Eventos 2019: expectativas e cenários

 

Texto de Vanessa Marin

2018 terminou! O que nos espera em 2019?

Otimismo, mercado em crescimento, retomada da economia, orçamentos corporativos maiores para eventos?

Sim, esta é a voz do mercado brasileiro ouvido para o estudo recente publicado pela Revista Eventos , que valida e está em sintonia com outras pesquisas realizadas agora no Brasil. Como a realizada pela Braztoa – Associação Brasileira das Operadoras de Turismo, no qual 94% dos entrevistados crê que 2019 será um ano de evolução.

Pesquisa trimestral da ADVB – Associação dos Dirigentes de Vendas e Marketing do Brasil e FIPE – Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas em dezembro/2018 apontou que 77,3% dos profisisonais esperam aumento nas vendas nos próximos 12 meses e 41,2% disseram que terão aumento na verba de marketing. Números divulgados pela Abracorp – Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas também sobre o 3º trimestre/2018, igualmente apontam para crescimento: 17,5% nas vendas do aéreo nacional e 10,2% em volume de bilhetes emitidos.

Se é esperado crescimento econômico e maior volume de negócios, quais serão as principais diretrizes que nortearão esta evolução do mercado?

Cenários em 2019 para os eventos

Você está enganado se pensa que as inúmeras opções tecnológicas direcionadas aos eventos sejam o que há de mais importante no setor. Isso não é verdade. Elas são e serão apenas o meio utilizado para atender ao bem maior: o participante. Ele é e será o rei absoluto da mente e do coração das empresas e do profissional de eventos. Absolutamente tudo foi e é direcionado para que eles possam ser envolvidos cada vez mais no evento e todos os stakeholders.

Assim, um dos mais fortes aspectos de 2018 se fortalecerá em 2019: os participantes querem interagir, participar, serem escutados e terem voz ativa. Ou seja, querem experiências e envolvimento com todos os stakeholders (os demais participantes, o evento, os palestrantes, patrocinadores e expositores).

Todos os mais relevantes sites e formadores de opinião internacionais apontaram e nomearam inúmeras novidades e fatos importantes do setor durante o ano de 2018. Sem exceção, o foco de cada uma delas tinha como pano de fundo e objetivos cativar o participante e superar resultados corporativos positivos.

Da mesma maneira, a principal ênfase e o motivo de sucesso de todos os eventos direcionados aos profissionais de eventos mais renomados e desejados foi a de oferecer novos formatos, ideias e instrumental para conseguir estes dois objetivos.

Por isso, a criatividade, a inovação, as novidades tecnológicas e todas as demais ações desenvolvidas no e para o mercado de eventos no passado recente tiveram na sua essência superar as expectativas de consumidores e empresas clientes.

Esta realidade pungente transformou e impactou todos os aspectos do mercado de eventos até agora. E as transformações vão continuar em 2019, embaladas pela previsão de crescimento econômico no país e de orçamentos maiores de eventos pelas empresas:

Formato, duração e tipologias – Palestras mais curtas, focadas e envolvendo hands-on experience, ou experiências com “mão na massa”. Workshop e oficinas são os que despertam maior interesse. A duração do evento e, consequentemente, das ações que devem ser trabalhadas transcendem muito o reduzido prazo de sua realização. Ele expandiu e inclui as suas edições anterior e posterior, às vezes de mais de uma edição.

Locais – se destacarão aqueles que oferecem ambientes multiuso e com as maiores facilidades para a interação dos participantes, seja em mobiliário confortável e diferenciado, facilidade de conexão e sociabilização.

Customização – compreender o que o perfil do participante deseja, segmentando-os ou agrupando-os em grupos afins e personalizando partes do evento (como programação flexível) para que sintam que suas necessidades e expectativas específicas estão sendo atendidas. O que já foi considerado impossível, já é realidade e se fortalecerá em 2019. A chave do sucesso está nos demais itens: big data ou dados em grande volume, colhidos e analisados em tempo real.

Crowdshaping – é a coleta de dados em grande escala, em tempo real, para medir comportamento do evento, utilizando todas as ferramentas e tecnologias disponíveis (aplicativos, mídias sociais, wereables, beacons, etc). Seu crescimento é certo. Os melhores resultados serão obtidos para aqueles que definirem melhor qual data obter, quando usar, quais instrumentos de coleta adotar e onde estes dados serão guardados.

Métricas – A definição e utilização de métricas e indicadores (comparativo entre as métricas) de avaliação vem ganhando importância crescente nas prioridades dos organizadores e clientes, bem como a cada vez mais sofisticada análise comportamental dos stakeholders. A customização promove interatividade, que por sua vez traz o engajamento. Para conseguir o engajamento desejado, é imperativo ter as informações corretas (aquela que permitirá ao evento satisfazer as necessidades e desejos dos participantes), atualizadas em tempo real.

Conteúdo – O conteúdo apresentado deve ser interativo, misturando conhecimento, depoimentos, troca de experiências e estímulo à cocriação. Customizado e orientado para que possa o evento ofereça grande valor e possa ter mais significado para os participantes. As plenárias, ou sessões onde todos os participantes são esperados continuarão a existir, mas ganharão importância crescente os temas mais específicos e, consequentemente, direcionados para grupos menores.

