Customer experience: o que é e como ele ajuda nos eventos?

 

A organização de eventos corporativos envolve muitas etapas, como definição de datas, escolha de fornecedores, locação de espaço, entre outros. Em meio a tantas decisões, um quesito essencial muitas vezes fica de lado: a experiência do cliente e a satisfação que ele tem ao participar do evento.

A chave do sucesso de um evento está em ter atenção às expectativas dos participantes, de modo que você não deve apenas atendê-las, e sim superá-las. Reconhecendo a importância da satisfação das pessoas no fortalecimento das marcas, na criação de mais oportunidades de negócios e no sucesso de um evento, a Customer Experience tem ganhado cada vez mais forças no mercado.

Ainda não sabe o significado desse termo? Então, continue a leitura, pois vamos explicar o que é Customer Experience e de que maneira ela contribui para o sucesso dos eventos.

O que é Customer Experience?

Customer Experience (em português, experiência do cliente) é a percepção, consciente ou não, que o cliente tem daquilo que está sendo oferecido. A Customer Experience vai além do atendimento ao cliente, pois considera toda a experiência que o cliente tem em contato com determinada marca.

Podemos falar em Customer Experience em relação a um evento, a um produto ou a uma marca. O conceito tem relação direta com o ponto de vista do cliente, do consumidor ou do público-alvo. Em se tratando de eventos, é preciso colocar-se no lugar dos participantes e se perguntar: como atender as expectativas e ir além?

É por isso que foi desenvolvida a prática de Marketing de Relacionamento, cujo objetivo é averiguar qual é a percepção do cliente e usar essa informação para identificar e implementar maneiras de melhorar a experiência dos convidados. A Customer Experience é uma tendência consolidada no mercado e permite que sua empresa se diferencie.

Como a Customer Experience ajuda nos eventos corporativos?

Sua empresa decide realizar um evento corporativo. Então, é feito um planejamento, os fornecedores são contratados, todos os detalhes são definidos e providenciados. No dia, não ocorre nenhum imprevisto e o evento transcorre exatamente como o esperado.

Mesmo assim, os participantes vão embora com uma percepção negativa, porque não encontraram no evento tudo o que esperavam. O que faltou foi, provavelmente, uma preocupação maior com Customer Experience.

Coloquemo-nos no lugar dos participantes: há uma grande oferta de eventos corporativos no mercado. Cursos, palestras, workshops e feiras prometem as últimas tendências, conhecimentos que podem nos levar a novos patamares na carreira e negócios imperdíveis. Como evitar o sentimento de estar perdendo alguma coisa? Escolhendo os melhores eventos, é claro!

No entanto, quando esse evento não atende às expectativas dos participantes, não fazendo jus ao investimento, o sentimento de frustração é grande. E não podemos tirar a razão do cliente nesse quesito.

É assim que a prática de Marketing de Relacionamento pode ajudar. Ela permite aumentar as chances de êxito de um evento, alinhando todo o processo de organização com as expectativas reais dos clientes.

Aqui merece destaque o termo “expectativas reais”. Em outras palavras, não se trata daquilo que a empresa acha que os clientes querem, mas daquilo que eles realmente desejam. As expectativas são identificadas por métodos eficazes, evitando que a empresa tome decisões equivocadas.

Maneiras de aplicar Customer Experience nos eventos corporativos

Você já entendeu a teoria por trás de Customer Experience. Agora, é hora de conhecer algumas formas de colocar esse conceito em prática nos eventos corporativos.

Esclareça quais são os valores da marca

Para alinhar expectativas e traçar uma estratégia de divulgação coerente com o que a sua marca deseja oferecer, é preciso conhecer o DNA da sua marca. Procure entender quais são os valores que dão sustentação a ela, o que norteia suas ações e o que vale ser enfatizado estrategicamente.

A partir disso, procure formas de alinhar esses valores com o que o público demanda. Se a sua marca não está se voltando para os interesses do público, é possível que, aos poucos, ela perca mercado. Caso você se sinta perdido ao mapear os interesses do público, está na hora de fazer uma boa e velha pesquisa de mercado.

Faça pesquisas de mercado

Caso a sua empresa ainda não se sinta preparada para responder o que o mercado espera dela, antes de começar a se organizar para o evento corporativo, é preciso que ela faça uma boa pesquisa de mercado. Se ela não tiver os meios necessários para tal, é importante contar com uma empresa especializada nesse tipo de serviço, para que as amostragens realmente correspondam ao que está acontecendo.

A mesma atenção aplicada na etapa de conhecer as expectativas do mercado também deve ser utilizada após os eventos. Ouvir é a melhor maneira de aprender quais são as expectativas dos clientes. Porém, simplesmente procurá-los para perguntar o que eles esperam de um evento, sem nenhum contexto, certamente não é a melhor estratégia.

Em vez disso, é mais produtivo descobrir qual foi a percepção em relação a eventos passados e usar essa informação, especialmente as críticas, para aprimorar os próximos.

Então, depois de cada evento organizado por sua empresa, faça pesquisas com os participantes, para descobrir o que eles acharam da experiência. Assim, você transforma os problemas em oportunidades para o futuro.

Aplique uma pesquisa de cliente oculto

Outra técnica eficiente para avaliar a relação de sua empresa com as expectativas do mercado é fazer uma pesquisa de cliente oculto. Esse tipo de pesquisa é bastante utilizado por empresas de prestação de serviço e comércio e também oferece insights importantes no setor de eventos corporativos. Por meio dela, você contrata uma pessoa para comparecer ao evento, fingindo ser apenas um participante e fazendo todas as atividades que esse participante faria.

Esse profissional contratado deve registrar todos os pontos positivos e negativos da experiência que teve e relatá-los a você ou a seus gestores. Alguns aspectos importantes a serem avaliados são:

  • acessibilidade e locomoção;
  • comodidade do ambiente;
  • interação com o público;
  • conhecimento dos funcionários sobre as atividades propostas;
  • gentileza no atendimento ao participante;
  • conhecimentos dos palestrantes e mentores;
  • clareza das informações disponíveis.

Como esse tipo de pesquisa só pode ser efetivada durante o evento, é interessante que você a aplique logo nos primeiros dias e repasse as informações à sua equipe. Com isso, ficará mais fácil minimizar e solucionar eventuais problemas.

Explore o lado emocional

A percepção do cliente sobre o evento não se constrói apenas a partir dos elementos objetivos. Como já dissemos, um evento pode transcorrer muito bem do ponto de vista objetivo, mas ainda não atender às expectativas dos clientes.

Quando isso acontece, é muito provável que o item faltante para garantir uma excelente Customer Experience tenha sido um elemento de percepção mais emotiva.

Por isso, quando estiver organizando um evento corporativo, vá além dos elementos objetivos. Bom local, data conveniente, transporte, segurança, tudo isso é muito importante.

Porém, pergunte-se também como agregar um apelo emocional ao momento. A maneira como isso será feito depende do tipo de evento, mas uma boa direção geral é apostar em interatividade. Com isso, todos que comparecerem vão se sentir realmente participantes, e não apenas espectadores.

Treine a sua equipe

Conhecendo os valores que sustentam a marca e o que o público deseja, está na hora de preparar a sua equipe. Ela deve entender a importância do Customer Experience, oferecendo um serviço bem alinhado à sua marca e indo além das expectativas dos participantes.

Para manter os colaboradores engajados na ideia de oferecer a melhor experiência de público possível, você pode criar metas e pequenas premiações. Nesse atendimento ao público, é preciso que haja simpatia e pronta resolução das demandas.

Estabeleça e monitore métricas

A gestão do Customer Experience requer o acompanhamento de algumas métricas fundamentais. Com elas, você avalia a percepção de seu público sobre o evento e obtém dados para aprimorar, cada vez mais, as suas entregas.

Uma das métricas mais importantes é o Net Promoter Score (NPS). Baseado em uma escala simples de satisfação, ele mede a lealdade do público em relação à marca. Para isso, são feitas duas perguntas aos participantes, sendo uma quantitativa e a outra qualitativa, conforme mostramos a seguir.

