3 simples motivos que geram reuniões improdutivas

 
Breve reflexão acerca de três razões que podem gerar reuniões improdutivas, que não agregam valor à Organização

Por Solana Menezes

 

Não é por acaso que Peter Drucker é considerado o “pai da Admnistração moderna”. E dentre seus pensamentos e escritos, não posso deixar de concordar com esta ilustre e verdadeira conclusão:

“As reuniões são, por definição, uma concessão a uma organização deficiente. Ou se trabalha, ou faz reuniões. Não dá pra fazer as duas coisas ao mesmo tempo”

(Peter Drucker)

Confesso que decidi escrever um pouco sobre este tema como uma forma de desabafo e uma certa dose de irritação. Pois, em um curto período de menos dois meses, fui convocada para sete reuniões, na tentativa de resolver um problema identificado em um determinado processo. O motivo de minha irritação? Obviamente, além do tempo perdido nestes encontros improdutivos, é a impaciência em constatar que o problema poderia ser facilmente resolvido em apenas um encontro, como de fato aconteceu.

Assim, parei para analisar três simples motivos que geram o fracasso de muitas reuniões:

1 – Não convocar as pessoas certas

Este é um fato muito interessante e extremamente importante para a produtividade da Reunião. Antes de marcar o encontro, verifique quem são as pessoas que estão diretamente envolvidas no assunto a ser abordado. Não faz sentido algum, colocar uma dúzia de pessoas para debater um tema, em que somente meia dúzia conhece o assunto e pode agregar valor à discussão. Portanto, convide somente as “pessoas-chave” do tema abordado no encontro.

2 – Fugir do tema central da reunião

É importante que o roteiro esteja bem definido,  e que todos os convidados tenham conhecimento prévio do que será discutido no encontro. O líder/coordenador da reunião deve ser objetivo  ao conduzir o debate das idéias, bucando sempre manter o foco na pauta e no tempo das discussões de cada item.

3 – Não delegar corretamente as pendências

A maioria das reuniões sempre deixa um “dever de casa” para alguns, ou todos, os participantes. Porém, quando não fica claro qual a tarefa que deve ser executada e o prazo de resposta, há uma grande chance da reunião ter sido improdutiva. Visando resolver esta questão, é interessante reservar uns 5 minutinhos no final da reunião para repassar as pendências, mesmo que elas sejam enviadas (e devem ser!) na minuta posteriormente.

Simples assim!

Obviamente que na grande rede e nos diversos livros de Administração e Gestão, deve haver inúmeras dicas e idéias para aumentar a produtividade das reuniões. Porém, na prática pude observar que pequenas mudanças como estas que foram relacionadas, são capazes de grandes resultados, e o tempo gasto nas inúmeras reuniões que lotam nossa agenda, poderia estar sendo utilizado no desenvolvimento de outras tarefas e projetos, que agregam valor à organização e ao nosso crescimento pessoal e profissional.

#FicaADica !

Fonte: www.administradores.com.br

 
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Evento jantar árabe

 

Os árabes tem como principal característica a hospitalidade que consideram sagrada e suas principais virtudes é a generosidade e fartura. Recepcionar os convidados com uma mesa farta e variada faz parte da cultura árabe, bem como se espera que os convidados comam bastante e apreciem a comida.

Rico em sabores e aromas exóticos, um jantar das terras das mil e uma noites é fácil de preparar, de servir e agrada a maioria das pessoas. Para criar um clima árabe, considere colocar muitas almofadas, tapetes e tecidos coloridos no ambiente além de complementos decorativos como a Shisha ou Narguilé.

Lanternas com pequenas velinhas dão um charme a mais para a decoração, mas evite velas com aromas que podem interferir no aroma do jantar. Arranjos de flores coloridas dão um toque de classe, preferencialmente contrastando com o azul escuro, uma cor típica da decoração árabe.

Tradicionalmente, durante a refeição os árabes se reúnem ao redor de uma mesa redonda e baixa, sentados em almofadas ou tapetes junto a seus convidados onde todos compartilham a comida num mesmo prato grande de metal.

Não são usados talheres, somente os três dedos da mão direita, pois a mão esquerda é considerada impura. Os pedaços de pão servem para pegar as porções de comida. Nada impede que se possa colocar os quitutes, pratos, talheres e guardanapos em um aparador central deixando que as pessoas se sirvam à vontade no estilo Self Service.

Travessas de latão como sousplats e pratos de cerâmica branca realçam o colorido dos alimentos. As travessas podem ser decoradas com limão cortado, folhas de hortelã e folhas de uva. Vidros de conserva também funcionam como elementos decorativos.

Para decorar a mesa de jantar, coloque temperos árabes em vários potinhos. Comida árabe é regada a azeite e o ideal é colocar o azeite em vários potinhos com colherinhas, cada uma próxima de cada convidado. O azeite pode ser aromatizado com alho, alecrim ou outras ervas.