Interação e integração mais profunda – estruturação de atividades e locais adequados para que as pessoas possam aprofundar seus contatos e aprendizado em nichos ou em pequenos grupos.

Sustentabilidade – todos os aspectos se destacam. Dentro do tripé da responsabilidade social, inclui o respeito a diversidade cultural, raça e credo e do respeito às restrições alimentares, de locomoção, etc. O consumidor valoriza o relacionamento com empresas que tenham propósito. Os eventos precisam falar esta mesma linguagem.

Segurança em todas as áreas – relevância crescente para todos os tamanhos de eventos e abordando todos os aspectos, inclusive a cibernética (proteção dos dados e das transações online). A melhoria da tecnologia de reconhecimento facial vem promovendo crescimento na sua utilização no exterior, em especial no credenciamento, mas também no reconhecimento das emoções e do comportamento da audiência nos eventos.

GDPR e LGPD – A partir de 25/05/18, entrou em vigor o GDPR – General Data Protection Regulation ou Regulamento Geral de Proteção de Dados, novo regulamento da União Européia sobre a captação e privacidade dos dados pessoais dos consumidores, independente de onde estão localizados. Já está claro que as adaptações transcendem os aspectos jurídicos, mas também os técnicos como a remodelação do armazenamento das informações. No Brasil, a LGPD, sigla para Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil, entra em vigor em fevereiro/2020 e tem como foco garantir a privacidade dos dados pessoais através de regras claras dos processos de coleta, armazenamento e compartilhamento dessas informações. Ambos continuarão a ser fortes reguladores das ações corporativas, incluindo os eventos.

Este cenário certamente demandará profissionais ainda mais qualificados para atender às necessidades dos clientes. Você está preparado para se destacar?

Fonte: www.revistaeventos.com.br

 
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Comida em viagem: bonitinha, mas ordinária

 

Em destino desconhecido viajante descolado não se deixa enganar só pela aparência da comida pois pode estar contaminada

Água duvidosa – comida de rua encanta o turista pelo cheiro e aparência, mas ninguém sabe qual a água que foi usada.

Texto: Fabio Steinberg

Comer e coçar é só começar, já dizia o antigo ditado. Afinal, ninguém é de ferro e pode perder a cabeça diante da aparência e sabor de uma comida apetitosa. Isso ocorre principalmente na alimentação em viagens, quando o turista está com sua guarda mais baixa e aberto a novas experiências. É então que ele se deixa seduzir pelo trio fatal “lugar diferente – estômago vazio – gastronomia apetitosa”. Depois paga a conta da saúde por sua gulodice desvairada.

Falta de higiene

Em ambientes desconhecidos e carentes de higiene, há um risco real de contaminação. Não se engane: por trás do cheiro delicioso e sabor exótico de um alimento pode habitar um exército de bactérias, parasitas e vírus. Autoridades em controle de doenças estimam que a comida imprópria pode causar mais de 200 tipos de enfermidades. Mas não se apavore. Há sete cuidados principais listados pelo site Smarter Travel para evitar transtornos digestivos. Por sinal, a maior parte está relacionada à água não tratada.

  1. Água da bica – é disparado a campeã dos vilões. Se não for tratada, pode provocar diarreias, rotavírus, ou até doenças mais sérias. Não dá para se basear nos hábitos da população local, pois seus organismos podem já estar imunizados. Para evitar problemas, melhor beber água engarrafada, se possível de marca conhecida, ou então fervida. Tampouco é recomendável escovar dentes com água da torneira em lugares desconhecidos.
  2. Gelo – É engano achar que germes de água contaminada morrem ao serem congelados. Como nem sempre dá para saber a origem do gelo consumido, melhor evitá-lo. Na dúvida, só consumir se veio de água engarrafada, fervida ou tratada. Para fugir dos riscos melhor beber água, refrigerante ou cerveja se em garrafa ou água.
  3. Mãos lavadas – não basta o viajante fazer isto, mas tem também que confirmar se quem prepara ou manipula os alimentos adota a prática. Qual a garantia de que a comida ingerida não foi tocada por mãos contaminadas? Há indicadores que ajudam a avaliar se um local cuida bem da higiene. Por exemplo, a ausência de sabonete nos banheiros, atendentes pouco asseados ou ignoram noções de higiene, ou que usam roupas sujas.

Longe dos olhos – Em cozinha mambembe ou de rua quando o cozinheiro lava as mãos?

  1. Comida crua – por trás de uma inocente salada pode se esconder um exército de germes. Por isto, melhor não consumir vegetais ou legumes crus que podem vir de água não tratada. Frutas, só sem casca. Na dúvida, siga a regra: ferver, descascar, cozinhar ou esquecer.
  2. Moscas na comida – ninguém merece uma comida frequentada por moscas. Quando pousam nos alimentos, estes insetos antipáticos produzem dois tipos de contaminação. Um, as patas deixam resíduos de tudo por onde a mosca passou antes – melhor não entrar em detalhes. Dois, elas depositam como brinde extra os restos daquilo que digeriram por aí. Por isto, é arriscado comida de buffet ou de rua, geralmente o lugar favorito para seus sobrevoos maléficos à saúde.
  3. Preferência pelo quente – comida recém preparada, bem cozida e quente, é sinal positivo em segurança alimentar. Uma bactéria se multiplica com maior facilidade em alimentos pouco frios (acima de 4º) ou malcozidos (menos de 60º). Mas ninguém viaja com termômetro no bolso. Por isto, é mais saudável optar por lugares que fazem comida na hora. Mas que ela venha sempre bem quente, quase fervendo, a ponto de queimar a língua.
  4. Cuidado com o sol – comida pronta pode ser consumida em até duas horas. No entanto, ela se estraga em menor período se a temperatura ambiente for superior a 32º. Debaixo do sol o alimento se deteriora ainda mais rápido. Como o calor amplia o desenvolvimento de bactérias, melhor fugir de comida de rua, exposta diretamente ao calor do sol.