  • De 0 a 10, o quão satisfeito você está com o evento?
  • Quais fatores foram influentes para a sua nota?

A partir disso, os clientes são divididos entre detratores (notas de 0 a 6), neutros (7 a 8) e promotores (notas de 9 a 10). Assim, você observa quais participantes não viram benefícios no evento, quais tiveram uma experiência regular/indiferente e os que ficaram muito satisfeitos.

Para calcular o NPS, é só diminuir o número de clientes detratores do número de promotores. Em seguida, você divide o valor obtido pelo total de respostas, tendo, então, a porcentagem da métrica, conforme a fórmula abaixo:

(nº de promotores – nº de detratores) ÷ total de respostas = % NPS.

Os bons índices de NPS ficam entre 51 a 100, conforme a relação abaixo:

  • 51 a 75 — denominada Zona de Qualidade. Nesse nível, a empresa tem mais clientes neutros e promotores do que detratores.
  • 76 a 100 — conhecida como Zona de Excelência. Aqui, a empresa tem um alto índice de clientes promotores e poucos detratores.

Outra métrica importante da Customer Experience é o Customer Effort Score (CES). Ele mede a quantidade de esforço que um cliente tem para atingir seus objetivos e necessidades dentro do evento. Popular após a publicação de um artigo da Harvard Business Review, ele nos orienta para a ideia de que temos de no concentrar menos em fazer “pirotecnias” para agradar o cliente e mais em resolver seus problemas de forma rápida e eficaz.

O Customer Effort Score também se baseia em uma escala. Pergunte aos participantes: “Quanto esforço você teve para aproveitar as atrações do evento?”. As respostas devem estar organizadas em uma escala de “Muito Baixo” a “Muito Alto”.

Seja criativo e diferencie seus eventos dos outros

Se você quer oferecer uma experiência capaz de deixar uma ótima impressão, descubra maneiras de diferenciar os seus eventos corporativos dos outros. Não basta entregar ao público aquilo que ele deseja. É preciso encantar seus participantes. Por isso, em qualquer ponto de contato com seus clientes e com os frequentadores do evento, busque inovar.

A mesma lógica é normalmente aplicada ao Customer Experience em produtos. As empresas realizam benchmarking para descobrir qual é a experiência dos clientes com os produtos dos concorrentes.

Então, usam essa informação para fazer com que a experiência dos clientes com seu próprio produto seja ainda melhor.

Não se trata de copiar os eventos de outras empresas. Em vez disso, você deve encontrar meios de superar os principais aspectos desses eventos. Ou seja, faça melhor que o melhor.

Muitas vezes, esse aprimoramento está em aspectos relativamente simples, como o formato do evento, o uso de uma tecnologia específica para diminuir o tempo de espera nas filas ou contar com espaços cômodos para os frequentadores se sentarem e discutirem os conteúdos que viram.

Entenda que Customer Experience não é uma ciência exata

Como já vimos, a organização dos aspectos mais objetivos de um evento pode ser feita com um alto nível de sucesso. A prova disso é que você pode encontrar checklists completos para preparar os itens essenciais que compõem um evento corporativo.

Por outro lado, a experiência dos participantes vai muito além desses itens, já que conta com um componente mais emocional, subjetivo.

Por isso, apesar de contar com métricas e muita pesquisa, a Customer Experience não é uma ciência exata, não segue passos nem fórmulas. O que pode ser uma experiência fantástica na percepção de uma pessoa talvez seja simplesmente comum, ou até insuficiente, na visão de outra. E nenhuma empresa pode controlar percepções.

A dica, portanto, é não se iludir na busca por uma solução absoluta para Customer Experience. Em vez disso, invista na construção da experiência que você quer oferecer, mas esteja sempre preparado para ouvir críticas e transformá-las em melhorias. O processo de evolução é tão importante quanto o acerto.

Seguindo essas dicas práticas, você tem o que precisa para começar a trabalhar em Customer Experience para que os eventos corporativos da sua empresa sejam ainda mais bem-sucedidos. E quando a experiência nos eventos é positiva, os participantes também se aproximam mais da própria organização.

Além disso, tenha em mente que um evento de sucesso pode beneficiar vários outros relacionamentos da empresa. É um caminho para cultivar laços com seus fornecedores, investidores, e até mesmo com os colaboradores.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Por que utilizar o QR code no credenciamento de eventos corporativos?

 

O credenciamento é uma das etapas mais importantes e trabalhosas de um evento. Caso algum elemento do sistema apresente problemas na hora errada, os frequentadores arcam com filas, o que estressa as equipes de atendimento e interfere na experiência do evento.

Além disso, informações importantes podem ficar comprometidas, o que traz transtornos para realizar contatos em casos de emergência ou de ações para a etapa de pós-evento. Para evitar esse tipo de problema, diversas empresas têm utilizado o QR Code em eventos corporativos.

Quer conhecer mais sobre essa tecnologia e como ela pode colaborar com o sucesso do seu evento? Acompanhe as nossas dicas e saiba como oferecer uma experiência ainda melhor para o seu público!

QR Code: agilidade na comunicação com segurança

Apesar de hoje ser muito popular com as tecnologias dos smartphones, o QR Code (ou Quick Response Code) não é tão novo assim. Ele foi criado em 1994 pela empresa japonesa Denso-Wave. O objetivo era que ele fosse rapidamente interpretado por equipamentos de leitura.

O QR Code consegue armazenar centenas de vezes mais dados do que os códigos de barras tradicionais, podendo direcionar o usuário para um site, uma geolocalização, um número de telefone, uma página da loja de aplicativos, uma imagem, entre outros.

O QR Code pode ser lido por qualquer dispositivo inteligente que tenha uma câmera e esteja conectado à internet, o que torna o uso desse tipo de tecnologia em eventos corporativos bastante atraente. Afinal, todos que participam da organização de eventos sabem que o controle de entrada, bem como o cadastramento, podem causar desconforto e insatisfação. Ninguém gosta de enfrentar filas e esperar, especialmente o público executivo, tão cheio de compromissos e responsabilidades!

O QR Code também pode ser aplicado em outras áreas de um evento, além da entrada. Ele auxilia na coleta de dados em estandes e nas salas de palestras e workshops, facilitando a mensuração de resultados e o contato com o participantes no pós-evento. Para criar uma experiência relevante para o público, fortalecendo a sua marca e o relacionamento dela com potenciais clientes e stakeholders, cuidar de detalhes como estes é fundamental.

Por que usar o QR code em eventos corporativos?

Essa tecnologia simples pode fornecer mais benefícios para o gerenciamento de seus eventos do que você poderia esperar! Continue acompanhando para saber mais!

Oferece mais rapidez no credenciamento

O credenciamento manual consome muito tempo de trabalho. Afinal, os atendentes precisam lidar com diversas listas de convidados, máquinas impressoras de etiquetas e conferência de dados, de modo que, posteriormente, possam levantar quem compareceu e quem não pôde ir ao evento. Vale lembrar que listas podem ser perdidas e isso dificulta a apuração de dados.

A tecnologia, mais uma vez, pode auxiliar nessa etapa. Ao fazer a inscrição para o evento, o participante recebe um QR Code, junto de seu ingresso. Ele pode imprimir esse QR Code ou levá-lo na tela do celular. Na hora de entrar no evento, ele apresenta o código ao responsável, que precisará apenas usar um leitor de QR Code para registrar a entrada. Com isso, o sistema dispensa a necessidade de uma lista de participantes no momento do credenciamento e agiliza a conferência de dados.

Auxilia no controle de dados e na elaboração de relatórios

Com o QR Code no credenciamento de eventos e na entrada dos participantes, você consegue saber não só quem esteve no evento, como também que horas o participante entrou e saiu, qual o número de pessoas, quantidade de visitantes nos estandes, quais perfis participaram de suas atividades, entre outros. Com essas informações sistematizadas, ficará mais fácil elaborar um relatório e estudar o público de seus eventos, o que auxilia no oferecimento de produtos e serviços mais relevantes.