As pastas mais tradicionais como babaganuche (pasta de beringela defumada), homus (pasta de grão de bico) e coalhada seca costumam fazer sucesso acompanhadas de pão sírio e pão folha. Frutas secas como damasco e figo seco, além de amêndoas, castanhas, pistache e outros são uma boa pedida de aperitivo.

O cardápio pode incluir diversas delicias árabes como tabule, salada marroquina, pão árabe, quibes, esfihas, kafta, arroz sírio, bog mog etc. Arroz, lentilhas, legumes e verduras recheados, abobrinha, acelga, berinjela, repolho e folhas de videira são bem apreciados.

O carneiro assado ou frito é um dos pilares da alimentação nos países do Oriente Médio como também aves e peixes. Segundo a cultura e tradição muçulmana, é proibido o consumo de carne de porco, presuntos e seus derivados. Assim sendo, se a intenção é um jantar árabe siga as tradições.

As bebidas alcoólicas não fazem parte do costume árabe, mas podem ser servidas cervejas geladas colocando as garrafas em baldes de gelo. Uma bebida árabe tradicional é o Arak à base de anis que tem uma característica interessante: quando se coloca gelo ou água na bebida, ela perde a transparência e se transforma em um drink esbranquiçado.

A água deve ser servida em jarros e aromatizada com folhinhas de hortelã. As sobremesas e guloseimas devem ser servidas em travessas douradas, como pede a tradição árabe. A massa folhada recheada, bolo de semolina, pastel de nozes e ninho de nozes são algumas opções.

Após a refeição é tradicional servir o aromático chá de hortelã e também pode ser servido o café. A hospitalidade árabe dispensa aos seus convidados todo conforto e atenção. Os árabes evocam uma oração antes para abençoar a refeição e ao final para agradecer o alimento. Os convidados são servidos primeiro e após o jantar é gentil e sofisticado oferecer uma pequena lembrança.

Fonte http://gestaodenegocioseeventos.blogspot.com.br

 
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Festa de casamento

 

São os noivos que definem o estilo da festa, as músicas, o ambiente, a opção do cardápio, se será almoço, jantar ou coquetel. Naturalmente eles irão desejar um ambiente festivo e agradável, que deve ser adequado para acomodar o número de convidados. A recepção dos convidados pode ser feita por um cerimonial ou recepcionistas, que irão preparar o ambiente com uma música suave até que todos tenham se acomodado.

Atualmente, tem se tornado cada vez mais comum a realização do casamento religioso no mesmo local da festa. Sem perder o caráter religioso e a emoção da entrada dos noivos, as vantagens são inúmeras que vão desde melhor comodidade para os noivos, convidados e prestadores de serviços que não precisam se locomover da igreja até o salão, mas também reduz muito os custos. Nesse caso, basta montar no local um altar decorado que deve ser retirado após a celebração.

Os noivos são os últimos a entrar no salão e devem ser recebidos com uma música especial, pré-escolhida. No decorrer da festa, o músico ou orquestra seguirá o repertório escolhido, evitando extravagâncias e respeitando o requinte do evento. Após o corte do bolo pelos noivos, deve ser executada a valsa dos noivos. A partir desse momento, a música estará mais voltada para aqueles que queiram dançar e o estilo deve ser mantido.

  • O casamento pela manhã é informal, portanto não exige muito luxo. O horário dispensa o uso de brilhos e joias, permite vestidos curtos e uso de chapéus. O cardápio ideal é oferecer um brunch, que inclui os itens de café da manhã com tortas, salgados e frios. Sendo próximo do meio dia, exige um almoço.
  • O casamento à tarde é considerado informal. Pode-se usar um pouco de brilho nas roupas de forma bem discreta. O cardápio pode ser um chá com pães e frios, um coquetel simples ou um coquetel seguido de salada e um prato quente. Sendo numa área campestre, permite um churrasco.
  • O casamento à noite pede mais requinte e sofisticação. Pode-se usar o brilho, joias e pede tecidos nobres. O cardápio pode ser um cocktail ou um jantar.

Cardápio

É importante ao utilizar os serviços de um Buffet, escolher um cardápio diversificado de acordo com o horário e o tempo de duração do evento. Quanto maior a duração, maior será a quantidade de comida e bebida. O usual é um coquetel servido de salgadinhos assados, folhados, fritos e frios, com um prato quente. Recepções com muitas pessoas jovens e realizadas à noite, em geral tem maior consumo de bebidas.

A mesa de doces, com bolo e bombons valoriza o evento. Pode-se montar com antecedência apenas a mesa com o bolo e servir os doces e bombons após o almoço, jantar e ao final do evento.

Contratação de buffet

O Buffet deve ser contratado por escrito discriminando as obrigações de ambas as partes e detalhando o tipo e quantidade de comida e bebida, bem como marca de bebidas, acessórios necessários, número de garçons, cozinheiras e auxiliares. O tipo de comida a ser servida e a quantidade de convidados, determina o número de profissionais necessários. Quanto mais sofisticado, mais elaborado o cardápio e maior quantidade de convidados, será relativamente maior o número de profissionais a serem contratados o que onera muito o serviço do buffet.