Pode haver riscos de contaminação na alimentação em viagem, mas não precisa exagerar nos cuidados!

Fonte: www.turismosemcensura.com.br

 

 
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Saiba como elaborar uma check list de eventos e evitar imprevistos

 

São muitas e muitas as empresas que já notaram o potencial que os eventos corporativos apresentam em termos de estratégia de marketing. Aliás, você já reparou como essas iniciativas têm sido cada vez mais frequentes? E não é para menos! Essas ocasiões são perfeitas para atrair e fidelizar clientes, bem como para melhorar o relacionamento com fornecedores externos, além, é claro, de potencializar relacionamentos e resultados dos próprios funcionários.

O detalhe é que a gestão de eventos é como uma faca de 2 gumes. Quando bem realizada, seja qual for o objetivo, ela dá um retorno extremamente satisfatório. Por outro lado, quando surge algum problema, os prejuízos causados podem transformar esse transtorno em uma falha simplesmente inesquecível.

Para você conseguir organizar eventos completos, sem maiores complicações e tendo tudo prontinho com a devida antecedência, separamos aqui algumas dicas valiosas. Com elas, será possível montar uma checklist de eventos completa! Pronto para deixar o pânico de imprevistos no passado? Então confira!

Checklist de eventos: ferramenta para o sucesso

Por mais que a organização de eventos seja sempre desafiadora, você pode facilitar bastante o processo e diminuir os riscos ao preparar uma checklist a fim de ajudá-lo a controlar todos os fatores necessários para o sucesso da sua iniciativa.

Estamos falando basicamente de uma listagem de pontos de verificação contendo todos os itens necessários para você organizar os próximos eventos da melhor forma possível, preparado para lidar com qualquer eventualidade. É, portanto, uma ferramenta de extrema importância. Mas você por acaso sabe o que deve fazer para montar uma checklist? Vai aprender agora!

  1. Defina seus objetivos

Antes de mais nada, defina o público a ser alcançado e os objetivos do evento. Se você quer lançar um novo produto, invista em materiais informativos de qualidade, em um ambiente favorável à interação do público com a empresa e em entretenimento informativo. Já se a proposta é melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros e colaboradores, aproveite para levar o máximo possível de informações sobre seu negócio, mostrando os benefícios obtidos graças à atuação em conjunto.

  1. Levante informações relevantes

Crie um formulário para buscar e registrar todas as informações relevantes para a realização da atividade, como:

  • tipo e nome do evento;
  • objetivo e tema;
  • número de convidados;
  • atividades a serem realizadas;
  • duração;
  • cronograma;
  • orçamento.

Obviamente, dependendo dos objetivos e do tipo de evento, pode ser preciso reunir mais informações. Então fique atento! Esses dados são extremamente necessários para identificar não só as possibilidades, mas também os riscos no momento da elaboração do planejamento.

  1. Pense na data

É essencial definir a data o mais rapidamente possível para se ter tempo suficiente a fim de planejar cada detalhe do evento sem pressa, começando pela divulgação e pelo envio dos convites — ou a venda de ingressos. Verifique se não há outros acontecimentos, festividades ou feriados próximos à data pretendida, porque isso pode diminuir bastante o público do evento, acabando com as expectativas de sucesso. Escolha com cuidado!

  1. Fique de olho no orçamento

Tenha muito cuidado com a verba disponibilizada, definindo quanto pretende gastar com cada elemento e se precavendo para não ultrapassar o orçamento. Especialmente se a verba não for grande, tente definir local e fornecedores o quanto antes para conseguir negociar preços mais baixos e condições de pagamento melhores. Essa antecipação gera, portanto, redução dos custos.

Prepare uma lista com todos os acordos fechados, seus valores e prazos de pagamento para que nada fuja do controle. Além disso, procure pensar em tudo que possa gerar custos extras no seu orçamento. Desde a definição do local e dos fornecedores até os brindes que serão distribuídos, tudo deve ser previsto para você não ter surpresas desagradáveis.

  1. Escolha o local

Agora que você tem os objetivos devidamente definidos, levantou e registrou as informações mais relevantes e resolveu a data do evento, chegou a hora de escolher o local. Antes, relembre as informações levantadas e os objetivos do evento, que devem ser levados em conta nessa definição.

De toda forma, alguns critérios são comuns a todo evento. Você deve, por exemplo, procurar por um espaço de fácil acesso e que ofereça todos os recursos necessários ao cumprimento dos seus objetivos, como:

  • espaço suficiente para a montagem da estrutura;
  • quantidade ideal de assentos para proporcionar conforto aos convidados;
  • tipo de piso e segurança contra incêndios;
  • púlpito, palco e suporte para bandeiras;
  • iluminação e sonorização de boa qualidade.