Fornece apoio nas ações de marketing e comunicação do evento

O QR Code é um ótimo recurso para deixar seu evento mais interativo e facilitar a disseminação de informações. Em panfletos, anúncios de revista, crachás e em estandes, eles podem ser impressos para direcionar o participante para a página oficial do evento, aplicativos, hot sites, landing pages, conteúdo especializado online, jogos, entre outros. Assim, você tem uma forma de se comunicar e atualizar os seus participantes sobre as novidades, de maneira rápida, simples, acessível e interativa.

Pode ser usado como cartão de visita

O QR Code nos crachás pode facilitar o intercâmbio de contatos e fortalecer o networking. Assim, se um participante aproximar a câmera do crachá do colega, ele pode ter acesso aos dados de contato fornecidos pelo outro no momento de cadastro. Fica mais simples e sustentável manter o vínculo após o evento e os cartões de visitas não ficarão perdidos por aí!

É acessível

Gerar um QR Code é bastante simples. Diversas plataformas de eventos já contam com recursos acessíveis para a geração dos códigos, facilitando o gerenciamento de informações entre os diferentes dispositivos. Assim, você não terá de gastar muito dinheiro ou papel imprimindo listas de convidados e poderá coletar os dados de seus participantes com smartphones ou scanners simples. Os frequentadores também agradecem, uma vez que o QR Code dispensa a impressão de ingressos.

Reduz as chances de fraudes

Por permitir a verificação rápida entre os dados oferecidos no momento da inscrição e os apresentados no momento do credenciamento, o QR Code ajuda a reduzir as chances de fraudes em eventos corporativos.

O credenciamento é a porta de entrada de um evento. Quando o participante depara-se com problemas logo no início de suas atividades, a experiência dele sofre grandes danos, causando prejuízos para a imagem de sua empresa e para todos os envolvidos na organização do evento. Cuidar de cada um dos detalhes é essencial para que o evento gere os resultados esperados, e a tecnologia oferece muitos recursos acessíveis para viabilizar mais agilidade nas suas entregas.

O uso de QR Code em eventos corporativos é um ótimo exemplo disso. Ele recolhe dados e evita fraudes com agilidade, facilita o fluxo de informações e apoia ações de marketing e de comunicação de uma forma acessível, simplificando o gerenciamento de seu evento e o oferecimento de uma boa experiência para todos os participantes.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Dicas para organizar eventos corporativos de fim de ano

 

Meses como novembro e dezembro são propícios para a realização de encontros focados em celebrar todos os trabalhos realizados nas empresas. Isso explica por que os eventos corporativos de fim de ano são tão especiais e merecem um lugar reservado na agenda de qualquer organização.

No entanto, assim como faria com outras iniciativas, você precisa pensar nos detalhes, considerar o orçamento disponível, buscar opiniões e planejar cada etapa para que a programação saia como o esperado.

Quer saber como atingir esse objetivo? Acompanhe o nosso post e veja os passos necessários para garantir um evento de sucesso!

  1. Descubra o que o público deseja

Os encontros corporativos podem ter inúmeras finalidades, por isso, defina qual será a principal. Pode ser comemorar a conquista de metas, integrar novos grupos às equipes mais antigas, reconhecer o valor de um projeto desenvolvido pelos colaboradores, entre outras.

Após determinar o perfil entre tantos tipos de eventos, procure saber o que as pessoas gostariam de fazer no dia do evento. É importante que todos se sintam à vontade para opinar sobre itens como alimentação, som ambiente, decoração e demais recursos.

Essa pesquisa também pode auxiliar na determinação da melhor data e horário do evento. Como o objetivo é fazer com que o máximo de pessoas participem, vale a pena descobrir qual momento beneficia a grande maioria dos funcionários e/ou parceiros.

Se possível, pense na possibilidade de convidar amigos e familiares. Um evento mais voltado à celebração e que tenha uma atmosfera festiva pode contar com um público variado, ao passo que um encontro com fins de engajamento funciona melhor se envolver apenas as pessoas certas.

  1. Faça as reservas com antecedência

Encontrar um local adequado para realizar eventos corporativos de fim de ano pode ser um desafio. Afinal, os dias que compreendem os últimos meses tendem a ser mais concorridos. Uma dica para evitar incômodos quanto a isso é fazer as reservas quanto antes.

Selecione pelo menos três opções distintas e faça uma visita técnica em cada ambiente. Esse processo é fundamental para descobrir se o salão conta com a estrutura necessária, tem assentos suficientes para o número de convidados e segue as normas de segurança.

Reservar com antecedência também ajudará a manter o orçamento em dia, já que alugar espaços em cima da hora pode acarretar em custos mais altos. Caso não consiga agendar a tempo, a saída é priorizar datas que têm baixa procura para eventos e dias menos conturbados.

  1. Inove no tema do evento corporativo

Nada impede que uma palestra, um treinamento ou uma ação de lançamento termine em forma de festa de final de ano. Se o objetivo é intercalar momentos formais com atividades divertidas, você precisa pensar em uma temática que deixe o evento mais atrativo.

Muitas organizações aproveitam a véspera de Natal ou do Reveillon, por exemplo, para organizar encontros que misturem temas de interesse da empresa a atividades recreativas. É uma boa forma de variar a programação e fazer com que os participantes se envolvam do início ao fim.

Novamente, a opinião do público é importante para adequar o estilo do encontro às expectativas. Solicite indicações de temas para trabalhar durante o evento. Referências a um estilo musical, a uma época específica da história ou a um filme famoso são bons exemplos.

Independentemente da escolha, procure equilibrar a decoração e as atividades aos valores da empresa. Assim você consegue proporcionar ótimas experiências sem desvalorizar a imagem da marca que está por trás de toda a iniciativa.

  1. Pense em atividades de interação

Quem atua dentro de uma empresa costuma ver os colegas de trabalho como amigos. Com o tempo e o convívio diário, é esperado que surjam novas amizades. O profissional responsável pelo evento deve ter isso em mente e contribuir para que boas relações sejam mantidas e reforçadas.

Uma ótima maneira de atingir esse objetivo é prever atividades interativas durante o encontro. Jogos divertidos, dinâmicas em grupo e até o tradicional amigo secreto (ou oculto) são opções que estimulam as pessoas a interagir e a se aproximar de quem ainda não conhecem.

Ações de engajamento pré-evento também são úteis na hora de atrair o interesse do público e fazer com que todos queiram comparecer ao encontro. Elas incluem o uso de uma linguagem adequada ao perfil dos convidados, divulgação da programação por meio de materiais impressos e via web, mostra dos diferenciais e de nomes importantes que estarão presentes, entre outras estratégias.

O objetivo é aguçar a curiosidade e deixar que algumas informações “escapem” antes do grande dia. Ainda assim, nada impede que determinadas atividades sejam reveladas apenas no local do evento, a fim de surpreender os participantes.

  1. Adapte as comidas e bebidas

Um bom evento não é feito apenas de conversas e brincadeiras. Dependendo da duração, é importante pensar em serviços que forneçam alimentação adequada ao perfil do encontro. As opções vão desde cardápios elaborados até as práticas e deliciosas finger foods.

Faça uma pesquisa com diversas empresas antes de contratar o melhor tipo de buffet. Você não quer que pratos frios ou sem sabor estraguem o clima da celebração, certo? Além de conferir a qualidade da comida, pense na ordem em que cada quitute será servido.

Se houver bebidas alcoólicas, por exemplo, o ideal é oferecê-las apenas após a refeição principal. Assim, todas as pessoas estarão alimentadas e terão menos tempo para ingerir líquidos — evitando, assim, problemas com o consumo excessivo de álcool.

Nem sempre o serviço mais caro é o melhor, portanto, compare benefícios e, se possível, faça degustações. Também verifique os depoimentos deixados por outros clientes e garanta fontes confiáveis em relação à qualidade dos fornecedores do evento.