Local da festa

O local da festa além de confortável e elegante deve ter boa ventilação, copa e cozinha, local apropriado e facilidade de estacionamento e principalmente que tenha capacidade para abrigar todos os convidados além de banheiros em número suficiente para a quantidade de convidados. Em geral calcula-se o mínimo de 1 banheiro para cada 60 pessoas, que devem estar em boas condições e uso.
É importante determinar o horário de início e final da festa, além de incluir a disponibilidade para montagem e desmontagem do salão. Também deve-se verificar tomadas, lâmpadas, voltagem, saída de emergência e eliminar qualquer situação que represente algum risco de acidentes. O responsável pelo som deve ser apresentado ao responsável pelo local, assim eles podem chegar a um entendimento, sem interferência dos noivos. Selecionadas as músicas, é recomendável discutir também sobre o volume permitido no local.

Nem todos os locais tem disponíveis mesas e cadeiras, nesse caso, deve-se alugar mesas e cadeiras e confirmar o horário de entrega e retirada do mobiliário. O salão de festas deve ter capacidade suficiente para a quantidade de mesas, área de circulação e pista de dança. Em geral uma mesa de 1.40 de diâmetro acomoda 10 cadeiras, sendo necessário acrescentar 1 metro entre as mesas. Não sendo possível mesa e cadeira para todos os convidados, o local deve ter pufs e  para atender os excedentes da mesa ou cadeiras avulsas. Os noivos e seus pais, convidados de honra, padrinhos, integrantes do som ou banda, pessoal de filmagem, fotos e cerimonial, devem ter mesas previamente reservadas.

Decoração

A decoração deve privilegiar a harmonia com o local. O arranjo do centro da mesa não deve atrapalhar a visão e a comunicação entre os convidados. Se houver um tema ou cores escolhidas, todos os preparativos, como as cores das toalhas, arranjos, pufs e sofás, devem recair sobre a cor e temas escolhidos.
Ao contratar qualquer serviço é importante que se faça um contrato por escrito, detalhando todo o serviço contratado. Alguns salões oferecem o serviço de buffet, em outros é necessário contratar à parte. Nesse caso, os responsáveis pelo local e pelo buffet devem interagir de forma a trabalharem juntos. Deve-se esclarecer previamente quem será responsável pela limpeza do local e pelo mobiliário, antes e depois da recepção, bem como será feita essa limpeza.

Fonte: http://gestaodenegocioseeventos.blogspot.com

 

 
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Você sabe qual o futuro do trabalho?

 

Muito se fala sobre a extinção de profissões, mas talvez o mais concreto que temos no presente é a mudança no formato das profissões

Grandes transformações estão acontecendo, isso não é uma novidade. Previsões quase apocalípticas surgem todos os dias sobre o futuro do trabalho, mas o que efetivamente é verdade até o momento? Muitas especulações podem causar ruídos na comunicação entre empresas e profissionais e criar lendas urbanas sobre o futuro e conceitos sem fundamento.

Muito se fala sobre a extinção de profissões, mas talvez o mais concreto que temos no presente é a mudança no formato das profissões. Talvez esse deva ser o foco de debate entre os profissionais que estão procurando se adequar às mudanças que já estão acontecendo, sem se fixar em previsões sobre um futuro incerto.

E as empresas, estão preparadas para essas mudanças? O certo é que aquelas que não estiverem preparadas, vão perder competitividade e isso já pode estar acontecendo. Empresas e profissionais devem agir rápido para não haver perda de espaço. Algumas profissões serão sim substituídas por tecnologia que será cada vez mais próxima da máxima eficiência o que vai exigir que empresas atualizem o quanto antes seus processos. Horizontalidade e transparência são tendências e isso torna necessário tecnologias para atender as etapas do processo de comunicação entre a equipe e otimização de recursos. Os profissionais estão ganhando cada vez mais autonomia nas empresas e os escritórios já passam por mudanças radicais em seu formato. Escritórios vão ser extintos e espaços de coworking estão ganhando mais força, o que impacta diretamente nas relações no ambiente do trabalho, por exemplo. Criatividade e inovação serão as características que estarão cada vez mais presentes e a busca do conhecimento fará toda a diferença nesse momento de transição.

Empresas gigantes dispensando todos para trabalho em casa ou se mudando para espaços de coworking, novas tecnologias que habilitam a colaboração e melhoram a comunicação, tendências de gestão de pessoas, horizontalidade e transparência, autonomia e busca por um senso de propósito movem pessoas e empresas e o Futuro do Trabalho não é algo distante, já está acontecendo agora.

Fonte: www.administradores.com.br

 
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Sinais de que você nasceu para trabalhar em eventos

 

Trabalhar com organização de eventos pode ser extremamente gratificante. Você tem a chance de se relacionar com pessoas inspiradoras, criar experiências incríveis para os participantes e nenhum dia é igual ao outro.