Procure observar os mínimos detalhes, desde a decoração até a acessibilidade para pessoas com deficiência. A propósito, não esqueça que locais preparados para receber um público variado dão maior credibilidade ao evento.

  1. Relacione todos os fornecedores

Relacione o nome de todos os fornecedores contratados para a execução do evento, incluindo as atividades que eles vão desempenhar e seus respectivos contatos. Esse ponto é de extrema importância para o caso de algum imprevisto, pois dá o suporte necessário para uma rápida tomada de decisão.

Precisa entrar em contato especificamente com o responsável pelo buffet? Lá está seu nome, seu telefone e um resumo do que ficou combinado. Acredite: muitos erros acontecem pela simples falta dessas informações em uma checklist.

  1. Monte um cronograma

Defina prazos para o início e também para a conclusão de cada uma das etapas. Faça um acompanhamento constante para ver se tudo está saindo de acordo com o cronograma e vá atualizando o status conforme as atividades são concluídas. Esse controle ajudará muito na organização!

  1. Acompanhe o evento de perto

No dia do evento, esteja com sua checklist em mãos para confirmar que está tudo certo e preparado para quaisquer eventualidades que possam acontecer. Esteja lá para se certificar de que tudo está acontecendo conforme o planejamento e fique atento para antever possíveis insatisfações.

Como você pode ver, esse trabalho de gestão não é nem um pouco simples! Mas a elaboração de uma checklist de eventos já consegue facilitar bastante sua organização, minimizando as chances de erros. Elabore quantas checklists forem necessárias para transformar seu evento em um grande sucesso!

Fonte: www.copastur.com.br

 

 
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Organizador de eventos: entenda o perfil e o papel desse profissional

 

Diversas empresas têm investido bastante em eventos corporativos para superar a concorrência e a competitividade do mercado, que está cada vez mais acirrada. Seja em palestras, simpósios, congressos ou workshops da área, o segredo está em promover a troca de conhecimentos e o estreitamento de laços com clientes, fornecedores e parceiros, bem como fortalecer a marca e reter talentos.

Para alcançar todos esses objetivos, esses eventos devem ser o mais organizados possível. E é aí que entra o papel do organizador de eventos. Dentro desse contexto, a profissão tem se destacado, pois cabe a esse profissional planejar, organizar e fazer os mais diversos tipos de eventos corporativos realmente acontecerem.

Eles desempenham, portanto, um papel crucial em praticamente qualquer gestão. Mas o que faz, na prática, um organizador de eventos e qual é o papel desse profissional dentro das empresas? Pois é o que você vai descobrir no post de hoje! Continue a leitura e fique por dentro!

O que faz um organizador de eventos?

Basicamente, o organizador de eventos é aquele profissional responsável por planejar, sistematizar e produzir qualquer tipo de evento: conferências, palestras, feiras e jantares corporativos, dentre outras possibilidades.

As atividades envolvidas na profissão englobam desde a criação e o desenvolvimento do conceito do evento, passando pela providência de toda a documentação necessária, pela pesquisa de orçamentos e pelo contato com fornecedores, clientes e equipe de trabalho. É ele também quem cuidará da reserva de local e equipamentos, promoção, marketing e acompanhamento do desenrolar do evento.

É claro que, para dar conta de todo esse trabalho, o organizador de eventos normalmente tem o auxílio de uma equipe, que o ajuda nas tarefas necessárias para que o plano se transforme em ação exatamente como imaginado. E é justamente por gerenciar uma equipe de trabalho que esse profissional também funciona como um elo de ligação entre o time e a diretoria da empresa.

Qual deve ser o perfil desse profissional?

Como você já deve ter percebido, ser um organizador de eventos corporativos é um trabalho que exige bastante empenho de seus profissionais, não é mesmo? Mas, além disso, para se destacar na profissão, algumas características são mais que bem-vindas. Na verdade, são peças-chave. Confira quais são elas:

Organização

Pesquisar e negociar com fornecedores, promover ações de marketing, buscar parceiros e gerenciar uma equipe são algumas das responsabilidades básicas do organizador de eventos.

É por essas e outras é que a organização deve ser uma característica muito bem desenvolvida nesse profissional. Afinal de contas, gerenciar todas essas atividades com excelência pode se transformar em uma algo bem complexa sem o mínimo de organização e controle, não concorda?

Flexibilidade

Não tem como escapar: as coisas nem sempre saem como planejamos. E a realidade não poderia ser diferente no mercado dos eventos corporativos. Imprevistos podem até tardar a surgir, mas eventualmente costumam sim marcar presença.

Por isso é que o organizador de eventos deve ter um excelente jogo de cintura, a fim de driblar as adversidades que aparecerem pelo caminho, de maneira a não deixar que elas prejudiquem o andar da carruagem ou tornem o evento um fracasso.

Comunicação

Como já mencionamos anteriormente, o organizador de eventos é responsável por gerenciar uma equipe e fazer contato com fornecedores, patrocinadores e clientes. Por isso, ter uma excelente capacidade de comunicação é item indispensável. Essa característica pode, inclusive, ser crucial na hora de negociar valores e fechar contratos, bem como para conseguir patrocínios e doações.

