Unplugged Event: você sabe o que é?

 

Os participantes do evento precisarão concentrar sua atenção no presencial para se conectar melhor ao conteúdo e aos outros participantes

Texto de  Vanessa Martin

Para o participante, a essência de ir a qualquer evento está em ter experiências, ou seja, aqueles que ofereçam participação mais significativa e memorável para ele. São os “human centric events”, ou os eventos com foco no ser humano.

Embora possa parecer muito estranho pensar que, na Era da Tecnologia, estejamos falando em evento desplugado na sua totalidade ou parte dele, na verdade é exatamente essa a vantagem, a beleza e a sedução deste conceito tanto para participantes quanto para profissionais de eventos.

Estamos plugados o tempo todo aos nossos celulares, wereables e devices, conectados a cada instante. Esta demanda constante e ininterrupta precisa aliviada de tempos em tempos para permitir períodos de descanso. Isso facilita para aliviar o stress da pressão constante de redes sociais e do sufocante volume de demanda e informações recebidos através da web.

Assim os participantes poderão estar totalmente presentes no mundo físico que nos rodeia, melhorando a retenção de informações relevantes, facilitando a interação e estimulando o networking.

Artigo recente de Kristen Cooper (1) sugere algumas destas vantagens, além da adoção de medidas simples para criar ambiente confortável para os participantes:

  • Planejar zonas sem wifi e/ou redes sociais, facilmente identificadas e com ambiente agradável e relaxante.
  • Incluir tempo ocioso, intervalos estendidos e estruturados para uma pausa no cérebro, seja para uma reflexão interna ou para atividades básicas e simples como se alimentar e ir ao banheiro.
  • Programar breaks com propósito – situações nas quais os participantes podem realizar divertidas tarefas ‘hands on´, discussões sobre tópico pré-determinado.
  • Promover relaxamento em ambiente calmo, mais descontraído e que não seja repleto de distrações
  • Oferecer grupos de assentos confortáveis, informais, colaborativos para que as pessoas formem grupos naturalmente. Use cores claras ou brilhantes para estimular a criatividade e transmitir sensação divertida ao ambiente.
  • Adicionar fatores sensoriais ao seu evento que propiciem relaxamento, pois mentes estressadas não recebem novas informações com facilidade e, o que recebem, lutam para reter.
  • Atentar para oferecer sonorização adequada ao relaxamento, pois estudos descobriram que o som ambiente moderado aumenta a criatividade da maioria das pessoas.

Além de observar os objetivos do evento para a escolha das opções que trarão melhores resultados indicados por Cooper, conhecer em profundidade os participantes e a tipologia do seu evento, entre outros fatores, também podem influenciar muito neste processo. Tudo isso só reforça a importância dos eventos com propósito, do foco no Ser Humano e do pensamento estratégico para a escolha de soluções sábias e assertivas para todos os stakeholders, como o unplugged event ou unplugged moments.

 

Fonte:  www.revistaeventos.com.br

 
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Dicas de sustentabilidade em eventos corporativos

 

 Foto: Getty Images

Mais do que um assunto que está em voga atualmente, o cuidado com o meio ambiente deve ser uma preocupação constante para as empresas. Além da ajuda óbvia que oferece para o planeta, esse tipo de ação também é de suma importância para fortalecer a imagem do empreendimento diante das pessoas. Nesse cenário, a sustentabilidade em eventos corporativos, mais do que uma recomendação, é uma necessidade hoje.

São nesses tipos de encontro que você tem a oportunidade de demonstrar para o público, seja ele interno, seja ele externo, as boas ações da companhia, inclusive na prática. Além desse tipo de ganho, pode-se destacar a redução dos custos financeiros com a diminuição do uso de papel, realização de parcerias, entre outras ações. Neste artigo, daremos dicas do que você pode fazer para realizar um evento sustentável. Acompanhe!

  1. Utilize material reciclável

Quando acaba um evento, muitos materiais costumam ir diretamente para o lixo, certo? No entanto, não precisa ser assim, pelo contrário. Você pode agir para modificar essa realidade! Opte por produtos que poderão ser usados posteriormente, em outros eventos que a sua empresa vai realizar.

Um exemplo disso são os itens que compõem a comunicação visual. Que tal usar tecidos, por exemplo, no lugar de papel ou plásticos? Além de eles darem um ar diferenciado para o local, ainda têm serventia em outras ocasiões.

Pense também na quantidade de garrafas, copos e até mesmo pratos e talheres plásticos que costumam ser usados em eventos corporativos. Para evitar que tudo isso acabe prejudicando a natureza, escolha sempre materiais recicláveis.

  1. Aposte em produtores locais

Onde e em que a empresa investe seu dinheiro também tem tudo a ver com práticas sustentáveis e de responsabilidade social. Nesse cenário, valorizar os produtores locais é uma atitude importante, que diz muito sobre a companhia e tem sido a escolha de diversas organizações.

O estímulo a esse tipo de trabalho acaba fazendo com que surjam mais negócios que têm como base ações conscientes em relação ao meio ambiente. Além disso, em geral, é possível verificar mais atentamente a procedência dos produtos que são cultivados e/ou feitos pela comunidade local.

Essa é uma atitude que mostra, ainda, que a organização valoriza o ser humano e apoia o crescimento das pessoas. Esse tipo de ação tem um peso social muito grande e deve ser uma das apostas de sustentabilidade em eventos corporativos.

  1. Digitalize os materiais de apoio

Com o avanço da tecnologia, é possível reduzir e muito a utilização de papel. Quando se trata da sustentabilidade em eventos corporativos, você já pensou em digitalizar os materiais de apoio? Com isso, é possível não só diminuir a necessidade de impressões, como também estimular os outros a fazerem o mesmo. É uma reação em cadeia que tem uma série de vantagens para oferecer.

A programação do evento, os crachás, o mapa do local (se necessário), tudo isso e muito mais pode estar na internet. O QR Code é outro elemento que costuma ajudar bastante nesse processo, além de ser uma espécie de atrativo para as pessoas. Dessa forma, o público terá acesso a diversas informações por meio do celular ou do tablet, sem gerar lixo posteriormente.

Vale lembrar que, para que esse tipo de ação realmente dê certo, é importante conscientizar as pessoas a respeito de que elas também devem optar por não imprimir o material de apoio. Você pode colocar uma observação sobre isso no link em que vai disponibilizar o conteúdo para o evento. Acrescentar dados para mostrar a importância de ações sustentáveis também é uma boa opção.

  1. Faça convites online

Agora, vamos falar de mais uma maneira de eliminar uma quantidade considerável de papel no seu evento: invista no envio de convites online para os colaboradores, em vez de distribui-los fisicamente.

Embora a prática de entregar convites em papel tenha perdurado por muitos anos, atualmente, além de não ser mais necessária por causa dos avanços da tecnologia, até mesmo pode acabar chamando menos a atenção dos funcionários.

Muitas pessoas focam bem mais aquilo que elas têm disponível no computador. Outro ponto importante é que, o conteúdo estando salvo no e-mail ou na área de trabalho do colaborador, há muitos menos riscos de ele ser perdido. Assim, a pessoa terá todas as informações que precisa a uma clique e poderá recorrer a elas com praticidade e rapidez.

  1. Repense a sustentabilidade econômica

Você realmente está gerindo bem os recursos que tem disponíveis atualmente? Essa é uma pergunta que você deve constante fazer a si mesmo.