No entanto, o trabalho pode ser bastante desgastante, exigente e requer uma mistura de habilidades que não é tão simples de encontrar, mas há características comuns aos organizadores de eventos.

Por isso, se você quer saber se você é uma dessas pessoas que nasceram para trabalhar eventos, venha conferir alguns sinais.

1. Você organizava seus brinquedos

Você era uma criança que gostava de organizar seus brinquedos? Empilhava os copos em vez de derrubá-los? Organizava verdadeiros cursos e workshops com a sua lousinha para os bonecos que se sentavam à sua volta, ou criava fileiras de exércitos prontos para a batalha?

Se sim, um organizador de eventos já brotava em você.

2. Você sempre fazia festas em casa

À medida que você crescia, era aquela pessoa que reunia seus colegas em casa, organizava jantares e programas de fins de semana para amigos e familiares?

Você sempre foi aquele com um calendário enorme de atividades, um itinerário detalhado e um plano B para tudo que poderia dar errado quando saía de férias?

É, esses são sinais muito fortes de que você estava destinado a ser um planejador de eventos.

3. Você amava conhecer gente nova

Algumas crianças são tímidas, e outras simplesmente amam fazer novos amigos.

Você era daqueles que gostavam de iniciar conversas com estranhos, entreter os amigos do seu pai ou agregar o novo garoto da escola à sua turma?

Você sempre soube como se enturmar nas festas? Adorava sair de sua zona de conforto e se misturar com novos grupos?

A capacidade de se conectar com os outros e o prazer em conhecer novas pessoas é um grande indicador de que você estava destinado a ser um produtor de eventos.

4. Você mostrou talento natural

A maioria das lições de casa é entregue no último minuto, escrita no ônibus a caminho do colégio, usando um lápis sem ponta ou caneta vermelha porque é a única que se consegue emprestada nesses momentos.

Mas você era diferente? Os seus deveres incluíam imagens e gráficos? Eles contavam com várias cores para destacar os pontos importantes?

Você participava de aulas práticas como culinária e artes por simplesmente gostar de ter novas experiências?

Qualquer pessoa que nasceu com esse espírito criativo é claramente adequada para trilhar uma carreira em eventos.

5. Você explorava os detalhes

Em sala você era aquele que simplesmente não poderia deixar de perguntar “por que”? Você queria realmente entender, e não apenas aceitar o mundo como ele é? Desmontava aparelhos para descobrir como funcionavam por dentro?

Você entregava trabalhos que eram “apenas bons o suficiente” ou se esforçava até que você estivesse orgulhoso do resultado?

Na medida em que você crescia, ficava satisfeito em receber seus convidados de última hora, sem nenhum cuidado sobre como as pessoas iriam chegar, o que iriam comer ou beber, e se haveria o equilíbrio certo de convidados? Claro que não!

Você se preocupa com os detalhes. Com as pequenas coisas que transformam o trivial no inesquecível. E é por isso que você se encaixa tão bem produzindo eventos.

6. Fazer muitas coisas ao mesmo tempo foi sempre natural

A maioria das pessoas não se dá bem trabalhando em múltiplas tarefas, ficando estressadas e deixando passar vários detalhes importantes ao gerenciar muitas coisas ao mesmo tempo.

Já você, não. Desde pequeno você sabe que a chave do sucesso é priorizar. Geralmente isso significava que a lição de casa, o encontro com os amigos e a sua aula de esportes não iriam cair todos no mesmo dia.

No entanto, quando você tinha que fazer várias coisas ao mesmo tempo, como arrumar seu quarto, estudar para uma prova e entrar em contato com um amigo que precisava falar, você sabia a melhor maneira de fazer todas elas, e bem feito.

Este é um forte sinal de que o gerenciamento de eventos corre em suas veias.

7. Você tomou iniciativa

Você se lembra de ser a pessoa que muitas vezes se voluntariou pela primeira vez? Ou talvez você nem sequer tenha esperado para ser convidado, mas já se adiantou e organizou as coisas.

Ao longo da sua vida, você frequentemente ouviu das pessoas “Uau, eu nem sequer pedi isso!”? Você aguardava o fim de semana chegar, esperando que algo interessante aconteceria, ou você tomava a iniciativa de fazer algo acontecer?

Esse tipo de natureza pró-ativa é um grande indicador de que você seria um organizador de eventos nato.

Conclusão

Nenhum organizador de eventos é igual e cada um toma um caminho diferente para entrar na indústria (muitos acabam trabalhando em eventos totalmente por acidente).

No entanto, se você alguma vez já se perguntou: “Sou a pessoa certa para trabalhar em eventos?” tire um momento para refletir e, se algumas das evidências acima forem visíveis desde quando você era mais novo, são grandes as chances de você ter nascido para esta indústria!