E então, conseguiu obter ideias variadas para deixar as próximas iniciativas mais interessantes? Nossa dica final é que você alie todas as práticas listadas para aumentar as chances de sucesso. Com base nelas, seus eventos corporativos de fim de ano certamente deixarão os participantes com vontade de repetir a experiência.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Pré-produção de eventos corporativos

 

A produção de eventos corporativos move uma série de mercados, desde segurança ao fornecimento de bolos confeitados. Porém, antes mesmo de pensar em quantos convidados a ocasião irá comportar, há uma fase de pré-produção da qual, normalmente, os setores de RH e marketing se encarregam e que ainda geram muitas dúvidas.

Quer tornar a produção de seu evento mais eficiente? É melhor se atentar para a etapa de pré-produção! Confira, a seguir, o que considerar nessa fase de seu projeto e algumas dicas para se sobressair.

Dicas para a pré-produção de eventos corporativos

Alguns cuidados prévios facilitam o planejamento do evento e o gerenciamento das equipes e informações. Acompanhe nossas dicas!

1. Estabeleça objetivos

Antes de iniciar a organização de seu evento, é essencial que você tenha objetivos claros em mente. 

Procure, portanto, responder às seguintes perguntas:

  • onde sua empresa deseja chegar com esse evento?
  • quem serão os participantes? Quais são as necessidades?
  • os interesses dos diferentes públicos convergem?
  • como você pode surpreender as expectativas de seu público e dos stakeholders?
  • quais são os fornecedores ideais para corresponder a essas expectativas?

A partir disso, vocês podem definir temas, listar possíveis parceiros, atrações, delimitar a estrutura necessária e quais plataformas de gestão para a organização do evento são ideais, tudo isso dentro das limitações de orçamento.

2. Forme uma boa equipe

Um bom trabalho demanda uma força-tarefa preparada. Por isso, um dos primeiros passos para a produção de um evento é recrutar empresas e profissionais qualificados.

Eles precisam reunir experiência, infraestrutura, confiança, agilidade e proatividade para atender às demandas previstas e lidar com o inesperado.

3. Organize as informações em uma planilha

Após conversar com gestores e stakeholders sobre os objetivos de sua empresa com o evento, está na hora de compilar as informações em uma planilha ou uma plataforma de gerenciamento. Lá, reúna informações como:

  • objetivo do evento;
  • nicho;
  • público-alvo;
  • orçamento disponível;
  • equipe responsável;
  • divulgação, entre outros.

A planilha é indicada por facilitar a visualização total de todas as informações básicas do evento. Esse documento permite que os colaboradores não se desalinhem e facilita a conversa com parceiros e fornecedores.

4. Tenha atenção às “burocracias”

Todas as transações e parcerias firmadas por sua empresa para a organização do evento necessitarão de documentação. Por isso, especialistas indicam que você liste as possíveis burocracias que precisam ser organizadas, como autorizações e contratos.

Elas levam tempo para serem examinadas e nem sempre atendem aos prazos planejados. Por isso, é essencial que você trabalhe com fornecedores e empresas de experiência reconhecida. Além disso, dependendo do tipo e tamanho do evento, operar com uma antecedência de 6 meses garante tempo para lidar com estes pequenos gargalos de documentação.

5. Planeje suas ações de comunicação

A comunicação de seu evento também necessita de planejamento e recursos que levam tempo para serem preparados. No setor de eventos corporativos, uma das maiores tendências é a interatividade entre marcas e público-alvo, o que demanda a produção de vídeos, aplicativos, transmissões ao vivo, totens e outros.

Para isso, é importante que você conte com profissionais capacitados, escute o seu público com pesquisas e dados coletados em ouvidorias e então desenvolva peças de comunicação à altura, capazes não só de ir de encontro a como também de superar essas expectativas.

Há uma série de estratégias já consolidadas e que fazem sucesso com o público. Você pode, por exemplo, reunir todas as informações de seu evento em um hotsite leve e dinâmico que reúna informações como:

  • objetivos do evento;
  • apresentação do tema;
  • lista de expositores e participantes;
  • campo de inscrições;
  • mapa;
  • indicações de como chegar ao local (de transporte particular e privado);
  • programação;
  • dados sobre o estacionamento;
  • currículo de palestrantes;
  • compra de ingressos, entre outros.

Lembre-se de que esse site será a vitrine do seu evento. Para o caso de orçamento apertado, você pode fazer conteúdos especiais no blog, nas redes sociais e para o mailing da empresa. É essencial que, mesmo nesses casos, a identidade visual do evento esteja bem representada e que as informações listadas acima estejam presentes.

Outro aspecto importante é que este conteúdo seja mobile friendly. Afinal, o acesso à internet por dispositivos móveis dobrou nos últimos anos, segundo a pesquisa TIC Domicílios, divulgada pela Agência EBC.

6. Analise como suas tarefas podem ser otimizadas com a tecnologia

A tecnologia oferece uma série de recursos para otimizar a organização de seu evento, melhorar o armazenamento e o gerenciamento de dados, criar experiências interessantes para os frequentadores do evento e conectar os diferentes agentes envolvidos no processo.

Um aplicativo, como indicamos no tópico anterior, pode ser um diferencial para a sua estratégia, mas é importante também pensar em como esses recursos podem ajudá-lo nos bastidores. Cogite adotar sistemas de CRM e plataformas criadas por empresas especializadas.

7. Monte o cronograma

Agora que você já levantou todas as informações necessárias e contactou os profissionais certos para analisar condições de contratos e de pagamentos, está na hora de montar um cronograma para ser seguido à risca. Nele, inclua um prazo para receber os feedbacks dos participantes e montar um relatório de resultados.

Aqui, inclua as variáveis implicadas na produção do evento. Contar com a ajuda de pessoas experientes pode ajudar no estabelecimento de prazos realistas.

A produção de eventos corporativos envolve o estabelecimento de objetivos, metas, orçamento, datas, identidade visual, estratégias de comunicação, sinalização e atrações que se alinhem com o propósito da empresa na ocasião.

Esse planejamento estratégico, característico da pré-produção de eventos,impede que riscos passem batidos e garante que as informações sejam bem gerenciadas.

Com um olhar mais atento à pré-produção de seu evento, a produção e a pós-produção ficam muito mais fáceis, dado que os processos ficam encaminhados.

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Dicas de como conseguir parceiros em eventos

 

Organizar encontros empresariais é extremamente vantajoso para os negócios. Os benefícios são muitos: consolidar o relacionamento com clientes, promover networking e fortalecer a imagem da empresa.

 Assim, para garantir bons resultados e o alcance de metas, muitas instituições têm a intenção de conseguir parceiros em eventos para que sua execução seja realmente produtiva.

Contar com parceiros é interessante não somente para mitigar custos e esforços no planejamento, mas também para potencializar a atração do público interessado e expositores. Afinal, para ter um evento lotado, nem sempre uma divulgação forte é tudo.

Nesse sentido, ter outras empresas ao seu lado é uma iniciativa que vale a pena para ter encontros de qualidade que cumpram seus objetivos. No entanto, para que essa colaboração seja um sucesso, é muito importante estabelecer diretrizes e escolher criteriosamente as marcas envolvidas para bons contratos.

Pensando nisso, separamos 6 dicas para você selecionar os parceiros ideais para seu próximo evento corporativo. Continue a leitura para saber mais!

1. Analise a estrutura do evento

Tenha em mente todos os elementos que farão parte da estrutura do evento. Mapeie processos, fornecedores contratados, número de convidados esperado, entre outros detalhes. Essa diagramação é essencial para criar um plano de ação efetivo e combinar cada etapa com seus parceiros, ou seja, definir responsabilidades e entender quais são as tarefas de cada parte.

Nesse caminho, o intuito é que os envolvidos entendam como devem trabalhar para gerar os resultados estimados e evitar erros ou desentendimentos. Sendo assim, faça reuniões e registre todas as informações que forem acordadas, como:

  • responsabilidades e incumbências de cada um;
  • decisões que serão tomadas em conjunto ou o quanto de autonomia caberá aos parceiros;
  • divisão de lucros e custos;
  • metas da parceria e como os resultados serão mensurados.