Por mais que muitas coisas possam parecer indispensáveis em um primeiro momento, com o tempo você descobre que podem ser excluídas ou substituídas por alternativas mais sustentáveis.

Caso for servir alimentos, você verdadeiramente fez a conta certa para não ter desperdícios? Já avaliou os eventos anteriores e analisou quais as mudanças que poderá realizar no próximo, evitando gastos desnecessários? Pensou, ainda, que todos devem ter acesso igualitário aos serviços disponibilizados e com qualidade? Tudo isso é de suma importância.

  1. Invista em boas parcerias

Você não precisa estar sozinho nessa empreitada. Busque bons parceiros, que podem te ajudar bastante na organização e no bom andamento de um evento sustentável, em diferentes áreas.

Quando se trata de trabalhar a reciclagem, por exemplo, você pode buscar parcerias com cooperativas que atuam nesse segmento e que oferecem um serviço seguro e de qualidade. Assim, quando o evento terminar, os materiais utilizados já terão um destino certo e eficaz.

Além disso, o próprio público presente também pode se transformar em excelentes parceiros. Com o estímulo da empresa a práticas sustentáveis, os participantes vão colaborar nesse processo, além de replicar as ações em outros locais. Percebendo a importância de serem conscientes em relação ao assunto, também falarão bem da sua empresa para os outros e de tudo o que ela faz para se destacar em relação ao tema.

Estar atento à sustentabilidade em eventos corporativos traz uma série de benefícios para todos os envolvidos: para a empresa que está promovendo o encontro, para o público e para o planeta.

Fonte: www.copastur.com.br

 

 
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Cruzeiros: os majestosos agentes da poluição

 

Por trás da diversão e glamour dos gigantescos cruzeiros esconde-se sua intensa participação na poluição e prejuízos à saúde

Dentro e fora – Enquanto lá dentro os passageiros se divertem lá fora os cruzeiros poluem e fazem estragos à natureza

Texto: Fabio Steinberg

Muita gente desconhece que cruzeiros provocam poluição. Por isto, ao embarcar em cruzeiro, o passageiro não só contribui para poluir os oceanos, como prejudicar a própria saúde. De um lado, há a visível fumaça negra lançada no ar, que produz chuva ácida e amplia o aquecimento global. De outro, de forma não tão visível, navios com tamanho de cidades despejam diariamente toneladas de esgotos com dejetos de milhares de passageiros combinados a restos de alimentos e produtos químicos. Mas a lista não para por aqui. Há ainda uma infinidade de agentes poluidores que contribuem para deixar um rastro destrutivo.

Quem dá visibilidade a estas graves acusações não é algum ecologista raivoso irresponsável, mas uma respeitável soma de ONGs sérias e publicações internacionais acima de qualquer suspeita. Neste rol, estão, entre outros, The Economist, Financial Times, Telegraph, Marine Insight, Skift, Business Insider, além de trabalhos de organismos internacionais e especialistas.

A questão começa com o uso pela grande maioria dos navios de cruzeiro – como MSC, Costa Cruzeiros, Norwegian ou Royal Caribbean –  de motores a diesel. O combustível é o óleo pesado, muito mais barato, mas um dos mais sujos. Emite, entre outros materiais nocivos à atmosfera como fuligem e dióxido de enxofre, altas doses de óxido de nitrogênio (NOx), que provoca doenças respiratórias e câncer do pulmão.

Pesquisas recentes revelam inclusive que áreas frequentadas por cruzeiros apresentam uma qualidade do ar tão ruim quanto a das cidades mais poluídas do planeta, como Beijing.

O ensurdecedor barulho dos motores dos gigantes navegáveis somado aos de entretenimento a bordo perturbam demais a vida animal. Isto ocorre principalmente com mamários como os golfinhos e orcas, que têm seu sistema auditivo debilitado, levando até à morte prematura.

A ONG alemão NABU calculou que um navio de porte médio, que queima até 150 toneladas de óleo cru por dia, produz a mesma quantidade de partículas que um milhão de carros.

Outras estimativas indicam que as emissões de dióxido de enxofre de um grande navio de cruzeiro equivaleriam a de 376 milhões de carros. Dito de outra forma, só os mais de 100 navios da Carnival Corporation, que controla 11 marcas inclusive a Costa Cruzeiros, emitiria mais óxido de enxofre (com riscos para a saúde humana, acidificação do meio ambiente terrestre e aquático) que todos os 260 milhões de carros na Europa. O mesmo estudo da ONG europeia Transport & Environment apontou o 2o maior vilão da poluição. Produzindo quatro vezes mais óxido de enxofre que todos os carros europeus, a Royal Caribbean não sai nada bem na foto.

 

Veneno no ar – As emissões tóxicas de dióxido de enxofre de um cruzeiro equivalem a de 376 milhões de carros.

A busca por custos de passagens mais baixas levou os cruzeiros a ampliar seu tamanho a níveis inéditos. Hoje já há os que acomodam quase 7 mil passageiros além de 2 mil tripulantes. Pode ser uma boa notícia do ponto de vista econômico, mas um desastre pelo ângulo ecológico. Mesmo depois de tratados, são 800 mil litros de dejetos humanos jogados por navio em apenas uma semana de viagem. Este exército de bactérias e detritos, acusam ambientalistas, afeta a vida oceânica e o ecossistema marinho.

Além disso, milhares de toneladas de águas de lastro, usadas para estabilizar os imensos navios e que carregam micróbios e microrganismos, ao serem despejadas em regiões diferentes, costumam causar sérios estragos ao meio ambiente. Por exemplo, afetar a vida de vegetais e animais de outro ecossistema, como no Mar Negro que sofreu um crescimento indiscriminado de águas-vivas.

Somem-se mais dois descartes lançados ao mar: as oleosas águas de porão, e as “águas cinzas”. Estas últimas são as vindas de torneiras, lavanderias, chuveiros, lavagem de louça e limpeza externa. Mesmo depois de tratadas, ainda contêm produtos químicos, metais e minerais capazes de provocar prejuízo ao ecossistema. Acabam por poluir praias, contaminar corais e destruir a ecologia marinha. Não é pouca coisa. Estudos demonstram que, em apenas uma semana, um único cruzeiro lança ao mar quase 4 milhões de litros de águas cinzas.

Pensa que acabou? Não! Os cruzeiros expelem ainda produtos químicos altamente tóxicos de baterias, lavagens a seco, e produtos industriais usados na operação.

Fábrica de dejetos? – Com 7 mil pessoas a bordo o Symphony of the Seas precisa administrar mais lixo

Como é possível que fatos de tal gravidade não sejam divulgados, principalmente no Brasil? Há dois fatores que explicam a omissão, embora não únicos. Primeiro, porque a indústria de cruzeiros é um poderosíssimo anunciante, e a maior parte da imprensa prefere não se indispor ao expor as mazelas de seus clientes. Segundo, porque os cruzeiros dispõem de um azeitado e cativante modelo de relações públicas, aliado a um poderoso lobby junto aos governos. Os seus simpáticos e competentes participantes não poupam dinheiro para oferecer viagens nacionais e internacionais com direito a mordomias, festas e regabofes a todos os públicos de interesse – entre eles, jornalistas a agentes de viagens.

Não se trata aqui de questionar o reconhecido valor dos cruzeiros e sua indiscutível capacidade de atrair consumidores. Nem de sua contribuição para um lazer diferenciado em larga escala e à economia dos destinos. Os cruzeiros vieram para ficar. No entanto, a grande questão é por que esconder, em época de forte preocupação ambiental, graves violações ecológicas existentes, assim como informar as soluções em curso. Neste sentido, como sempre, este espaço está aberto ao diálogo.