Liderança

Ainda seguindo a premissa de que na organização de eventos, sempre há um time trabalhando em conjunto, cabe ao organizador liderar, gerir e orientar a sua equipe, a fim de que tudo saia conforme o planejado, fluindo da melhor maneira possível.

É preciso entender que cada membro da equipe funciona como uma peça que tem uma função específica, imprescindível para o funcionamento do todo. Assim, capacidade de liderança, escuta ativa, mediação de conflitos, controle emocional e habilidade de manter a motivação em busca do objetivo final são características essenciais.

Disposição

Estar disposto a conhecer as inovações em ferramentas e serviços, cada dia mais comuns no mundo dos eventos corporativos, é uma qualidade extremamente desejável nesse contexto. Com o objetivo de deixar o evento mais atrativo, reduzir os desperdícios e diminuir o tempo gasto em determinadas atividades, essas ferramentas são a vanguarda do setor.

Criatividade

Além disso, a criatividade também é de grande ajuda nessa profissão. Para ser mais realista: ela é essencial. Como são responsáveis pela criação do evento e, antes disso, por todo o seu conceito, essa característica pode contribuir bastante para o planejamento de experiências realmente surpreendentes, fora do senso comum, e para vencer os desafios que venham a surgir.

E quanto aos conhecimentos técnicos?

É claro que possuir todas as características citadas acima já é um grande passo na hora de se destacar como um excelente organizador de eventos. Mas é preciso esclarecer que apenas possuir um bom perfil pode não ser suficiente para desempenhar essa função.

Afinal, com o aumento da demanda por profissionais na área, a qualificação e os conhecimentos técnicos passaram a contar bastante.

Nesse cenário, marketing, logística, finanças, administração, informática, tecnologia e até mesmo conhecimentos em psicologia, sociologia, redação e idiomas fazem parte do escopo técnico necessário para ser um organizador de eventos realmente qualificado para o desempenho da profissão.

Tanto que, hoje em dia, já existe uma quantidade considerável de cursos superiores, especializações e pós-graduações no setor em todo o país!

Essas formações duram em média de dois a quatro anos e incluem conteúdo que facilitará o entendimento sobre a organização estrutural de um evento, contratação de serviços, documentação, etiqueta social para o contato com os clientes, aulas de protocolo, planejamento e criação de projetos.

Acreditar que a organização de um evento depende apenas de talento pessoal pode trazer problemas para os profissionais. Assim como em outras profissões, qualquer erro pode comprometer a sua imagem e a do seu cliente.

Há muitos casos, inclusive, de eventos catastróficos com quedas de palanque e documentação irregular que impossibilitaram sua realização, por exemplo.

E qualquer situação negativa cai na conta do organizador. Evitá-las é possível com preparação técnica, atualização e conhecimento dos melhores caminhos a seguir. Além disso, quanto mais qualificado um profissional for, mais requisitado no mercado ele será.

A boa notícia é que existem empresas especializadas na organização de eventos corporativos, que podem ajudar demais na criação, no planejamento e na organização, tudo de maneira extremamente profissional.

Nesses casos, o organizador de eventos funciona como a principal ponte de ligação entre a empresa contratada e a corporação, representando os interesses do negócio e se certificando de que tudo sairá de acordo com o roteiro.

Como é a rotina desse profissional?

O mercado de trabalho para o organizador de eventos é bastante variado. Além de trabalhar em eventos corporativos, o profissional pode trabalhar em setores públicos, ONGs, clubes e hotéis, centros culturais e agências particulares.

E hoje, com a ajuda da tecnologia já existem profissionais especializados na organização até mesmo de eventos digitais.

As condições de trabalho são distintas, já que cada evento possui uma finalidade diferente e um público único, por isso de modo geral não existe uma rotina para quem trabalha com essa área. No entanto, algumas atividades fazem parte das demandas diárias de quase todos eles durante a organização de um evento. São elas:

  • criar um planejamento, também conhecido como “pré-evento”, para evitar possíveis falhas;
  • verificar as métricas e desejos do cliente;
  • pesquisar fornecedores e negociar descontos que se encaixem no orçamento;
  • escolher o melhor local de acordo com a proposta do evento e número de participantes;
  • investir em divulgação;
  • se relacionar com o público interno durante o evento;
  • obter feedbacks dos participantes após a realização.

Quais são os maiores desafios?

Um organizador terá uma vida marcada por surpresas, afinal nunca se sabe o que pode acontecer durante um evento e quais problemas terão que ser resolvidos rápido. Na carreira, de um modo geral, outros desafios também podem atrapalhar a vida desse profissional. Confira alguns exemplos:

Estabelecer uma boa rede de contatos

Antes de lançar o seu nome no mercado é importante que todo organizador de eventos estabeleça uma boa rede de contatos. Networking é importante para qualquer profissão, pois abre as portas para as oportunidades, mas no caso desse profissional ele se torna fundamental para aproximar os melhores fornecedores, colaboradores e futuros clientes.

Para criar a sua rede comece a se relacionar com as pessoas a sua volta!

Criar uma imagem no mercado

Como as pessoas conhecem o seu trabalho? Como poderão entrar em contato com você e solicitar um orçamento? Estabelecer uma boa imagem no mercado é importante para atrair possíveis clientes, por isso invista em bom marketing pessoal. Ou seja: saiba se vender!