Fonte: EventBrite

 

 
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O mercado de eventos e quatro itens que são indispensáveis em sua realização

 

O segmento de eventos, incluindo feiras e congressos, é considerado a principal ferramenta do setor de live marketing e correspondem a 77% das ações promocionais realizadas pelas empresas.

O Brasil já se estabeleceu como sede de grandes eventos, sejam eles nacionais ou internacionais. Depois da realização de dois grandes eventos esportivos no Brasil, Copa do Mundo e Olimpíadas, a era dos megaeventos vai demorar a voltar por aqui. Por outro lado, o atual momento da economia está fazendo crescer a demanda de eventos menores, ao invés de grandes produções.

Para Armando Zogbi, diretor presidente do Instituto Tecnológico de Eventos (Intev), seja qual for o porto do evento, as empresas organizadoras precisam oferecer serviços inovadores, que transmitam confiança e segurança. Ele destaca quatro itens indispensáveis na hora de realizar de um evento, vejam quais são:

1 – Inovação: nos últimos 12 meses, podemos perceber o crescente uso de novas tecnologias para planejar e maximizar a experiência dos participantes em diversos tipos de eventos. A atualização de recursos tecnológicos deverá, cada vez mais, ser utilizada para criar experiências surpreendentes e únicas aos participantes, com uma boa dose de emoção. Explorar o conceito de live marketing ou marketing de experiência com tecnologia, além de criar impacto positivo, gera valor para marcas e consumidores.

2 – Qualidade: na área de eventos, as pequenas e médias empresas correspondem a 90% do mercado. A maioria dessas empresas é administrada por seus proprietários e, como prestadoras de serviços, seu grande capital é humano. Assim, a qualidade está ligada aos seus equipamentos e produtos, mas principalmente aos serviços prestados. Neste contexto, é desejável que o empreendedor tenha iniciativa para identificar oportunidades. Além de posicionamento focado na ética e transparência, transmitindo essas qualidades para os demais colaboradores e confiança aos clientes.

3 – Segurança: eventos precisam ser bem estruturados. Para isso, além de um ótimo planejamento, alguns cuidados e medidas de segurança obrigatórios pela legislação são fundamentais. É importante chamar a atenção para um item que vem sendo cada vez mais exigido e utilizado por eventos bem planejados: o Seguro para Eventos, que conta com o Projeto de Lei Complementar (PLP) 1/2015 em tramitação na Câmara dos Deputados. A lei institui seguro obrigatório de responsabilidade civil das empresas, dos proprietários e dos promotores ou organizadores de eventos. Atualmente, dispomos de seguros completos, personalizados e de fácil contratação para diversos tipos de eventos, com várias coberturas que vão do início ao fim do evento, tanto para o segurado como para terceiros, com custos bem acessíveis.

4 – Sustentabilidade: o mercado de eventos vem se ajustando cada vez mais ao tema da sustentabilidade. Uma boa atuação neste sentido agrega valor para a empresa e a posiciona em um patamar admirável, tanto pelo mercado como pelos potenciais patrocinadores. As ações devem estar alinhadas com as modalidades de sustentabilidade Ambiental, Social e Econômica. Na sustentabilidade ambiental, o intuito é a redução dos impactos ao meio ambiente, utilizando estratégias tais como neutralização de carbono, coleta seletiva, reciclagem, divulgação por meios digital, materiais ecológicos, utilização de energias limpas entre outras ações. Já a sustentabilidade social pode ser trabalhada com um conjunto de ações que visem a inclusão, como acesso aos eventos para participantes de baixa renda e oportunidades aos prestadores de serviços e mão-de-obra especializada. Temos ainda a sustentabilidade econômica, que visa um desenvolvimento estável. E em tempos de escassez de recursos econômicos, torna-se necessária para a sobrevivência de uma empresa.

Fonte:  www.revistadoseventos.com.br

 
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Desafios do mercado de eventos, segundo especialistas

 

O mercado de eventos está cada vez mais repleto de detalhes e particularidades. Os profissionais da área precisam estar sempre atentos aos padrões da indústria, demandas e até mesmo regulações governamentais.

Com o intuito de desmistificar o setor e tentar encontrar soluções, o site Skift conversou com alguns especialistas da área para saber quais os principais desafios.

1. Clientes que não sabem o que e como querem

Para o presidente da Fifth Element Group, Aaron Kaufman, o maior problema atualmente está sendo encontrar clientes que saibam a diferença entre um planejador de eventos profissional e um aventureiro. “Falta regulamentação na nossa indústria, por isso é fácil para uma empresa dizer que faz o serviço completo e, na verdade, não”, diz.

Segundo o executivo, é muito comum encontrar pessoas que não estão qualificadas para o trabalho e que acabam prejudicando o mercado. “O comprador contrata alguém que diz que faz tudo e por um preço menor. Acaba se tornando um círculo vicioso”. Uma boa solução seria a indústria conseguir educar os clientes a procurarem por profissionais de verdade.