Fonte: www.turismosemcensura.com.br

 
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Turismo: cadê a oposição?

 

Como é impossível todos concordarem com tudo, falta de questionamento pode não ser aprovação, mas apatia ou conivência

Texto de Fabio Steinberg

Sem oposição  – Por que se ouve um barulho ensurdecedor do silêncio da contestação em áreas tão vitais como o Turismo?

A unanimidade é por definição burra. Pela genial frase de Nelson Rodrigues, quando todos concordam com tudo, há algo errado. Contradiz a própria essência do pensamento saudável. Isto pode ocorrer por três razões principais. A primeira, falta de autocrítica. A segunda, apatia crônica. E a terceira: não expressar opinião seja por temer represálias, ou por oportunismo.

Pois a ausência de oposição no Turismo parece que atingiu em cheio o setor. Quase não se ouvem críticas contundentes sobre a paralisia que acomete esta área há décadas. Não se vê ninguém expressar publicamente indignação com os erros, desafios não alcançados, e oportunidades perdidas. Como o que ocorreu durante a Copa do Mundo e Olimpíadas no país. É o oposto do que ocorre em outras áreas como política, economia, ou mesmo esportes, onde há uma gama de posicionamentos.

Omissão  – O que faz gente inteligente ignorar os sinais negativos e fingir que o problema não é seu?

Mais erros, menos conquistas

Ao invés de fazer a autópsia de projetos mal executados e aprender com os erros, os representantes atuais do Turismo se concentram em exacerbar conquistas e realizações (geralmente pífias). Há uma patológica fascinação por promover homenagens e premiações aos dignitários do setor. Estas iniciativas não teriam nada de errado se estivéssemos falando de Paris, New York, Veneza, Barcelona ou Dubrovnik – casos evidentes de sucesso.

Infelizmente, este tipo de vitória não ocorreu no Brasil. Até porque o país ocupa vergonhosa posição de lanterninha na atração de visitantes internacionais. Estagnada há décadas na casa dos 6 milhões de turistas, a nação carece de infraestrutura, segurança, divulgação, estímulo aos investimentos – só para falar em problemas mais prementes.

Chama a atenção no Turismo a inexistência de questionamentos ao atual modelo – ou melhor, a falta dele. Entra e sai ano; entra e sai autoridade; entra e sai titular de entidade de classe; e nada acontece. Como que anestesiada, a maioria da imprensa – seja especializada ou geral – observa, mas não registra a inanição, nem provoca discussão.

Sufoco – É um erro buscar o controle da imprensa por anúncios, viagens e mordomias para garantir só boas notícias

Omissão coletiva

Afinal, diriam os céticos, tudo e todos dependem da boa vontade oficial. São os governos que têm a chave do cofre das contribuições orçamentárias. Sem falar nas políticas públicas e legislação, que podem facilitar ou infernizar a vida de empresários e empreendedores.

Esta omissão coletiva viabilizou que o Turismo fosse sequestrado da iniciativa privada. Ao colocar em segundo plano a sua missão, que é estabelecer condições para seu desenvolvimento, o poder público pelo jeito resolveu também operar o Turismo. Na prática nada acontece sem seu aval e participação.

Basta olhar em volta. Não há evento do setor que não conte com a presença de no mínimo meia dúzia de autoridades. Vindas de todas as esferas, ocupam precioso tempo dos ouvintes com enfadonhos discursos. Com raras exceções, não entendem patavina do assunto. Por isto, enchem o vácuo com louvores óbvios à importância do Turismo para a economia, somado a baboseiras descartáveis. Sempre que podem, falam de suas conquistas pessoais para o setor. São quase sempre ações isoladas, dissociados de um planejamento sério, duradouro e consistente.

Dilema – É melhor viver na segurança da gaiola ou correr os riscos da liberdade?

Falta de oxigênio

O Turismo brasileiro está atrofiado por falta de oxigênio. Perde espaço diário para outros destinos, muitos deles bem menos completos que o nosso. Aqui, não se trata de buscar culpados, mas sim soluções. E elas passam pela participação ativa e destemida de quem faz, e não de quem apenas fala. Não há progresso sem a livre ventilação de ideias e debates.

É preciso que empresários, profissionais e imprensa, juntos, desmascarem e afastem os oportunistas de plantão. Na omissão atual, maus profetas aprenderam a representar o Turismo, sem legitimidade ou conhecimento de causa. Felizmente há bons exemplos, tanto da iniciativa privada, como de órgãos públicos, mas são ainda exceções.

Está na hora do mercado escancarar com coragem o cenário paralisante, discutir soluções e metas, e (re)tomar o poder. O Turismo é um negócio altamente lucrativo para a economia dos países, que por isto hoje viraram ferozes concorrentes entre si. Não há meio termo: o Brasil tem que se profissionalizar neste campo.

Não existe mais lugar para amadorismo, demagogia e verborragia. Chegou a hora de privatizar o Turismo. E isto começa por canais de comunicação, abertos e independentes. Onde todos digam o que pensam, sem medo de consequências.

Abaixo a manipulação – não faz sentido quem sabe deixar-se controlar por oportunistas ou incompetentes de plantão

 

Fonte: www.turismosemcensura.com.br

 
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Customer experience: o que é e como ele ajuda nos eventos?

 

A organização de eventos corporativos envolve muitas etapas, como definição de datas, escolha de fornecedores, locação de espaço, entre outros. Em meio a tantas decisões, um quesito essencial muitas vezes fica de lado: a experiência do cliente e a satisfação que ele tem ao participar do evento.

A chave do sucesso de um evento está em ter atenção às expectativas dos participantes, de modo que você não deve apenas atendê-las, e sim superá-las. Reconhecendo a importância da satisfação das pessoas no fortalecimento das marcas, na criação de mais oportunidades de negócios e no sucesso de um evento, a Customer Experience tem ganhado cada vez mais forças no mercado.

Ainda não sabe o significado desse termo? Então, continue a leitura, pois vamos explicar o que é Customer Experience e de que maneira ela contribui para o sucesso dos eventos.

O que é Customer Experience?

Customer Experience (em português, experiência do cliente) é a percepção, consciente ou não, que o cliente tem daquilo que está sendo oferecido. A Customer Experience vai além do atendimento ao cliente, pois considera toda a experiência que o cliente tem em contato com determinada marca.

Podemos falar em Customer Experience em relação a um evento, a um produto ou a uma marca. O conceito tem relação direta com o ponto de vista do cliente, do consumidor ou do público-alvo. Em se tratando de eventos, é preciso colocar-se no lugar dos participantes e se perguntar: como atender as expectativas e ir além?

É por isso que foi desenvolvida a prática de Marketing de Relacionamento, cujo objetivo é averiguar qual é a percepção do cliente e usar essa informação para identificar e implementar maneiras de melhorar a experiência dos convidados. A Customer Experience é uma tendência consolidada no mercado e permite que sua empresa se diferencie.

Como a Customer Experience ajuda nos eventos corporativos?

Sua empresa decide realizar um evento corporativo. Então, é feito um planejamento, os fornecedores são contratados, todos os detalhes são definidos e providenciados. No dia, não ocorre nenhum imprevisto e o evento transcorre exatamente como o esperado.