Nesse ponto, vale notar que é importante fazer uma avaliação de riscos e desenhar todos os cenários possíveis. Esse diagnóstico vai nortear as ações tomadas e também ajudar as empresas a fazer os ajustes e correções ao longo do processo.

2. Escolha os parceiros mais adequados com o tipo de evento

Na hora de conseguir parceiros em eventos, uma boa ideia é recorrer à análise SWOT — que mede Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de um plano de ação.

Com esse estudo, faça um benchmarking e dê prioridade para aliados que sejam complementares, ou seja, que dominem temas sobre os quais você não é um especialista. Eles vão suprir lacunas e tornar o encontro ainda mais relevante, completo e marcante para os convidados.

Ainda opte por empresas parceiras que tenham afinidade com seu negócio, que partilhe dos mesmos objetivos e princípios éticos e com o tipo de evento que você está promovendo.

Por exemplo, se sua instituição está organizando uma conferência sobre turismo de negócios, busque associados dentro desse nicho que partilhem do mesmo público-alvo e que não sejam concorrentes, mas que trabalhem com soluções suplementares.

Por fim, lembre-se de checar o histórico e a reputação de cada marca, uma vez que, atuando em conjunto, a imagem da sua empresa estará ligada a ela.

3. Divida responsabilidades

Trabalhar em conjunto implica delegar certas atribuições e abrir mão do controle de tudo, o que é difícil para certos gestores. Dessa forma, para conseguir parceiros em eventos, é imprescindível fazer a análise que abordamos no tópico anterior.

No fim das contas, você precisa se sentir confortável e confiar nos parceiros escolhidos, pois confiará a eles parte da produção do conteúdo e estrutura do seu evento.

Logo, dedique tempo à escolha, mantenha uma comunicação afiada e eficaz e divida tarefas para que cada um explore ao máximo seu potencial.

4. Busque patrocínio

Sua empresa pode entrar em contato com outras que estejam compatíveis e alinhadas com seu negócio e propor que elas se tornem patrocinadoras.

Elas se beneficiam com a promoção da marca no evento e, em troca, sua instituição também sai ganhando, pois essa é uma boa maneira de atrair mais participantes que sejam clientes ou admiradores desses parceiros. Além disso, essa manobra é eficaz para mitigar e diluir custos. ​

5. Estruture a divulgação do evento

Inclua, no documento que aborda o mapeamento e detalhes do evento, informações sobre como será feita a divulgação, garantindo que seus parceiros vão ajudar sua empresa nessa tarefa e que farão isso da forma correta.

Cada instituição pode ter autonomia nesse processo ou vocês podem elaborar um manual de promoção, para que o trabalho seja mais alinhado e funcional, o que é uma escolha mais acertada.

Discuta pontos importantes como material de comunicação e meios de divulgação — redes sociais, newsletters, hot sites, anúncios, entre outros. Quanto mais bem planejado for o projeto de propaganda, maiores serão as chances de atrair um público expressivo para o evento.

6. Monte uma boa proposta e um mídia kit

Tanto para conseguir parceiros em eventos como patrocinadores você precisará submeter uma boa proposta que fale mais do seu evento e dos seus objetivos. Nessa apresentação, explique objetivamente elementos como:

  • foco do evento;
  • formato;
  • dia, local e horário;
  • serviços agregados (buffet, segurança, tecnologia etc);
  • público-alvo e número estimado de participantes;
  • proposta de patrocínio (se for o caso);
  • plano inicial de publicidade;
  • sobretudo, os benefícios que serão gerados caso a empresa aceite a parceria.

Com esse tipo de exposição, um futuro parceiro tem todas as informações básicas sobre o encontro e pode decidir se formar uma aliança será algo bom para o seu negócio. Por isso, é tão importante caprichar nessa proposta, passar credibilidade e ressaltar as vantagens de associar-se ao seu evento.

Não deixe de investir em um design claro, elegante e profissional, bem como em um conteúdo relevante. No mais, se sua empresa tiver realizado encontros empresariais anteriormente, um bom mídia kit pode ser decisivo para ajudar a conseguir parceiros em eventos.

Esse documento mostra outros eventos que sua instituição já fez e os resultados. Cabe notar que, nesse quesito, deve-se sublinhar dados positivos, que vão funcionar como instrumento para surpreender e convencer os possíveis aliados. Você pode adicionar referências como:

  • quantidade de participantes;
  • feedback do público;
  • menções importantes nos meios de comunicação e mídia espontânea gerada;
  • engajamento dos convidados(online e offline antes, durante e pós-evento);
  • matérias publicadas.

Conseguir parceiros em eventos é uma empreitada válida para otimizar o planejamento e produção de conferências e reuniões corporativas, além de colaborar para redução de custos e melhorar na divulgação e atração do público.

Com bons aliados, que devem ser escolhidos com muito critério, você será capaz de potencializar o retorno desses encontros e a experiência do cliente, alcançando resultados e ganhos que sua empresa talvez não conseguiria se estivesse sozinha.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 
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O que as empresas fazem para proteger suas viajantes femininas

 

Mulheres que viajam sozinhas enfrentam as mesmas frustrações que os homens: atrasos de voos, cansaço, dificuldade em encontrar comida saudável… Mas elas podem se deparar com outros riscos maiores, como assédio ou agressão sexual, problemas de saúde específicos de gênero ou sequestro, apenas para citar alguns.

O número de mulheres que viajam a negócios aumentou ao longo dos anos, à medida que elas vêm ganhando mais espaço nas empresas. Em uma pesquisa do GBTA, 71% das entrevistadas disseram que sentem enfrentar um risco maior do que seus pares do sexo masculino. Oitenta por cento disseram que, no ano passado, as preocupações de segurança afetaram sua produtividade nas viagens corporativas.

Suas três principais preocupações são: segurança geral, assédio sexual e assalto e viajar para determinados países ou cidades que podem ser perigosos. Dito isso, o que as empresas estão fazendo para educar e proteger suas funcionárias em viagens sozinhas?

“As empresas diferem no que diz respeito à sua postura e comprometimento em diferenciar a segurança de viajantes do sexo feminino, especificamente, de suas responsabilidades regulares de duty of care”, diz a diretora sênior de Conteúdo de Risco de Produto da WorldAware, Katherine Harmon.

Algumas empresas, particularmente as maiores, oferecem seminários, workshops e outros treinamentos para suas funcionárias antes de enviá-las em uma viagem. Isso geralmente inclui explicar as nuances dos destinos que podem ser perigosos para elas viajarem sozinhas ou lugares onde é culturalmente desaprovado que elas façam isso desacompanhadas, por exemplo.

Segundo a pesquisa, as entrevistadas gostariam que suas corporações fizessem mais coisas do tipo. Enquanto 83% acreditam que suas empresas se preocupam com sua segurança, 63% disseram que seus empregadores poderiam fazer mais para levar em consideração as necessidades das mulheres que viajam a trabalho.

E alguns dos recursos que as colaboradoras acreditam que devem ser fornecidos incluem contato de emergência ou linha direta, acomodações de segurança, motoristas e seguranças de confiança e treinamento em casos de agressão sexual e sequestro.

Fontes: GBTA / Panrotas/ www.copastur.com.br

 
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Como manter a produtividade em viagens a trabalho?

 

 Foto: Getty Imagens

Com cada vez mais empresas fazendo negócios em diversos lugares, é esperado que os profissionais sejam capazes de desempenhar suas funções fora do ambiente corporativo. Sair de um escritório para frequentar reuniões e estabelecer novas parcerias já faz parte da rotina de diversos colaboradores. Ainda assim, muitas pessoas encontram obstáculos para manter a produtividade em viagens a trabalho.

Contornar esse desafio é um dos principais objetivos dos gestores. Felizmente, algumas ações podem tornar o processo de deslocamento mais tranquilo e a experiência longe da empresa mais proveitosa. Continue a leitura e veja como garantir que os viajantes tenham mais produtividade em viagens a trabalho!