2. É um mercado de vendas

Uma das dificuldades para a palestrante do setor, Shawna Suckow, é o processo de negociação de contrato. “Em muitos casos, o organizador de eventos sente que não tem controle e que os vendedores estão tirando vantagem”, afirma.

Não há muito o que os planejadores possam fazer, mas ter um bom relacionamento com esses fornecedores ajuda a ter diálogo, indica a especialista.

3. Fazer eventos para diferentes gerações

“O maior desafio é manter-se relevante ao planejar para um público de diferentes gerações”, diz a head da Saal Meeting Consulting, Dana Saal. Dana explica que, ao organizar um encontro de uma associação, por exemplo, é necessário honrar os participantes mais velhos que estão acostumados com o modelo do evento, mas também convencer os mais novos que a reunião oferece algum valor.

“O público mais antigo gosta de encontrar seus colegas de longa data durante os encontros anuais, aproveitar um pequeno descanso e levar novas ideias para casa. Os millennials querem se conectar com novas pessoas que tragam discussões e pensamentos valiosos.”

Para alcançar o objetivo, a profissional desenha formas de ambas as necessidades serem realizadas em um único evento. Um exemplo é apresentar um tópico em duas maneiras: tradicionalmente ou em formato de workshop. Assim, os mesmos objetivos de aprendizagem são entregues, mas de jeitos diferentes.

4. As pessoas não entendem o que o profissional de eventos faz

“Enquanto o planejador não evoluir para estrategista de eventos, os problemas continuarão. Nossa profissão é mal interpretada. Muitos acham que organizamos festas e que é um emprego de glamour.
Familiares e amigos têm uma vaga ideia do que fazemos, mas não têm ideia da profundidade das responsabilidades, expertise ou sobre a pressão em que trabalhamos”, afirma a fundadora da Strategic Meetings & Events, Christy Lamagna.

Christy acredita que o desafio é a indústria não ter uma visão compartilhada sobre a profissão e o fato de não existir um padrão mínimo obrigatório para qualificar um profissional. Para haver melhoras, será necessário sair da zona de conforto, ter vontade de fazer o trabalho necessário e tomar decisões.

Fonte: www.abeoc.org.br

 
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Como valorizar o relacionamento pós evento?

 

Um bom organizador de eventos sabe que eles não terminam quando o auditório é esvaziado. Pelo contrário, é nesse momento que os participantes saem cheios de ideias e estão emocionalmente conectados com o que viram, hora exata para prospectar novos negócios.

Veja como tornar esse relacionamento pós-evento mais efetivo com as nove dicas a seguir.

1- Tenha uma base de dados dos participantes
Esse é o primeiro passo para manter a comunicação com os participantes, e pode ser feito antes do evento, por meio de uma pré-inscrição, ou durante o mesmo, solicitando o preenchimento de um formulário para participação de um sorteio, por exemplo. Outra dica é oferecer o envio de algum material adicional após o evento, estimulando as pessoas a deixarem o e-mail.

2- Conheça o perfil da audiência
Com base nos dados preliminares que você já tem, é possível saber quem é o seu público, mas você pode ir além, buscando perfis em redes sociais como o Linkedin, por exemplo, e descobrindo a profissão de cada participante, onde trabalha, as competências, habilidades e projetos em que está envolvido, informações que complementarão a base de dados do público em questão.

3- Envie uma pesquisa de opinião
Para saber o que os participantes acharam do evento, envie a eles uma pesquisa de opinião, com perguntas sucintas e diretas, procurando saber qual foi a percepção sobre os acontecimentos. Aproveite para solicitar alguns dados adicionais, como nome da empresa e profissão do participante, com o argumento de enviar notificações sobre novos eventos que sejam do interesse do respondente.

4- Prolongue o impacto do evento
Como já dito ali em cima, os efeitos do evento não precisam – e nem podem – acabar no dia em que ele termina. É possível prolongar a experiência da sua marca enviando um agradecimento pelo comparecimento de cada participante ou, ainda, fotos e a gravação do evento, para que os convidados possam se ver sob uma nova perspectiva.

5- Monte um fluxo de nutrição
Enquanto não há outro meio de comunicação com o participante que não seja o e-mail, aproveite para enviar conteúdo direcionado que seja relevante e útil. Isso fará com que você mantenha proximidade com eles ao mesmo tempo que gera valor. Aproveite os dados coletados na pesquisa de satisfação e no cadastro dos participantes do evento para estabelecer uma segmentação e construir seu fluxo de nutrição, com base em necessidades e interesses em comum. Lembre-se de categorizar os conteúdos de acordo com a etapa do funil de vendas em que cada grupo se encontra e compartilhe seu conhecimento.

6- Instigue o envolvimento
Para que o relacionamento pós-evento seja mantido, faça com que os participantes permaneçam conectados com sua empresa, principalmente por meio das redes sociais, onde é possível criar concursos e sorteios que levem as pessoas às suas páginas, bem como por meio do compartilhamento de uma hashtag do evento, uma foto de um momento marcante ou uma frase de impacto. Isso não apenas fará com que as pessoas tomem consciência da sua presença on-line, como também passem a seguir suas páginas e a interagir com suas publicações, mantendo-se engajadas, mesmo que bastante tempo tenha se passado. O contato diário é uma das melhores formas de manter seus valores vivos na mente dos participantes do evento, lembrando sempre que sua empresa está ali para ajudar.