Mesmo assim, os participantes vão embora com uma percepção negativa, porque não encontraram no evento tudo o que esperavam. O que faltou foi, provavelmente, uma preocupação maior com Customer Experience.

Coloquemo-nos no lugar dos participantes: há uma grande oferta de eventos corporativos no mercado. Cursos, palestras, workshops e feiras prometem as últimas tendências, conhecimentos que podem nos levar a novos patamares na carreira e negócios imperdíveis. Como evitar o sentimento de estar perdendo alguma coisa? Escolhendo os melhores eventos, é claro!

No entanto, quando esse evento não atende às expectativas dos participantes, não fazendo jus ao investimento, o sentimento de frustração é grande. E não podemos tirar a razão do cliente nesse quesito.

É assim que a prática de Marketing de Relacionamento pode ajudar. Ela permite aumentar as chances de êxito de um evento, alinhando todo o processo de organização com as expectativas reais dos clientes.

Aqui merece destaque o termo “expectativas reais”. Em outras palavras, não se trata daquilo que a empresa acha que os clientes querem, mas daquilo que eles realmente desejam. As expectativas são identificadas por métodos eficazes, evitando que a empresa tome decisões equivocadas.

Maneiras de aplicar Customer Experience nos eventos corporativos

Você já entendeu a teoria por trás de Customer Experience. Agora, é hora de conhecer algumas formas de colocar esse conceito em prática nos eventos corporativos.

Esclareça quais são os valores da marca

Para alinhar expectativas e traçar uma estratégia de divulgação coerente com o que a sua marca deseja oferecer, é preciso conhecer o DNA da sua marca. Procure entender quais são os valores que dão sustentação a ela, o que norteia suas ações e o que vale ser enfatizado estrategicamente.

A partir disso, procure formas de alinhar esses valores com o que o público demanda. Se a sua marca não está se voltando para os interesses do público, é possível que, aos poucos, ela perca mercado. Caso você se sinta perdido ao mapear os interesses do público, está na hora de fazer uma boa e velha pesquisa de mercado.

Faça pesquisas de mercado

Caso a sua empresa ainda não se sinta preparada para responder o que o mercado espera dela, antes de começar a se organizar para o evento corporativo, é preciso que ela faça uma boa pesquisa de mercado. Se ela não tiver os meios necessários para tal, é importante contar com uma empresa especializada nesse tipo de serviço, para que as amostragens realmente correspondam ao que está acontecendo.

A mesma atenção aplicada na etapa de conhecer as expectativas do mercado também deve ser utilizada após os eventos. Ouvir é a melhor maneira de aprender quais são as expectativas dos clientes. Porém, simplesmente procurá-los para perguntar o que eles esperam de um evento, sem nenhum contexto, certamente não é a melhor estratégia.

Em vez disso, é mais produtivo descobrir qual foi a percepção em relação a eventos passados e usar essa informação, especialmente as críticas, para aprimorar os próximos.

Então, depois de cada evento organizado por sua empresa, faça pesquisas com os participantes, para descobrir o que eles acharam da experiência. Assim, você transforma os problemas em oportunidades para o futuro.

Aplique uma pesquisa de cliente oculto

Outra técnica eficiente para avaliar a relação de sua empresa com as expectativas do mercado é fazer uma pesquisa de cliente oculto. Esse tipo de pesquisa é bastante utilizado por empresas de prestação de serviço e comércio e também oferece insights importantes no setor de eventos corporativos. Por meio dela, você contrata uma pessoa para comparecer ao evento, fingindo ser apenas um participante e fazendo todas as atividades que esse participante faria.

Esse profissional contratado deve registrar todos os pontos positivos e negativos da experiência que teve e relatá-los a você ou a seus gestores. Alguns aspectos importantes a serem avaliados são:

  • acessibilidade e locomoção;
  • comodidade do ambiente;
  • interação com o público;
  • conhecimento dos funcionários sobre as atividades propostas;
  • gentileza no atendimento ao participante;
  • conhecimentos dos palestrantes e mentores;
  • clareza das informações disponíveis.

Como esse tipo de pesquisa só pode ser efetivada durante o evento, é interessante que você a aplique logo nos primeiros dias e repasse as informações à sua equipe. Com isso, ficará mais fácil minimizar e solucionar eventuais problemas.

Explore o lado emocional

A percepção do cliente sobre o evento não se constrói apenas a partir dos elementos objetivos. Como já dissemos, um evento pode transcorrer muito bem do ponto de vista objetivo, mas ainda não atender às expectativas dos clientes.

Quando isso acontece, é muito provável que o item faltante para garantir uma excelente Customer Experience tenha sido um elemento de percepção mais emotiva.

Por isso, quando estiver organizando um evento corporativo, vá além dos elementos objetivos. Bom local, data conveniente, transporte, segurança, tudo isso é muito importante.

Porém, pergunte-se também como agregar um apelo emocional ao momento. A maneira como isso será feito depende do tipo de evento, mas uma boa direção geral é apostar em interatividade. Com isso, todos que comparecerem vão se sentir realmente participantes, e não apenas espectadores.

Treine a sua equipe

Conhecendo os valores que sustentam a marca e o que o público deseja, está na hora de preparar a sua equipe. Ela deve entender a importância do Customer Experience, oferecendo um serviço bem alinhado à sua marca e indo além das expectativas dos participantes.

Para manter os colaboradores engajados na ideia de oferecer a melhor experiência de público possível, você pode criar metas e pequenas premiações. Nesse atendimento ao público, é preciso que haja simpatia e pronta resolução das demandas.

Estabeleça e monitore métricas

A gestão do Customer Experience requer o acompanhamento de algumas métricas fundamentais. Com elas, você avalia a percepção de seu público sobre o evento e obtém dados para aprimorar, cada vez mais, as suas entregas.

Uma das métricas mais importantes é o Net Promoter Score (NPS). Baseado em uma escala simples de satisfação, ele mede a lealdade do público em relação à marca. Para isso, são feitas duas perguntas aos participantes, sendo uma quantitativa e a outra qualitativa, conforme mostramos a seguir.

  • De 0 a 10, o quão satisfeito você está com o evento?
  • Quais fatores foram influentes para a sua nota?

A partir disso, os clientes são divididos entre detratores (notas de 0 a 6), neutros (7 a 8) e promotores (notas de 9 a 10). Assim, você observa quais participantes não viram benefícios no evento, quais tiveram uma experiência regular/indiferente e os que ficaram muito satisfeitos.

Para calcular o NPS, é só diminuir o número de clientes detratores do número de promotores. Em seguida, você divide o valor obtido pelo total de respostas, tendo, então, a porcentagem da métrica, conforme a fórmula abaixo:

(nº de promotores – nº de detratores) ÷ total de respostas = % NPS.

Os bons índices de NPS ficam entre 51 a 100, conforme a relação abaixo:

  • 51 a 75 — denominada Zona de Qualidade. Nesse nível, a empresa tem mais clientes neutros e promotores do que detratores.
  • 76 a 100 — conhecida como Zona de Excelência. Aqui, a empresa tem um alto índice de clientes promotores e poucos detratores.

Outra métrica importante da Customer Experience é o Customer Effort Score (CES). Ele mede a quantidade de esforço que um cliente tem para atingir seus objetivos e necessidades dentro do evento. Popular após a publicação de um artigo da Harvard Business Review, ele nos orienta para a ideia de que temos de no concentrar menos em fazer “pirotecnias” para agradar o cliente e mais em resolver seus problemas de forma rápida e eficaz.