Isso envolve divulgar as suas experiências, criar um portfólio com os eventos realizados e cuidar de você mesmo, observando seu jeito de se portar, aparência profissional e maneira com que trata as pessoas.

Entender os interesses do clientes

Nenhum evento possui uma cartilha pré-estabelecida que pode ser seguida por todos os organizadores. Enquanto alguns são mais sofisticados e possuem protocolos mais rigorosos, outros são mais simples, com um público menor. Para fazer com eles deem certo é preciso saberidentificar o perfil dos seus clientes e do público que ele pretende atingir.

E esse é um dos maiores desafios dessa profissão. Afinal, não adianta usar todo o seu conhecimento e criatividade para criar algo que seja fora do gosto pessoal das partes interessadas e dos contratantes. Desde a escolha do local até a escolha dos serviços, tudo precisa estar adequado aos gostos e preferências do cliente e do seu público-alvo.

Lidar com os imprevistos

Como já dissemos neste artigo, por mais que um evento esteja planejado nos mínimos detalhes alguns imprevistos podem surgir. Ter jogo de cintura para saber lidar com eles e manter sempre um plano B é importante, mesmo que você não tenha ideia de qual problema vai aparecer.

Para isso, crie cenários do que pode dar errado e algumas soluções hipotéticas, tenha sua equipe integrada e se comunicando durante toda a realização do evento e não se desespere. Manter a calma ajuda na tomada de decisões e a solucionar desafios da melhor forma possível.

Trabalhar em equipe

Saber como agir na hora de liderar e trabalhar em equipe pode ser um desafio para os organizadores, pois com o estresse do dia a dia de trabalho perder a cabeça é algo fácil!

Organizar eventos envolve comandar um time, designar as funções certas e explicar com detalhes a cada um o que precisa ser feito. Para que um trabalho de excelência seja feito também é preciso que todos se sintam motivados e sem uma figura de liderança essa missão é quase impossível.

Saber negociar

O seu talento como um bom organizador também está em saber negociar. Produzir eventos conta com um orçamento determinado, e muitas vezes limitado, e você terá que dar o melhor de si para que ele seja suficiente para o espaço, time de colaboradores, equipamentos, comida e bebida, segurança e assim por diante.

Neste ponto, pesquisar e encontrar os melhores fornecedores e pedir uma redução é um desafio e requer bons argumentos. Por isso se prepare!

Treine seu discurso, estude estratégias de comunicação, firme parcerias para as próximas contratações e ofereça concessões. Se você dominar a arte de negociar o céu será o limite para a sua carreira.

Manter-se motivado

Quem trabalha com produção de eventos precisa gostar muito do que faz. Especialmente porque essa profissão exige muito do seu profissional: noites em claro, muita organização e capacidade de resolver problemas com rapidez. Sempre com um sorriso no rosto!

Manter-se motivado e buscar atualização nessa profissão precisa ser uma meta diária ou será difícil cativar clientes, inovar e realizar um bom trabalho.

Uma das melhores maneiras de buscar essa motivação é se orgulhar do que faz e encarar com otimismo o que porventura não venha a dar certo.

E aí, gostou de saber mais sobre o perfil e o papel do organizador de eventos corporativos? Compartilhe essas dicas nas redes sociais e ajude outros profissionais da área a também dominarem o assunto! ​

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Buffet para eventos: saiba o que fazer para não errar na escolha

 

Os eventos empresariais são excelentes oportunidades para divulgar o nome do negócio e estreitar os laços com parceiros, clientes e colaboradores. Afinal, além de  propícias ao networking, essas oportunidades também aumentam a integração e o diálogo entre os próprios membros da equipe, bem como entre eles e o público externo à organização, incentivando a parceria e o espírito de cooperação.

Mas para assegurar que tudo saia como o planejado, é importante ficar atento a uma série de detalhes na hora de escolher o buffet para eventos, garantindo que a ocasião seja um verdadeiro sucesso e traga ainda mais prestígio e renome para a corporação. Para ajudar sua empresa a não cometer erros graves, preparamos 6 dicas fundamentais sobre o que deve ser avaliado na hora de escolher o buffet de um evento corporativo. Confira!

Objetivo do evento

O gênero evento empresarial comporta várias espécies de celebrações, indo desde o lançamento de um produto ou um treinamento para colaboradores, passando por workshops e seminários, até chegar às já tradicionais festas da firma. Levando em conta que algumas dessas ocasiões são mais formais que as outras, a organização deve se adequar. E é claro que o cardápio deve acompanhar essas mudanças! Não é certo, portanto, investir indistintamente em uma única espécie de buffet para tudo.

Seminários, cursos e workshops combinam mais com coffee breaks, pois os participantes se alimentarão rapidamente, dentro de breves intervalos entre as apresentações ou os blocos de treinamento. Já em solenidades de confraternização ou comemoração, como os convidados disporão de mais tempo, o buffet pode ser mais elaborado. Nesse caso, que tal apostar em um jantar completo ou mesmo em menus temáticos (de comida mexicana ou japonesa, por exemplo)?