Planejar o deslocamento com antecedência

Ninguém consegue se manter focado em momentos de pressão e correria. Portanto, a dica básica para organizar qualquer viagem a trabalho é pensar nos detalhes com bastante antecedência. Isso inclui discutir as atividades que serão realizadas, o local dos encontros, o tempo destinado a cada tarefa etc.

A montagem de uma agenda física ou digital auxilia nesse processo e resultará em um material de apoio para o viajante se organizar. Também é importante garantir que o colaborador chegue ao ponto de embarque algumas horas antes. Assim, terá tempo para conferir documentos, fazer o check-in e aguardar a partida sem preocupações.

Orientações simples, como usar roupas confortáveis e levar casaco na bagagem de mão e alguns lanches saudáveis devem ser repassadas ao colaborador. São cuidados básicos que aumentarão o bem-estar da pessoa durante o trajeto, fazendo com que se sinta à vontade para iniciar um trabalho remoto.

Levar materiais apropriados para trabalhar

Esquecer um único item essencial pode prejudicar toda a estratégia da viagem. Assim, vale a pena incluir ferramentas e equipamentos de trabalho na checklist do viajante corporativo. Essa lista deve ser conferida antes da partida e conter recursos como:

  • dispositivos com acesso à internet (tablet, smartphone, notebook);
  • bateria, carregadores e adaptadores de tomada para todos os aparelhos utilizados;
  • material da instituição com relatórios, planilhas e outros arquivos;
  • cartões de visita e agenda (física ou digital).

Com os materiais em mãos, é possível executar funções a qualquer momento e em qualquer lugar que forneça energia elétrica. O colaborador pode aproveitar, por exemplo, as salas VIPs dos aeroportos enquanto aguarda o próximo voo.

O importante é buscar um ambiente confortável entre um deslocamento e outro para conferir e-mails, preparar apresentações ou verificar os documentos da empresa. Alguns espaços são equipados com televisão e oferecem água e café, o que proporciona uma experiência mais agradável.

Contratar um serviço de transporte corporativo

Otimizar o tempo é uma prática fundamental para quem quer manter a produtividade em viagens a trabalho. Como os trajetos entre aeroporto, hotel e locais de reunião costumam ocupar boa parte da rotina do viajante, é preciso pensar em formas de tornar esses deslocamentos mais rápidos.

Serviços de táxi e transporte de pessoas por meio de aplicativos são ótimas opções para agilizar as idas e retornos entre diferentes pontos da cidade. Por serem realizados em veículos e de maneira individual para cada cliente, garantem mais comodidade que o tradicional sistema de ônibus.

Outra opção que vem ganhando notoriedade entre as empresas é o transporte corporativo. Esse serviço permite agendar várias atividades por dia para que os colaboradores sejam atendidos no momento em que precisarem. O resultado vem na forma de economia de tempo para aproveitar a viagem ao máximo.

Contar com seguro para atendimento médico

Contratar seguro viagem é uma prática obrigatória para vários destinos internacionais. No entanto, como ninguém está livre de riscos, é importante garantir o serviço em qualquer situação. Isso também inclui os deslocamentos em território nacional.

O cuidado é importante para garantir que o viajante tenha total amparo enquanto estiver longe da empresa. Em caso de uma emergência relacionada à saúde ou até mesmo um acidente, é possível obter atendimento médico de qualidade, de maneira rápida e sem custos adicionais com consultas, exames e procedimentos.

A contratação de um seguro de viagem também protege o colaborador contra furto ou extravio de bagagens, o que pode trazer transtornos e dores de cabeça que impactam a rotina e, consequentemente, o nível de produtividade.

Reservar tempo para atividades de lazer

Sabemos que o corpo precisa de descanso suficiente para recarregar as energias e funcionar de maneira adequada. Assim, é importante que o colaborador se preocupe com a qualidade do sono durante a viagem, respeitando os momentos de descanso para relaxar e se preparar para um novo dia.

Outro aspecto que contribui para o aumento da disposição e da criatividade é a recreação. As pessoas precisam de períodos de lazer para distrair a mente e pensar em coisas além do trabalho. Assim, seja em uma viagem corporativa internacional ou nacional, o colaborador deve reservar alguns minutos para visitar pontos turísticos, observar paisagens e fazer programas divertidos.

Ao passear ou frequentar ambientes diversos, o viajante tem a oportunidade de conhecer a história local e até de fazer networking. Para os que preferem um momento mais tranquilo, compensa separar opções de entretenimento com jogos, séries, filmes e músicas que ajudem a desviar o foco da rotina profissional.

Utilizar aplicativos de organização

A tecnologia faz parte da vida de muitas pessoas e se tornou aliada das empresas que precisam organizar seus processos da melhor maneira. Entre as facilidades voltadas para viagens corporativas, destacam-se os aplicativos desenvolvidos para orientar colaboradores em diferentes atividades.

Há uma série de ferramentas disponíveis, com opções que permitem criar listas de tarefas, reservar hospedagem, contratar serviços de alimentação e de transporte, monitorar o total de horas trabalhadas, elaborar relatórios, emitir lembretes, entre outras aplicações.

É possível combinar mais de um aplicativo para tirar proveito de inúmeras funcionalidades. Enquanto deixa as funções básicas nas mãos dessas ferramentas, o colaborador consegue focar em ações estratégicas e se dedicar ao máximo a cada tarefa delegada.

Perceba que todas as dicas têm como objetivo melhorar a vivência do profissional ao longo do trajeto e durante os encontros de negócios. Portanto, invista no bem-estar e lembre-se de que ele é fundamental para uma pessoa manter ou até aumentar a produtividade em viagens a trabalho.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 

 
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Confraternização de empresa: efeito motivacional para colaboradores

 

Você por acaso conseguiu reparar como, com a aproximação do final do ano, os colaboradores logo começam a criar expectativas para o evento de encerramento das atividades da empresa? E motivos para isso não faltam! Afinal de contas, especialmente em tempos de crise, todos querem comemorar os resultados obtidos — por menores que sejam. Mas será que essa ocasião serve apenas para diversão e descontração? Que outras vantagens uma confraternização de empresa pode trazer?

Se essa é uma dúvida que não para de martelar em sua cabeça, você não pode perder este post. Vamos mostrar aqui uma série de benefícios que uma confraternização de empresa pode trazer para a produtividade, o bem-estar e a integração dos colaboradores!

Marca o início a um novo ciclo

Independentemente de sua empresa ter conseguido alavancar as vendas e a produtividade ou de ter enfrentado momentos de grande dificuldade, é fato: todas as organizações encaram desafios e conquistam resultados ao longo de um ano. Essa alternância de bons e maus momentos faz parte do ciclo de qualquer empreendimento. Mas é no final do ano que as pessoas geralmente se sentem mais dispostas a esquecer as turbulências, renovar suas esperanças e focar esforços no alcance de um resultado melhor.

Por mais que sejam apenas simbólicas nesse sentido, as confraternizações de empresas marcam o encerramento de um período e o início de um novo ciclo. E essa é uma das principais razões para que as pessoas fiquem mais otimistas e motivadas depois desses eventos.

Proporciona momentos de conversa descontraída

Com a correria do dia a dia e as diversas tarefas para realizar, os funcionários de qualquer empresa nem sempre têm a oportunidade de realmente conversar com quem passam um grande período de tempo em suas vidas: os colegas de trabalho. Pois o evento de confraternização é uma ótima oportunidade para eles se reunirem e finalmente conversarem de forma descontraída.

Está aí se perguntando sobre o benefício dessa ação? Além da diversão, claro, esse clima relacional e a proximidade criada são soluções que amenizam um dos maiores problemas enfrentados na gestão de recursos humanos: os conflitos pessoais. O dinamismo e a interação típicos dessas ocasiões favorecem a construção de um ambiente de trabalho mais agradável, propício a resultados engrandecedores.

Promove a integração entre setores

Embora a maioria das pessoas passe mais tempo no trabalho que em qualquer outro local, é muito comum que não tenham a oportunidade de realmente se relacionarem com colegas de outros setores. A confraternização da empresa é uma ocasião que pode reduzir essa distância, promovendo uma maior integração.