O Customer Effort Score também se baseia em uma escala. Pergunte aos participantes: “Quanto esforço você teve para aproveitar as atrações do evento?”. As respostas devem estar organizadas em uma escala de “Muito Baixo” a “Muito Alto”.

Seja criativo e diferencie seus eventos dos outros

Se você quer oferecer uma experiência capaz de deixar uma ótima impressão, descubra maneiras de diferenciar os seus eventos corporativos dos outros. Não basta entregar ao público aquilo que ele deseja. É preciso encantar seus participantes. Por isso, em qualquer ponto de contato com seus clientes e com os frequentadores do evento, busque inovar.

A mesma lógica é normalmente aplicada ao Customer Experience em produtos. As empresas realizam benchmarking para descobrir qual é a experiência dos clientes com os produtos dos concorrentes.

Então, usam essa informação para fazer com que a experiência dos clientes com seu próprio produto seja ainda melhor.

Não se trata de copiar os eventos de outras empresas. Em vez disso, você deve encontrar meios de superar os principais aspectos desses eventos. Ou seja, faça melhor que o melhor.

Muitas vezes, esse aprimoramento está em aspectos relativamente simples, como o formato do evento, o uso de uma tecnologia específica para diminuir o tempo de espera nas filas ou contar com espaços cômodos para os frequentadores se sentarem e discutirem os conteúdos que viram.

Entenda que Customer Experience não é uma ciência exata

Como já vimos, a organização dos aspectos mais objetivos de um evento pode ser feita com um alto nível de sucesso. A prova disso é que você pode encontrar checklists completos para preparar os itens essenciais que compõem um evento corporativo.

Por outro lado, a experiência dos participantes vai muito além desses itens, já que conta com um componente mais emocional, subjetivo.

Por isso, apesar de contar com métricas e muita pesquisa, a Customer Experience não é uma ciência exata, não segue passos nem fórmulas. O que pode ser uma experiência fantástica na percepção de uma pessoa talvez seja simplesmente comum, ou até insuficiente, na visão de outra. E nenhuma empresa pode controlar percepções.

A dica, portanto, é não se iludir na busca por uma solução absoluta para Customer Experience. Em vez disso, invista na construção da experiência que você quer oferecer, mas esteja sempre preparado para ouvir críticas e transformá-las em melhorias. O processo de evolução é tão importante quanto o acerto.

Seguindo essas dicas práticas, você tem o que precisa para começar a trabalhar em Customer Experience para que os eventos corporativos da sua empresa sejam ainda mais bem-sucedidos. E quando a experiência nos eventos é positiva, os participantes também se aproximam mais da própria organização.

Além disso, tenha em mente que um evento de sucesso pode beneficiar vários outros relacionamentos da empresa. É um caminho para cultivar laços com seus fornecedores, investidores, e até mesmo com os colaboradores.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Por que utilizar o QR code no credenciamento de eventos corporativos?

 

O credenciamento é uma das etapas mais importantes e trabalhosas de um evento. Caso algum elemento do sistema apresente problemas na hora errada, os frequentadores arcam com filas, o que estressa as equipes de atendimento e interfere na experiência do evento.

Além disso, informações importantes podem ficar comprometidas, o que traz transtornos para realizar contatos em casos de emergência ou de ações para a etapa de pós-evento. Para evitar esse tipo de problema, diversas empresas têm utilizado o QR Code em eventos corporativos.

Quer conhecer mais sobre essa tecnologia e como ela pode colaborar com o sucesso do seu evento? Acompanhe as nossas dicas e saiba como oferecer uma experiência ainda melhor para o seu público!

QR Code: agilidade na comunicação com segurança

Apesar de hoje ser muito popular com as tecnologias dos smartphones, o QR Code (ou Quick Response Code) não é tão novo assim. Ele foi criado em 1994 pela empresa japonesa Denso-Wave. O objetivo era que ele fosse rapidamente interpretado por equipamentos de leitura.

O QR Code consegue armazenar centenas de vezes mais dados do que os códigos de barras tradicionais, podendo direcionar o usuário para um site, uma geolocalização, um número de telefone, uma página da loja de aplicativos, uma imagem, entre outros.

O QR Code pode ser lido por qualquer dispositivo inteligente que tenha uma câmera e esteja conectado à internet, o que torna o uso desse tipo de tecnologia em eventos corporativos bastante atraente. Afinal, todos que participam da organização de eventos sabem que o controle de entrada, bem como o cadastramento, podem causar desconforto e insatisfação. Ninguém gosta de enfrentar filas e esperar, especialmente o público executivo, tão cheio de compromissos e responsabilidades!

O QR Code também pode ser aplicado em outras áreas de um evento, além da entrada. Ele auxilia na coleta de dados em estandes e nas salas de palestras e workshops, facilitando a mensuração de resultados e o contato com o participantes no pós-evento. Para criar uma experiência relevante para o público, fortalecendo a sua marca e o relacionamento dela com potenciais clientes e stakeholders, cuidar de detalhes como estes é fundamental.

Por que usar o QR code em eventos corporativos?

Essa tecnologia simples pode fornecer mais benefícios para o gerenciamento de seus eventos do que você poderia esperar! Continue acompanhando para saber mais!

Oferece mais rapidez no credenciamento

O credenciamento manual consome muito tempo de trabalho. Afinal, os atendentes precisam lidar com diversas listas de convidados, máquinas impressoras de etiquetas e conferência de dados, de modo que, posteriormente, possam levantar quem compareceu e quem não pôde ir ao evento. Vale lembrar que listas podem ser perdidas e isso dificulta a apuração de dados.

A tecnologia, mais uma vez, pode auxiliar nessa etapa. Ao fazer a inscrição para o evento, o participante recebe um QR Code, junto de seu ingresso. Ele pode imprimir esse QR Code ou levá-lo na tela do celular. Na hora de entrar no evento, ele apresenta o código ao responsável, que precisará apenas usar um leitor de QR Code para registrar a entrada. Com isso, o sistema dispensa a necessidade de uma lista de participantes no momento do credenciamento e agiliza a conferência de dados.

Auxilia no controle de dados e na elaboração de relatórios

Com o QR Code no credenciamento de eventos e na entrada dos participantes, você consegue saber não só quem esteve no evento, como também que horas o participante entrou e saiu, qual o número de pessoas, quantidade de visitantes nos estandes, quais perfis participaram de suas atividades, entre outros. Com essas informações sistematizadas, ficará mais fácil elaborar um relatório e estudar o público de seus eventos, o que auxilia no oferecimento de produtos e serviços mais relevantes.

Fornece apoio nas ações de marketing e comunicação do evento

O QR Code é um ótimo recurso para deixar seu evento mais interativo e facilitar a disseminação de informações. Em panfletos, anúncios de revista, crachás e em estandes, eles podem ser impressos para direcionar o participante para a página oficial do evento, aplicativos, hot sites, landing pages, conteúdo especializado online, jogos, entre outros. Assim, você tem uma forma de se comunicar e atualizar os seus participantes sobre as novidades, de maneira rápida, simples, acessível e interativa.

Pode ser usado como cartão de visita

O QR Code nos crachás pode facilitar o intercâmbio de contatos e fortalecer o networking. Assim, se um participante aproximar a câmera do crachá do colega, ele pode ter acesso aos dados de contato fornecidos pelo outro no momento de cadastro. Fica mais simples e sustentável manter o vínculo após o evento e os cartões de visitas não ficarão perdidos por aí!

