disso os convidados devem ser ouvidos através de pesquisas de satisfação com abertura para comentários e sugestões, assim você saberá o que agradou e o que pode ser melhorado nas próximas oportunidades.

É recomendado, também, que fornecedores, membros do staff e demais envolvidos com a organização recebam um feedback, tanto para compartilhar os elogios recebidos quanto para destacar pontos a serem melhorados.

Contrate uma empresa especialista no assunto

Como deu para perceber ao longo deste post, organizar eventos empresariais com excelência definitivamente não é uma tarefa fácil. Mesmo quando falamos de negócios de pequeno ou médio porte, diversos aspectos e detalhes devem ser levados em consideração para que tudo saia conforme o planejado. Isso consome bastante tempo e planejamento.

Por isso, pode ser interessante investir na contratação de uma empresa, ou profissional, especializada em organização de eventos empresariais. Essas companhias possuem bastante conhecimento no assunto, têm contato com fornecedores de qualidade e trabalham com uma equipe especializada para transformar todos os desejos do cliente em realidade.

Além disso, a partir do momento de sua contratação, a terceirizada se torna responsável por absolutamente tudo relacionado ao evento, desde a divulgação anterior ao grande dia até as ações pós-evento. Tudo isso, é claro, sempre em contato direto com o cliente, enviando relatórios e reportando qualquer imprevisto ou mudança de planos.

Investir em eventos empresariais surpreendentes, que apresentem novidades e provoquem boas sensações nos convidados, é garantia de manter a motivação e o bom desempenho dos colaboradores, fortalecer a marca da companhia e fidelizar de vez os clientes. Então, aposte nessa sem medo!

Fonte: www.copastur.com.br

 
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