Por isso, elabore atividades que estimulem esse convívio, como gincanas, brincadeiras ou um amigo secreto. O importante é promover a mistura, incentivando as pessoas a saírem da sua panelinha habitual. Com a criação desses laços, as chances de sucesso da empresa são potencializadas. Afinal, é mais fácil ser indiferente aos esforços de um desconhecido do que às iniciativas do colega bacana com quem conversou na última festa.

É um investimento em endomarketing

Acredite você ou não, a realização de confraternizações é uma excelente estratégia de endomarketing. Depois da comemoração, os colaboradores tendem a enxergar sua função como mais que um mero trabalho. A partir daí, torna-se uma oportunidade de percorrer uma jornada significativa em equipe, promovendo o desenvolvimento pessoal.

Essa visão altera (e muito) a atitude dos funcionários em relação à empresa. Na prática, eles passam a se empenhar mais para alcançar o sucesso, transformando-se em verdadeiros aliados do negócio, promotores da companhia diante dos clientes e da comunidade.

Reforça a cultura organizacional

Eventos são excelentes oportunidades para reforçar a cultura organizacional, aqueles valores que estão no DNA da empresa e que determinam sua postura quanto à valorização dos funcionários, às políticas de trabalho e atendimento ao cliente, aos hábitos incentivados ou reprovados, aos valores e à missão do negócio, entre outros.

Portanto, além de refletirem a identidade da empresa, os eventos são oportunidades para reconhecer ou destacar as equipes ou os colaboradores que praticam cada um desses conceitos atrelados ao negócio. Isso incentiva um comprometimento maior com a cultura organizacional e tem um efeito multiplicador diante do grupo.

Favorece um marketing indireto positivo

Embora esse não seja o objetivo direto do evento, em tempos em que as redes sociais dominam a comunicação, você pode ter certeza de que seus funcionários farão questão de publicar fotos em sua festa de final de ano. E essa divulgação pode causar um impacto muito positivo na imagem que a empresa imprime em seu mercado ou na sua região. Afinal, quem não admira uma companhia que valoriza seu capital humano e procura promover seu bem-estar?

Estabelece um contraponto às exigências diárias

Ao longo do ano, a divisão de responsabilidades em uma organização faz com que seja necessário realizar exigências e cobranças. Obviamente, todo profissional maduro sabe lidar perfeitamente com essas situações. No entanto, quando o colaborador percebe que não apenas as responsabilidades e obrigações são divididas, mas que o sucesso também é celebrado em conjunto, sente que vale a pena se esforçar para obter os resultados propostos pela companhia.

Promove a valorização dos colaboradores

Quando a empresa faz todo um esforço e reserva parte de seu orçamento para promover uma confraternização com os funcionários, os profissionais entendem esse gesto como uma valorização do capital humano. E essa iniciativa é vista como um reconhecimento dos esforços empregados ao longo do ano para o crescimento da organização. Nesses eventos, ainda é possível homenagear e agradecer a dedicação dos colaboradores, gerando um sentimento de pertencimento que produz engajamento.

Funciona como fator motivacional

Ao se sentirem reconhecidos pela empresa e renovados após o fechamento de um ciclo, a tendência é que os colaboradores se sintam mais motivados a realizar seu trabalho com eficiência ainda maior. O sentimento de pertencer a um time pode produzir um engajamento capaz de fazer sua equipe elevar seu nível de performance, gerando a produtividade e a lucratividade esperadas.

Só é preciso tomar cuidado para realmente fazer desse momento uma celebração das conquistas obtidas. Cobranças, metas para o ano seguinte e explicações sobre reestruturação devem ser evitadas a todo custo. O importante é garantir que a confraternização seja uma ocasião para celebrar a vitória, estimulando os profissionais. Para repetir a dose, seus colaboradores certamente se empenharão para produzir resultados ainda melhores.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 

 
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Live streaming em eventos: prós e contras

 

Não é novidade que os vídeos fazem grande sucesso com o público on-line. De acordo com o site Business.com, um adulto gasta, em média, 5 horas por dia vendo vídeos. Desse tempo todo, 1 hora é dedicada a vídeos em dispositivos mobile. Contudo, a quantidade de empresas que apostam nessa estratégia ainda é muito menor que o número de usuários que buscam por conteúdo em vídeo.

De toda forma, você já deve ter percebido como as transmissões ao vivo tomaram conta das principais mídias sociais, certo? Facebook, Twitter, Periscope e Snapchat estão apostando alto no live streaming. E olha que só citamos alguns! O grande diferencial do live streaming é que ele é fácil, rápido e interativo, o que torna os vídeos muito mais interessantes. É isso mesmo: você não precisa ser um expert para fazer uma transmissão ao vivo.

Quer saber quais são os prós e contras do live streaming e como essa novidade se relaciona com o mundo dos eventos? Então continue a leitura!

As vantagens do live streaming

Identificar os benefícios de uma estratégia é sempre mais fácil que detectar seus pontos negativos. Portanto, comecemos pelo mais simples: quais são as vantagens do live streaming para sua empresa?

Alcance

Quando você faz uma transmissão ao vivo, seja por uma rede social ou por meio de uma plataforma específica, pode atingir um público muito maior do que o que está fisicamente presente no seu evento.

Imagine que você está organizando uma conferência de vendas, mas nem todos os vendedores podem estar presentes. Nesse caso, você pode transmitir o evento pela internet, envolvendo absolutamente todo o seu público, sem desculpas.

Visibilidade

A transmissão ao vivo dá visibilidade para sua marca — ainda mais se você estiver fazendo isso em uma rede social. Imagine se, em uma promoção para fazer girar seu estoque, você transmite toda a movimentação do setor de logística da empresa, passa informações em tempo real relativas a produtos esgotados, metas atingidas e novas ofertas.

Qual a finalidade disso? Despertar senso de urgência, dizendo para quem compra de você que logo pode perder tantas vantagens. Dessa maneira, é possível envolver mais o público, criando um vínculo que vai além da pura relação comercial.

Humanização

Criar um comercial ou preparar um vídeo para ser veiculado na internet tem todo um trabalho de retoque final que diz claramente que sua mensagem foi ensaiada e editada. Em contrapartida, o live streaming transmite o aqui e o agora, sem edições, tornando o evento mais real para quem está assistindo.

Economia

Em vez de investir em uma infraestrutura enorme para receber todos os seus convidados, é possível reduzir custos e manter a qualidade do evento com a transmissão ao vivo.

Mas se você pode transmitir ao vivo e contar com a participação das pessoas por meio de chats e redes sociais, os eventos podem se tornar mais frequentes e atender a demandas específicas dos seus stakeholders, fortalecendo a comunicação e o relacionamento.

Perenidade

Quando você faz um live streaming, pode gravar a transmissão para que ela seja assistida depois, aumentando ainda mais a participação no seu evento. Assim, quem não pôde estar presente nem assistir no horário agendado, pode acessar o vídeo posteriormente e obter o mesmo conhecimento que os demais participantes.

Essa característica pode ser usada para treinamentos de distribuidores e representantes, por exemplo. No lançamento de um novo produto, você pode repassar todas as informações, tirar dúvidas, criar um canal de comunicação ágil e eficaz, além de perene.

As desvantagens do live streaming

A tecnologia avança a passos largos e facilita bastante as nossas vidas, mas, às vezes, também tem desvantagens. No caso da transmissão ao vivo, essas desvantagens estão ligadas à infraestrutura e a um ponto crucial para qualquer marca: o relacionamento com o cliente.

Câmera

Para que seu evento seja um sucesso, você precisa transmiti-lo com qualidade. E isso exige uma boa câmera. Pode até ser uma webcam, mas você deve verificar como a imagem ficará em um local mais distante e com a pior conexão de internet possível. Só assim poderá realmente se preparar para se comunicar com quem quer que seja.

Captura

O vídeo que está sendo gravado pela câmera deve ser convertido para possibilitar a transmissão via internet. Esse processo precisa de uma placa de captura que fará a conversão. Você deve ter um computador equipado com tal equipamento ou contar com uma placa que possa ser conectada ao computador e à câmera ao mesmo tempo.