É acessível

Gerar um QR Code é bastante simples. Diversas plataformas de eventos já contam com recursos acessíveis para a geração dos códigos, facilitando o gerenciamento de informações entre os diferentes dispositivos. Assim, você não terá de gastar muito dinheiro ou papel imprimindo listas de convidados e poderá coletar os dados de seus participantes com smartphones ou scanners simples. Os frequentadores também agradecem, uma vez que o QR Code dispensa a impressão de ingressos.

Reduz as chances de fraudes

Por permitir a verificação rápida entre os dados oferecidos no momento da inscrição e os apresentados no momento do credenciamento, o QR Code ajuda a reduzir as chances de fraudes em eventos corporativos.

O credenciamento é a porta de entrada de um evento. Quando o participante depara-se com problemas logo no início de suas atividades, a experiência dele sofre grandes danos, causando prejuízos para a imagem de sua empresa e para todos os envolvidos na organização do evento. Cuidar de cada um dos detalhes é essencial para que o evento gere os resultados esperados, e a tecnologia oferece muitos recursos acessíveis para viabilizar mais agilidade nas suas entregas.

O uso de QR Code em eventos corporativos é um ótimo exemplo disso. Ele recolhe dados e evita fraudes com agilidade, facilita o fluxo de informações e apoia ações de marketing e de comunicação de uma forma acessível, simplificando o gerenciamento de seu evento e o oferecimento de uma boa experiência para todos os participantes.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Dicas para organizar eventos corporativos de fim de ano

 

Meses como novembro e dezembro são propícios para a realização de encontros focados em celebrar todos os trabalhos realizados nas empresas. Isso explica por que os eventos corporativos de fim de ano são tão especiais e merecem um lugar reservado na agenda de qualquer organização.

No entanto, assim como faria com outras iniciativas, você precisa pensar nos detalhes, considerar o orçamento disponível, buscar opiniões e planejar cada etapa para que a programação saia como o esperado.

Quer saber como atingir esse objetivo? Acompanhe o nosso post e veja os passos necessários para garantir um evento de sucesso!

  1. Descubra o que o público deseja

Os encontros corporativos podem ter inúmeras finalidades, por isso, defina qual será a principal. Pode ser comemorar a conquista de metas, integrar novos grupos às equipes mais antigas, reconhecer o valor de um projeto desenvolvido pelos colaboradores, entre outras.

Após determinar o perfil entre tantos tipos de eventos, procure saber o que as pessoas gostariam de fazer no dia do evento. É importante que todos se sintam à vontade para opinar sobre itens como alimentação, som ambiente, decoração e demais recursos.

Essa pesquisa também pode auxiliar na determinação da melhor data e horário do evento. Como o objetivo é fazer com que o máximo de pessoas participem, vale a pena descobrir qual momento beneficia a grande maioria dos funcionários e/ou parceiros.

Se possível, pense na possibilidade de convidar amigos e familiares. Um evento mais voltado à celebração e que tenha uma atmosfera festiva pode contar com um público variado, ao passo que um encontro com fins de engajamento funciona melhor se envolver apenas as pessoas certas.

  1. Faça as reservas com antecedência

Encontrar um local adequado para realizar eventos corporativos de fim de ano pode ser um desafio. Afinal, os dias que compreendem os últimos meses tendem a ser mais concorridos. Uma dica para evitar incômodos quanto a isso é fazer as reservas quanto antes.

Selecione pelo menos três opções distintas e faça uma visita técnica em cada ambiente. Esse processo é fundamental para descobrir se o salão conta com a estrutura necessária, tem assentos suficientes para o número de convidados e segue as normas de segurança.

Reservar com antecedência também ajudará a manter o orçamento em dia, já que alugar espaços em cima da hora pode acarretar em custos mais altos. Caso não consiga agendar a tempo, a saída é priorizar datas que têm baixa procura para eventos e dias menos conturbados.

  1. Inove no tema do evento corporativo

Nada impede que uma palestra, um treinamento ou uma ação de lançamento termine em forma de festa de final de ano. Se o objetivo é intercalar momentos formais com atividades divertidas, você precisa pensar em uma temática que deixe o evento mais atrativo.

Muitas organizações aproveitam a véspera de Natal ou do Reveillon, por exemplo, para organizar encontros que misturem temas de interesse da empresa a atividades recreativas. É uma boa forma de variar a programação e fazer com que os participantes se envolvam do início ao fim.

Novamente, a opinião do público é importante para adequar o estilo do encontro às expectativas. Solicite indicações de temas para trabalhar durante o evento. Referências a um estilo musical, a uma época específica da história ou a um filme famoso são bons exemplos.

Independentemente da escolha, procure equilibrar a decoração e as atividades aos valores da empresa. Assim você consegue proporcionar ótimas experiências sem desvalorizar a imagem da marca que está por trás de toda a iniciativa.

  1. Pense em atividades de interação

Quem atua dentro de uma empresa costuma ver os colegas de trabalho como amigos. Com o tempo e o convívio diário, é esperado que surjam novas amizades. O profissional responsável pelo evento deve ter isso em mente e contribuir para que boas relações sejam mantidas e reforçadas.

Uma ótima maneira de atingir esse objetivo é prever atividades interativas durante o encontro. Jogos divertidos, dinâmicas em grupo e até o tradicional amigo secreto (ou oculto) são opções que estimulam as pessoas a interagir e a se aproximar de quem ainda não conhecem.

Ações de engajamento pré-evento também são úteis na hora de atrair o interesse do público e fazer com que todos queiram comparecer ao encontro. Elas incluem o uso de uma linguagem adequada ao perfil dos convidados, divulgação da programação por meio de materiais impressos e via web, mostra dos diferenciais e de nomes importantes que estarão presentes, entre outras estratégias.

O objetivo é aguçar a curiosidade e deixar que algumas informações “escapem” antes do grande dia. Ainda assim, nada impede que determinadas atividades sejam reveladas apenas no local do evento, a fim de surpreender os participantes.

  1. Adapte as comidas e bebidas

Um bom evento não é feito apenas de conversas e brincadeiras. Dependendo da duração, é importante pensar em serviços que forneçam alimentação adequada ao perfil do encontro. As opções vão desde cardápios elaborados até as práticas e deliciosas finger foods.

Faça uma pesquisa com diversas empresas antes de contratar o melhor tipo de buffet. Você não quer que pratos frios ou sem sabor estraguem o clima da celebração, certo? Além de conferir a qualidade da comida, pense na ordem em que cada quitute será servido.

Se houver bebidas alcoólicas, por exemplo, o ideal é oferecê-las apenas após a refeição principal. Assim, todas as pessoas estarão alimentadas e terão menos tempo para ingerir líquidos — evitando, assim, problemas com o consumo excessivo de álcool.

Nem sempre o serviço mais caro é o melhor, portanto, compare benefícios e, se possível, faça degustações. Também verifique os depoimentos deixados por outros clientes e garanta fontes confiáveis em relação à qualidade dos fornecedores do evento.

E então, conseguiu obter ideias variadas para deixar as próximas iniciativas mais interessantes? Nossa dica final é que você alie todas as práticas listadas para aumentar as chances de sucesso. Com base nelas, seus eventos corporativos de fim de ano certamente deixarão os participantes com vontade de repetir a experiência.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Pré-produção de eventos corporativos

 

A produção de eventos corporativos move uma série de mercados, desde segurança ao fornecimento de bolos confeitados. Porém, antes mesmo de pensar em quantos convidados a ocasião irá comportar, há uma fase de pré-produção da qual, normalmente, os setores de RH e marketing se encarregam e que ainda geram muitas dúvidas.