O importante é guardar que, na hora de escolher a tônica da celebração, vale a pena se atentar para o objetivo do evento. Esse cuidado serve até mesmo para que a empresa possa aproveitar a oportunidade para fornecer produtos personalizados, se for o caso — como copos e embalagens com seu emblema, por exemplo. Com isso, acaba se aproximando ainda mais dos convidados e fortalece a sua marca. Então por que não?

Perfil dos convidados

Outro detalhe importante diz respeito ao perfil dos convidados, que está diretamente ligado ao objetivo da festa. Afinal, de acordo com o tipo de evento, o perfil dos participantes também vai variar — podem ser clientes, fornecedores, outros profissionais, os próprios colaboradores da empresa ou até mesmo todos juntos.

Sob outro aspecto, o perfil dos convidados pode se referir às preferências culinárias de cada um, informando desde os tipos de pratos oferecidos até o grau de sofisticação do cardápio. Em eventos da área da saúde, por exemplo, destinados a médicos ou a preparadores físicos, o ideal é investir em alimentos mais leves e nutritivos, com baixo teor de gordura e açúcar. Já se for uma cerimônia de final de ano da empresa, os salgadinhos e doces deixarão o menu mais descontraído e os colaboradores, mais satisfeitos.

Personalizar o buffet conforme as predileções dos convidados demonstrará que a empresa se preocupa em oferecer o melhor para todos em cada pequeno detalhe, desencadeando assim um círculo virtuoso de respeito e admiração pela organização.

Horário da solenidade

Outra boa dica para não errar na escolha do buffet é ficar atento ao horário do evento. O período diurno (tanto pela manhã quanto na parte da tarde) costuma ser mais indicado para coffee breaks, por exemplo, valendo a pena apostar em alimentos mais energéticos — como os ricos em vitamina C, iogurtes, pães, oleaginosas, sucos e café. Já o turno da noite pede um menu mais leve e quente, com pratos mais próximos dos servidos no jantar — como caldos, sopas, chás e torradas, dentre outros.

De toda forma, é importante observar, independentemente do horário do evento, é bem provável que os convidados se servirão de pé. Por isso, o mais recomendado é priorizar alimentos que venham servidos em pequenas porções, facilitando assim o consumo nessas condições.

Quantidade de comida

Outro cuidado que não pode ser deixado de lado na hora de organizar um evento corporativo e escolher o buffet se refere à quantidade de alimentos que será oferecida. Nesse caso, será preciso considerar principalmente 3 variáveis: número de participantes, tempo de duração do evento e o tipo de cardápio.

Certamente, o número de convidados e o tempo em que permanecerão no local são as variantes de maior influência na definição das quantidades oferecidas, mas o tipo de menu também não deve ficar de fora dessa análise. Afinal, existem alimentos que promovem mais saciedade que outros.

Além do mais, também não se pode deixar de observar a proporcionalidade sólidos e líquidos. Pense bem: ninguém merece esperar pela reposição de água ou de suco enquanto come um pedaço de pão ou alguns sequilhos! Oferecer alimentos variados também é mais que indicado, inclusive para contemplar pessoas com algum tipo de intolerância alimentar ou que sigam um cardápio mais restritivo por qualquer outro motivo.

Procedência dos alimentos

Essa dica é de absoluta relevância para assegurar o sucesso do seu evento. Mesmo antes de decidir o menu a ser servido, é importante se atentar para a procedência dos alimentos oferecidos, escolhendo com o máximo de atenção a empresa que os fornecerá e o profissional encarregado de prepará-los. Alimentos de má qualidade podem causar sérios riscos à saúde. E você não quer ver seus convidados passando mal, certo?

Menu de bebidas

Servir ou não bebidas alcoólicas no buffet para eventos corporativos: eis a questão. Aqui cabe apenas uma dica: observe o tipo e o objetivo do evento. Não é aconselhável oferecer bebidas alcoólicas em palestras, seminários, workshops ou demais treinamentos, pois, nesses casos, os convidados devem estar mais concentrados e atentos às exposições. Além do mais, é bom lembrar que, como o objetivo não é festejar, é bem provável que muitos participantes tenham que voltar para casa dirigindo.

Por outro lado, se o evento empresarial for uma celebração mais informal e descontraída, não haverá mal algum em brindar seus convidados com uma cervejinha ou um bom vinho. Ao contrário, a turma ficará ainda mais animada!

Eventos empresariais são uma excelente forma de conquistar clientes, firmar novas parcerias ou mesmo fidelizar os funcionários. Por isso, tomar alguns cuidados é essencial que tudo saia como o planejado. Seguindo essas dicas, sua empresa certamente fará sucesso!

Fonte: www.copastur.com.br

 

 
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Brasil, que tal reinventar o turismo?

 

Entra e sai governo e o turismo no Brasil continua com resultados pífios pela falta de inovação de um modelo de gestão ineficaz.

  Repensar o turismo – Se errar é humano e repetir o erro é burrice, como definir a manutenção do erro sem fim?

Texto de Fabio Steinberg

O novo governo federal anuncia a intenção de reduzir e até extinguir ministérios. Bajuladores a postos já sugerem manter a coisa como está. Esta sugestão deveria seguir a direção oposta. Que tal se livrar do Ministério do Turismo e trocar por uma estrutura enxuta e mais efetiva?