7- Desenvolva uma oferta de valor
Enquanto você faz a nutrição de leads com conteúdos que sejam direcionados a cada perfil de audiência aproveite para desenvolver ofertas de valor personalizadas, que estejam de acordo com as necessidades demonstradas por cada grupo. Por exemplo, imagine que sua companhia oferece serviços de consultoria empresarial e que acaba de realizar um evento para gestores de empresas com o tema “transformação digital e os novos desafios do empresariado brasileiro”. Seu fluxo de nutrição está dando continuidade a esse debate e um grupo de leads demonstra interesse em medidas para superar a crise financeira. A partir disso, você pode construir uma consultoria específica sobre gestão de crises financeiras e oferecer esse serviço pontual que, futuramente, dará abertura para outros serviços, como atração e retenção de talentos, eficiência na gestão fiscal e tributária, entre outros.

8- Crie condições especiais de acesso às suas soluções
Considerando que toda pessoa gosta de se sentir única e de fazer parte de um grupo exclusivo de pessoas, use este fator para fomentar o relacionamento pós-evento, oferecendo condições especiais de acesso à sua oferta de valor .Isso pode envolver preços promocionais, formas alternativas de pagamento, prazos estendidos, atendimento premium por um tempo determinado e acesso gratuito a ferramentas, possibilitando que você gere valor aos que estiveram presentes no evento. Não esqueça também de criar a urgência, que é um fator essencial para fazer com que as pessoas se envolvam mais rapidamente com sua empresa. Dê prazos para o acesso a essas vantagens e veja seu número de leads e clientes crescer rapidamente.

9- Valorize cada conversão
Dê atenção em dobro a cada lead captado no evento que se mostre um cliente em potencial, afinal, essa pessoa confiou na sua empresa, manteve o contato e hoje está retribuindo seu cuidado com uma compra. Com o primeiro objetivo atingido, não deixe o relacionamento se perder nem enfraquecer. Mantenha-se ativo, continue gerando valor para esse cliente e retribua a confiança com soluções cada dia mais alinhadas com as expectativas e necessidades dele. O grande segredo de um relacionamento pós-evento efetivo é cuidar de todos os detalhes e pontos de contato como se fossem sua única oportunidade de surpreender seus leads.

Fonte: www.abeoc.org.br

 

 
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Orientações para melhorar o seu network

 

O papel de um profissional é ser agregador, tanto de conteúdo, quanto de pessoas

Texto: Diogo Sales, diretor de negócios da Gowork (www.gowork.com.br) e especialista em empreendedorismo

O crescimento de uma empresa depende de inúmeros fatores, dentre esses é imprescindível o network. Para tanto, alguns passos se mostram diferenciados hoje em dia, sendo muito importante buscar não só possíveis clientes, mas também parceiros que atuem em áreas próximas ou complementares.

Hoje, como administrador de um espaço de coworking, vejo a real importância dessa ação, pois, quem aprende a utilizar o espaço para possibilitar uma troca com os parceiros, invariavelmente, conseguem um crescimento mais rápido, principalmente em função da realização de indicações seguras.

Pensando nisso, elaborei algumas dicas para aprimorar o relacionamento e gerar mais negócios:

Busque aparecer adequadamente – quem não é visto, não é lembrado, assim, mesmo que seja uma pessoa introspectiva, busque locais onde haja bastante pessoas que possam gerar negócios e passe a lutar contra a timidez e divulgar suas ideias;

Não crie inimigos – muitos profissionais possuem uma postura negativista, criticando qualquer serviço que não seja o dele, isso não pega bem, sem contar que se o comentário chegar a pessoa alvo, poderá causar indisposição e inimizades. Você só tem a perder;

Busque agregar – é papel de um profissional ser agregador, tanto de conteúdo, quanto de pessoas. Assim, busque constante atualização sobre temas pertinentes e busque criar uma corrente de profissionais de áreas análogas para indicação, o que fará com que seja respeitado pelo grupo;

Cada um no seu quadrado – evite oferecer serviços para áreas que não são a sua especialidade, pois, cada um tem um ramo de atuação, que deve ser respeitado, o que gera muito mais respeito e troca de indicações;

Seja precavido – Esteja sempre munido de cartão de visita e/ou apresentações de sua empresa, pois nunca se sabe quando surgirá uma possibilidade de negócios ou uma pessoa que poderá se interessar pelos seus serviços no futuro;

Não exagere – Existe uma linha muito tênue entre ser uma pessoa de network e ser o chato, assim, se policie, veja se não está sendo muito invasivo. Lembrando que muitas vezes o simpático, pode estar forçando a amizade. Sempre respeite o limite do próximo!