Quer tornar a produção de seu evento mais eficiente? É melhor se atentar para a etapa de pré-produção! Confira, a seguir, o que considerar nessa fase de seu projeto e algumas dicas para se sobressair.

Dicas para a pré-produção de eventos corporativos

Alguns cuidados prévios facilitam o planejamento do evento e o gerenciamento das equipes e informações. Acompanhe nossas dicas!

1. Estabeleça objetivos

Antes de iniciar a organização de seu evento, é essencial que você tenha objetivos claros em mente. 

Procure, portanto, responder às seguintes perguntas:

  • onde sua empresa deseja chegar com esse evento?
  • quem serão os participantes? Quais são as necessidades?
  • os interesses dos diferentes públicos convergem?
  • como você pode surpreender as expectativas de seu público e dos stakeholders?
  • quais são os fornecedores ideais para corresponder a essas expectativas?

A partir disso, vocês podem definir temas, listar possíveis parceiros, atrações, delimitar a estrutura necessária e quais plataformas de gestão para a organização do evento são ideais, tudo isso dentro das limitações de orçamento.

2. Forme uma boa equipe

Um bom trabalho demanda uma força-tarefa preparada. Por isso, um dos primeiros passos para a produção de um evento é recrutar empresas e profissionais qualificados.

Eles precisam reunir experiência, infraestrutura, confiança, agilidade e proatividade para atender às demandas previstas e lidar com o inesperado.

3. Organize as informações em uma planilha

Após conversar com gestores e stakeholders sobre os objetivos de sua empresa com o evento, está na hora de compilar as informações em uma planilha ou uma plataforma de gerenciamento. Lá, reúna informações como:

  • objetivo do evento;
  • nicho;
  • público-alvo;
  • orçamento disponível;
  • equipe responsável;
  • divulgação, entre outros.

A planilha é indicada por facilitar a visualização total de todas as informações básicas do evento. Esse documento permite que os colaboradores não se desalinhem e facilita a conversa com parceiros e fornecedores.

4. Tenha atenção às “burocracias”

Todas as transações e parcerias firmadas por sua empresa para a organização do evento necessitarão de documentação. Por isso, especialistas indicam que você liste as possíveis burocracias que precisam ser organizadas, como autorizações e contratos.

Elas levam tempo para serem examinadas e nem sempre atendem aos prazos planejados. Por isso, é essencial que você trabalhe com fornecedores e empresas de experiência reconhecida. Além disso, dependendo do tipo e tamanho do evento, operar com uma antecedência de 6 meses garante tempo para lidar com estes pequenos gargalos de documentação.

5. Planeje suas ações de comunicação

A comunicação de seu evento também necessita de planejamento e recursos que levam tempo para serem preparados. No setor de eventos corporativos, uma das maiores tendências é a interatividade entre marcas e público-alvo, o que demanda a produção de vídeos, aplicativos, transmissões ao vivo, totens e outros.

Para isso, é importante que você conte com profissionais capacitados, escute o seu público com pesquisas e dados coletados em ouvidorias e então desenvolva peças de comunicação à altura, capazes não só de ir de encontro a como também de superar essas expectativas.

Há uma série de estratégias já consolidadas e que fazem sucesso com o público. Você pode, por exemplo, reunir todas as informações de seu evento em um hotsite leve e dinâmico que reúna informações como:

  • objetivos do evento;
  • apresentação do tema;
  • lista de expositores e participantes;
  • campo de inscrições;
  • mapa;
  • indicações de como chegar ao local (de transporte particular e privado);
  • programação;
  • dados sobre o estacionamento;
  • currículo de palestrantes;
  • compra de ingressos, entre outros.

Lembre-se de que esse site será a vitrine do seu evento. Para o caso de orçamento apertado, você pode fazer conteúdos especiais no blog, nas redes sociais e para o mailing da empresa. É essencial que, mesmo nesses casos, a identidade visual do evento esteja bem representada e que as informações listadas acima estejam presentes.

Outro aspecto importante é que este conteúdo seja mobile friendly. Afinal, o acesso à internet por dispositivos móveis dobrou nos últimos anos, segundo a pesquisa TIC Domicílios, divulgada pela Agência EBC.

6. Analise como suas tarefas podem ser otimizadas com a tecnologia

A tecnologia oferece uma série de recursos para otimizar a organização de seu evento, melhorar o armazenamento e o gerenciamento de dados, criar experiências interessantes para os frequentadores do evento e conectar os diferentes agentes envolvidos no processo.

Um aplicativo, como indicamos no tópico anterior, pode ser um diferencial para a sua estratégia, mas é importante também pensar em como esses recursos podem ajudá-lo nos bastidores. Cogite adotar sistemas de CRM e plataformas criadas por empresas especializadas.

7. Monte o cronograma

Agora que você já levantou todas as informações necessárias e contactou os profissionais certos para analisar condições de contratos e de pagamentos, está na hora de montar um cronograma para ser seguido à risca. Nele, inclua um prazo para receber os feedbacks dos participantes e montar um relatório de resultados.

Aqui, inclua as variáveis implicadas na produção do evento. Contar com a ajuda de pessoas experientes pode ajudar no estabelecimento de prazos realistas.

A produção de eventos corporativos envolve o estabelecimento de objetivos, metas, orçamento, datas, identidade visual, estratégias de comunicação, sinalização e atrações que se alinhem com o propósito da empresa na ocasião.

Esse planejamento estratégico, característico da pré-produção de eventos,impede que riscos passem batidos e garante que as informações sejam bem gerenciadas.

Com um olhar mais atento à pré-produção de seu evento, a produção e a pós-produção ficam muito mais fáceis, dado que os processos ficam encaminhados.

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Dicas de como conseguir parceiros em eventos

 

Organizar encontros empresariais é extremamente vantajoso para os negócios. Os benefícios são muitos: consolidar o relacionamento com clientes, promover networking e fortalecer a imagem da empresa.

 Assim, para garantir bons resultados e o alcance de metas, muitas instituições têm a intenção de conseguir parceiros em eventos para que sua execução seja realmente produtiva.

Contar com parceiros é interessante não somente para mitigar custos e esforços no planejamento, mas também para potencializar a atração do público interessado e expositores. Afinal, para ter um evento lotado, nem sempre uma divulgação forte é tudo.

Nesse sentido, ter outras empresas ao seu lado é uma iniciativa que vale a pena para ter encontros de qualidade que cumpram seus objetivos. No entanto, para que essa colaboração seja um sucesso, é muito importante estabelecer diretrizes e escolher criteriosamente as marcas envolvidas para bons contratos.

Pensando nisso, separamos 6 dicas para você selecionar os parceiros ideais para seu próximo evento corporativo. Continue a leitura para saber mais!

1. Analise a estrutura do evento

Tenha em mente todos os elementos que farão parte da estrutura do evento. Mapeie processos, fornecedores contratados, número de convidados esperado, entre outros detalhes. Essa diagramação é essencial para criar um plano de ação efetivo e combinar cada etapa com seus parceiros, ou seja, definir responsabilidades e entender quais são as tarefas de cada parte.