Conexão

Aqui está o maior problema do live streaming: a conexão de internet. Para fazer uma boa transmissão, você deve ter um sinal forte e sem interrupções. Evite usar wi-fi na transmissão do evento, pois ele está sujeito a falhas e bloqueios por paredes ou obstáculos. Mas não se trata apenas de você! Quem vai assistir a seu evento também deve ter uma boa conexão de internet, caso contrário, a visualização pode ficar prejudicada.

Velocidade

Uma transmissão com qualidade HD exige uma velocidade de internet de pelo menos 5Mbps. Caso você queira uma transmissão em 3D, esse mínimo sobe para 12Mbps. É como ver um vídeo na Netflix, por exemplo. Dependendo da qualidade da banda larga, fica muito difícil transmitir com a certeza de que quem está assistindo vai receber o vídeo tal qual o evento está ocorrendo.

Exclusividade

Outro fator que pode ser visto como uma desvantagem do live streaming é que somente pessoas que estão conectadas à internet terão acesso à transmissão. Por mais que a maioria das pessoas use smartphones com acesso a dados, nem sempre a rede da companhia telefônica permite assistir a um vídeo de alta qualidade com conexões 3G ou 4G.

Relacionamento

Finalmente chegamos ao principal problema do live streaming: se por um lado ele facilita muitas coisas, por outro, impede aquele contato mais próximo com os clientes. Ao transmitir eventos por meio de live streaming, você deixa de conversar cara a cara com o público, quando poderia fazer a leitura de suas reações e estabelecer um relacionamento de qualidade.

Esse distanciamento pode afetar futuras negociações e abrir espaço para que concorrentes captem a atenção dos clientes com estratégias que demonstrem uma maior valorização — como os eventos presenciais.

 

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Principais benefícios de realizar um encontro de negócios

 

Todo executivo sabe que, para garantir que a empresa continue expandindo e tendo sucesso, é necessário expor a marca.

Isso significa investir em ações que favorecem a prospecção de novos contatos e a avaliação de boas oportunidades, por exemplo. Muitas vezes, essas iniciativas são possíveis por meio de um encontro de negócios.

No post de hoje, você vai entender porque encontros de negócios são valiosos tanto para o marketing de uma marca como para maximizar os resultados da empresa como um todo. Continue a leitura e conheça os principais benefícios dessa estratégia agora mesmo!

Contribui para o fortalecimento da marca

Indiscutivelmente, uma grande vantagem dos encontros de negócios é como eles promovem a visibilidade e o posicionamento de uma marca.

Nesse ponto, vale lembrar a máxima de que “quem não é visto não é lembrado”. Logo, garantir que gestores e colaboradores estejam constantemente presentes e ativos é crucial para se fazer presente no mercado e fortalecer a marca, assegurando a relevância de sua imagem.

Por meio da presença em eventos, os profissionais de uma empresa têm a oportunidade de falar mais sobre os serviços ou produtos da instituição, expor cases de sucesso e argumentos em um ambiente mais amistoso e em clima convidativo.

Dessa maneira, fica mais fácil atrair a atenção e o interesse do cliente potencial, já que ele provavelmente está em uma posição mais confortável e receptiva. Da mesma forma, é possível ouvir a proposta de outras pessoas, conhecer mais sobre o que elas têm a oferecer e avaliar parcerias.

Ajuda a expandir a rede de contatos

O networking é um dos principais benefícios de encontros de negócios. O termo, que vem do inglês, significa a capacidade de estabelecer conexões com pessoas ou outras instituições.

O objetivo é formar e nutrir uma rede de contatos na qual o compartilhamento de serviços e informações seja contínuo entre indivíduos que têm interesses e afinidades em comum.

Portanto, fica claro que participar de solenidades de vários tipos é importante para desenvolver esse relacionamento, tanto entre os colaboradores como com o intuito de gerar novos leads e parcerias.

Em encontros de relacionamento, executivos têm a chance de conhecer contatos que podem virar novos clientes, fornecedores ou aliados em um projeto inovador. Quanto mais interação, maiores são as oportunidades de maximizar a rede de contatos.

Estreita as relações com os clientes atuais

Tão importante quanto captar novos clientes é assegurar a fidelização dos atuais e estreitar o relacionamento com eles.

Uma das melhores formas de valorizá-los, mostrar o quanto sua empresa se importa com eles e proporcionar uma experiência agradável é por meio de encontros de negócios.

Além de garantir que sua instituição será lembrada, como já mencionado, é importantíssimo criar e manter uma marca positiva com aquelas pessoas que inicialmente confiaram em sua marca.

Promove o benchmarking

Benchmarking é um conceito e uma estratégia amplamente usada no mundo dos negócios por empresas que desejam se manter competitivas e ficar atentas ao que está sendo feito pela concorrência direta.

A expressão vem da palavra inglesa “benchmark”, que pode ser traduzida como “referência”. Assim, a ideia é apostar em táticas para monitorar o mercado, avaliar e usar as informações levantadas a favor da empresa.

No entanto, o propósito não é copiar um concorrente, e sim estudar formas de superá-lo ou se inspirar em suas ações para melhorar a performance de uma instituição. Nesse sentido, os encontros de negócio são fundamentais para observar o mercado à sua volta e analisá-lo.

Desse jeito, os executivos e gestores podem descobrir de forma simples e direta o que seus concorrentes oferecem, que novos produtos ou serviços estão lançando e desvendar oportunidades e fragilidades.

8 dicas para fugir do óbvio e ter encontros de negócio bem-sucedidos

Como você viu até aqui, encontros de negócios são eventos realizados com o propósito de, essencialmente, identificar oportunidades e demandas e viabilizar a interação entre empresas, clientes, fornecedores em uma atmosfera diferente e acolhedora — que facilite o diálogo e as negociações.

São muitos os formatos possíveis, já que cada um atende a um tipo de objetivo e perfil de participante. Alguns exemplos comuns são:

  • reuniões temáticas;
  • palestras;
  • cafés — uma opção mais informal e intimista;
  • cursos e workshops;
  • confraternizações;
  • feiras e lançamentos.

Muitos desses acontecimentos fazem parte da rotina de gestores, entretanto, devido à sua grande importância, eles devem ser bem-planejados e o profissional precisa se preparar para aproveitar ao máximo o momento e assegurar o alcance dos objetivos traçados previamente.

Confira 8 dicas úteis que podem fazer toda a diferença e render bons frutos.

  1. Apareça com frequência, mesmo que o evento aparentemente não seja tão estratégico para o negócio. Afinal, tenha em mente que aparecer de forma esporádica ou somente quando você está precisando de algo pode transmitir uma mensagem negativa.
  2. Por outro lado, dê prioridade a eventos ligados à sua rede de contatos e que tenham sinergia com sua empresa.
  3. ​Procure se comunicar de forma clara. Para o sucesso das negociações, é importante ser objetivo e garantir que as pessoas entendem suas intenções.
  4. Atualize-se sobre o mercado, leia e consuma conteúdo relevante. Dessa forma, você estará bem-informado e será capaz de tecer diálogos interessantes e atrativos.
  5. Seja pontual. Em caso de ser o anfitrião do encontro de negócios, chegue mais cedo. Quando for o convidado, apareça na hora. Evite também cancelar, a não ser que seja por um motivo grave. Se for necessário remarcar, avise aos participantes com antecedência.
  6. Mantenha uma postura ética e não fale mal de outras pessoas ou instituições.
  7. Evite dominar a conversa. Compartilhe suas ideias e estimule a participação dos outros.
  8. Demonstre interesse genuíno pelas outras pessoas. Não se distraia com celulares e tente não interromper uma conversa para atender a uma ligação ou responder a uma mensagem que pode esperar.

Assim como nas relações pessoais, o encontro de negócio é primordial para a manutenção do marketing de relacionamento com seus contatos, clientes e toda a rede de interesse de uma empresa. Aproveitar esse canal de comunicação é um investimento e uma grande chance para consolidar a marca.

Fonte: www.copastur.com.br

 
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