Fonte: www.administradores.com.br

 
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A arte de receber bem seus convidados

 

Diz o ditado: “quem convida, paga a conta”. Essa é uma afirmação que esconde uma série de conceitos que deve ser observado por quem quiser desenvolver a arte de receber bem. Não basta gastar em excessivas iguarias, bebidas finas e elegante decoração; receber bem é transmitir satisfação em receber os convidados proporcionando-lhes atenção, conforto, descontração e prazer. Para isso, é fundamental aliar simplicidade, bom senso e elegância sem exageros.

Receber os convidados com elegância requer uma música de fundo, com som baixo para não atrapalhar a conversação. E a menos que o convite seja para ver um jogo de futebol ou qualquer outra atração, não deixe a televisão ligada. Mais importante ainda é o bom humor mesmo diante de imprevistos ou quando se sente cansaço ou indisposição. Principalmente, tenha atenção aos assuntos que se desenrolam diante das visitas. Evite conversas comprometedoras, assuntos íntimos, sobre doenças ou polêmicos e comentários maldosos sobre a vida alheia. Se surgir esses assuntos, saiba desconversar com elegância e crie outro assunto.

Também deve ser dada atenção ao espaço suficiente para o número de convidados e nem precisa dizer que o local pode ser simples mas deve sempre estar limpo. Além disso, é necessário cadeiras ou assentos em número suficiente para seus convidados exceto quando está organizando uma balada para um animado grupo de jovens. Mesmo assim há que se ter alguns assentos disponíveis. A ambientação é importante, pois flores muito perfumadas ou ambiente excessivamente quente ou frio retira todo o conforto que se quer transmitir. Por isso, mais importante que o requinte é uma ambientação agradável. Capriche na decoração mas não faça nada além de suas posses.

O menu da refeição deve levar em consideração principalmente o gosto dos convidados, como também o motivo do evento. A época também influencia na escolha do menu: pratos e sobremesas mais leves para o verão e mais substanciais no inverno. Quando se sabe que algum convidado está em dieta, é delicado incluir algo opcional para eles. Outro detalhe são as iguarias que nunca devem ser de difícil manuseio, com ossos, espinhos ou alimentos duros, que também é uma falta de cortesia com o convidado.

Apesar de dispensar formalidades, um churrasco não dispensa a etiqueta social e a boa hospitalidade. Um aspecto constrangedor é servir a carne aos convidados apresentando-lhes o espeto para que peguem a carne assada com as mãos. Além de correr o risco de provocar queimaduras nas mãos dos convidados, remete a um antigo costume dos trogloditas.

Um costume que provém dos americanos é utilizar copos, pratos e talheres descartáveis. Isso pode ser cômodo para um animado grupo de jovens, mas atualmente é tão barato alugar pratos de louça, copos de vidro, talheres, mesas e cadeiras, forros de mesa e outros produtos destinados a eventos; não pesa tanto no orçamento e é a forma correta de servir.

Outro detalhe é a preparação. O acendimento da churrasqueira deve preceder o horário marcado em pelo menos 1 hora, pois o carvão tem uma lenta combustão. Além disso, o churrasco é uma iguaria que se faz lentamente e por isso os primeiros assados a serem servidos devem ser preparados com um pouco de antecedência à chegada dos convidados, que com certeza se sentirão mais animados ao serem recepcionados com o aroma da carne assando.

Se estiver organizando um almoço ou jantar, faça um planejamento prévio da quantidade de comida de acordo com o número de convidados. Também seja previdente e calcule o tempo necessário de preparação. Nada é mais desagradável do que ser convidado para uma refeição e permanecer horas a fio esperando terminar o cozimento. Igualmente é desagradável  ser servido com comida fria ou requentada feita na véspera. Quem não tem experiência, deve contratar ou consultar um cozinheiro experiente.

Se a mesa de jantar é pequena, não queira espremer todos os convidados à mesa. Opte por um almoço ou jantar franco-americana, ou seja, no estilo Self Service onde cada um se serve. Nesse estilo, nunca permita que alguns convidados estejam sentados à mesa e outros fora dela. Isso transmite a ideia de que todos estão sendo recepcionados com a mesma consideração. Nesse caso, providencie aparadores para copos pois os convidados precisam das mãos livres para comer e não convém que apoiem o copo entre as pernas ou deixem no chão ao alcance de um pé mais distraído.

A quantidade de bebidas depende do tipo e do tempo de duração de um evento. Disponibilize as bebidas logo à chegada dos convidados; não é preciso aguardar a chegada de todos para começar a servir a bebida. Se há um horário marcado para um almoço ou jantar, sirva no horário combinado. Aliás, esse é um foco principal do bom anfitrião: quem chega no horário marcado demonstra consideração pelo convite recebido e o inverso também é verdadeiro. Por isso, não justifica submeter os convidados pontuais aos retardatários.

 

Fonte: http://gestaodenegocioseeventos.blogspot.com.br

 
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