Nesse caminho, o intuito é que os envolvidos entendam como devem trabalhar para gerar os resultados estimados e evitar erros ou desentendimentos. Sendo assim, faça reuniões e registre todas as informações que forem acordadas, como:

  • responsabilidades e incumbências de cada um;
  • decisões que serão tomadas em conjunto ou o quanto de autonomia caberá aos parceiros;
  • divisão de lucros e custos;
  • metas da parceria e como os resultados serão mensurados.

Nesse ponto, vale notar que é importante fazer uma avaliação de riscos e desenhar todos os cenários possíveis. Esse diagnóstico vai nortear as ações tomadas e também ajudar as empresas a fazer os ajustes e correções ao longo do processo.

2. Escolha os parceiros mais adequados com o tipo de evento

Na hora de conseguir parceiros em eventos, uma boa ideia é recorrer à análise SWOT — que mede Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de um plano de ação.

Com esse estudo, faça um benchmarking e dê prioridade para aliados que sejam complementares, ou seja, que dominem temas sobre os quais você não é um especialista. Eles vão suprir lacunas e tornar o encontro ainda mais relevante, completo e marcante para os convidados.

Ainda opte por empresas parceiras que tenham afinidade com seu negócio, que partilhe dos mesmos objetivos e princípios éticos e com o tipo de evento que você está promovendo.

Por exemplo, se sua instituição está organizando uma conferência sobre turismo de negócios, busque associados dentro desse nicho que partilhem do mesmo público-alvo e que não sejam concorrentes, mas que trabalhem com soluções suplementares.

Por fim, lembre-se de checar o histórico e a reputação de cada marca, uma vez que, atuando em conjunto, a imagem da sua empresa estará ligada a ela.

3. Divida responsabilidades

Trabalhar em conjunto implica delegar certas atribuições e abrir mão do controle de tudo, o que é difícil para certos gestores. Dessa forma, para conseguir parceiros em eventos, é imprescindível fazer a análise que abordamos no tópico anterior.

No fim das contas, você precisa se sentir confortável e confiar nos parceiros escolhidos, pois confiará a eles parte da produção do conteúdo e estrutura do seu evento.

Logo, dedique tempo à escolha, mantenha uma comunicação afiada e eficaz e divida tarefas para que cada um explore ao máximo seu potencial.

4. Busque patrocínio

Sua empresa pode entrar em contato com outras que estejam compatíveis e alinhadas com seu negócio e propor que elas se tornem patrocinadoras.

Elas se beneficiam com a promoção da marca no evento e, em troca, sua instituição também sai ganhando, pois essa é uma boa maneira de atrair mais participantes que sejam clientes ou admiradores desses parceiros. Além disso, essa manobra é eficaz para mitigar e diluir custos. ​

5. Estruture a divulgação do evento

Inclua, no documento que aborda o mapeamento e detalhes do evento, informações sobre como será feita a divulgação, garantindo que seus parceiros vão ajudar sua empresa nessa tarefa e que farão isso da forma correta.

Cada instituição pode ter autonomia nesse processo ou vocês podem elaborar um manual de promoção, para que o trabalho seja mais alinhado e funcional, o que é uma escolha mais acertada.

Discuta pontos importantes como material de comunicação e meios de divulgação — redes sociais, newsletters, hot sites, anúncios, entre outros. Quanto mais bem planejado for o projeto de propaganda, maiores serão as chances de atrair um público expressivo para o evento.

6. Monte uma boa proposta e um mídia kit

Tanto para conseguir parceiros em eventos como patrocinadores você precisará submeter uma boa proposta que fale mais do seu evento e dos seus objetivos. Nessa apresentação, explique objetivamente elementos como:

  • foco do evento;
  • formato;
  • dia, local e horário;
  • serviços agregados (buffet, segurança, tecnologia etc);
  • público-alvo e número estimado de participantes;
  • proposta de patrocínio (se for o caso);
  • plano inicial de publicidade;
  • sobretudo, os benefícios que serão gerados caso a empresa aceite a parceria.

Com esse tipo de exposição, um futuro parceiro tem todas as informações básicas sobre o encontro e pode decidir se formar uma aliança será algo bom para o seu negócio. Por isso, é tão importante caprichar nessa proposta, passar credibilidade e ressaltar as vantagens de associar-se ao seu evento.

Não deixe de investir em um design claro, elegante e profissional, bem como em um conteúdo relevante. No mais, se sua empresa tiver realizado encontros empresariais anteriormente, um bom mídia kit pode ser decisivo para ajudar a conseguir parceiros em eventos.

Esse documento mostra outros eventos que sua instituição já fez e os resultados. Cabe notar que, nesse quesito, deve-se sublinhar dados positivos, que vão funcionar como instrumento para surpreender e convencer os possíveis aliados. Você pode adicionar referências como:

  • quantidade de participantes;
  • feedback do público;
  • menções importantes nos meios de comunicação e mídia espontânea gerada;
  • engajamento dos convidados(online e offline antes, durante e pós-evento);
  • matérias publicadas.

Conseguir parceiros em eventos é uma empreitada válida para otimizar o planejamento e produção de conferências e reuniões corporativas, além de colaborar para redução de custos e melhorar na divulgação e atração do público.

Com bons aliados, que devem ser escolhidos com muito critério, você será capaz de potencializar o retorno desses encontros e a experiência do cliente, alcançando resultados e ganhos que sua empresa talvez não conseguiria se estivesse sozinha.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 
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O que as empresas fazem para proteger suas viajantes femininas

 

Mulheres que viajam sozinhas enfrentam as mesmas frustrações que os homens: atrasos de voos, cansaço, dificuldade em encontrar comida saudável… Mas elas podem se deparar com outros riscos maiores, como assédio ou agressão sexual, problemas de saúde específicos de gênero ou sequestro, apenas para citar alguns.

O número de mulheres que viajam a negócios aumentou ao longo dos anos, à medida que elas vêm ganhando mais espaço nas empresas. Em uma pesquisa do GBTA, 71% das entrevistadas disseram que sentem enfrentar um risco maior do que seus pares do sexo masculino. Oitenta por cento disseram que, no ano passado, as preocupações de segurança afetaram sua produtividade nas viagens corporativas.

Suas três principais preocupações são: segurança geral, assédio sexual e assalto e viajar para determinados países ou cidades que podem ser perigosos. Dito isso, o que as empresas estão fazendo para educar e proteger suas funcionárias em viagens sozinhas?

“As empresas diferem no que diz respeito à sua postura e comprometimento em diferenciar a segurança de viajantes do sexo feminino, especificamente, de suas responsabilidades regulares de duty of care”, diz a diretora sênior de Conteúdo de Risco de Produto da WorldAware, Katherine Harmon.

Algumas empresas, particularmente as maiores, oferecem seminários, workshops e outros treinamentos para suas funcionárias antes de enviá-las em uma viagem. Isso geralmente inclui explicar as nuances dos destinos que podem ser perigosos para elas viajarem sozinhas ou lugares onde é culturalmente desaprovado que elas façam isso desacompanhadas, por exemplo.

Segundo a pesquisa, as entrevistadas gostariam que suas corporações fizessem mais coisas do tipo. Enquanto 83% acreditam que suas empresas se preocupam com sua segurança, 63% disseram que seus empregadores poderiam fazer mais para levar em consideração as necessidades das mulheres que viajam a trabalho.

E alguns dos recursos que as colaboradoras acreditam que devem ser fornecidos incluem contato de emergência ou linha direta, acomodações de segurança, motoristas e seguranças de confiança e treinamento em casos de agressão sexual e sequestro.

Fontes: GBTA / Panrotas/ www.copastur.com.br

 
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