Vamos combinar: até hoje essa repartição pública inútil só deu errado. Jogou precioso tempo e recursos públicos na lata de lixo. Desde que foi fundado, há quinze anos, o Ministério do Turismo recebeu mais de uma dezena de titulares que ninguém sabe mais nem os nomes.

Os resultados deste órgão descartável inexistem. Exceto por fatos isolados, jamais agregou valor. O resultado é que o Brasil patina nos mesmos 6 milhões de visitantes internacionais há décadas.

  Perdido no caminho – O Turismo do Brasil está sem direção há tempos e precisa ser reinventado com urgência

Importância do turismo

Não me entendam mal. Turismo é uma indústria importantíssima. Por isto mesmo precisa ser levada a sério. Mas não da forma como é feita hoje. Estamos cansados de assistir mais do mesmo, e que leva a lugar algum.

É sempre a velha rotina. Empresários obsoletos ou sem criatividade e dirigentes de associações, em geral sem representatividade ou oportunistas, dão um forte abraço de afogados. Buscam alguma autoridade de plantão atrás de um holofote e oferecem apoio a soluções pouco criativas. Como fogos de fim de ano, ganham muita visibilidade, mas com duração efêmera.

Perderam-se assim oportunidade de ouro para colocar o Brasil no radar mundial do turismo. Só para citar dois fatos, vamos lembrar da realização no país da Copa do Mundo e Olimpíadas. Ou seja, nada menos que os maiores eventos esportivos do planeta. Qual o recall deles foi aproveitado pelas autoridades do turismo brasileiro? Rigorosamente nenhum!

  RIO 2016 – Estádios abandonados lembram a perda de recursos e mau aproveitamento do evento para o turismo brasileiro

O que ocorre neste caso, afinal? Titulares de cargos públicos, principalmente se exercidos por políticos, tendem a investir em táticas imediatistas. Não querem nem têm compromisso com estratégias ou planejamento de longo prazo, pois deles não poderão usufruir no futuro.

Conspiração

Uma soma de fatores conspira contra o turismo brasileiro. Não faltam só recursos, que se existentes provavelmente seriam desbaratados em investimentos equivocados. O país deu azar também com um empresariado em geral desunido. E que se preocupa mais com o próprio umbigo, e se sujeita a lideranças que priorizam a autopromoção. A ausência de infraestrutura em aeroportos, portos, estradas atrapalha demais.

Inexistem políticas públicas que estimulem o setor e a vinda de turistas internacionais. Não há coordenação entre as partes interessadas. De quebra, temos que conviver com o custo Brasil. E o pior: o país concorre com destinos internacionais bem mais competentes, que descobriram o turismo como vetor de desenvolvimento econômico.

Moral da história: não adianta só dar status ao Turismo. Em todas as esferas governamentais. Neste momento gente que nada entende do ofício, políticos, picaretas e prepostos se revezam em cargos estratégicos. Faz falta, isto sim, uma gestão inteligente, com a plena participação do setor. Enfim, é hora de privatizar a atividade.

No Turismo, os governos deveriam se limitar a estabelecer as regras do jogo, fiscalizar o uso adequado dos recursos públicos, e assegurar infraestrutura para a atividade. Não é preciso reinventar a roda. Basta observar e humildemente copiar o que fazem os destinos bem-sucedidos.

  Sorvedouro – O Ministério do Turismo mostrou em 15 anos capacidade de gastar inutilmente dinheiro público

Modelo de sucesso

Por exemplo, com diferentes nomes, hoje todas eles possuem DMOs – siga de de Destination Marketing Organization (Organização de Marketing de Destino). Além do formato operacional mais dinâmico, seu foco é projetar globalmente o lugar. As demais atividades do turismo gravitam em torno de sua órbita, e não o contrário. Os associados – e financiadores – são hotéis, bares e restaurantes, comércio, entretenimento, transportes, e até o próprio governo.

Gestão do Turismo nas mãos do governo, desinformados, ou meros curiosos, já se provou danosa. Por isto, é tempo de mudança. Como já dizia o Palhaço Tiririca, pior que isto não dá para ficar.

Fonte: www.turismosemcensura.com.br

 
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Turismo de negócios: como funciona e qual sua importância

 

Texto de Alexandre Kida

O turismo de negócios pode ser considerado um conceito relativamente novo. Afinal, há alguns anos, quem viajava a negócios não era considerado um turista.

Entretanto, para as indústrias de hotelaria, transporte aéreo, locação, entre outras, as necessidades desses colaboradores em deslocamento são muito semelhantes às de quem está ali apenas para lazer e descanso os objetivos podem ser bastante distintos, mas o viajante a negócios ainda precisa de um hotel, de transporte, de almoços e jantares e de passagens de avião.

Ou seja, ele movimenta a indústria do turismo de forma intensa e importante, especialmente quando consideramos que, no mundo globalizado em que vivemos, as viagens de negócios são cada vez mais frequentes.

Agora, fique por dentro do assunto e entenda melhor o funcionamento e a importância do turismo de negócios!

O impacto do turismo de negócios para a indústria

Além das necessidades que citamos na introdução e que são comuns tanto a quem viaja a negócios quanto ao turista comum, um colaborador atuando em outro destino em nome de sua empresa faz uso de uma série de recursos, equipamentos e espaços específicos.

Assim, além de adquirir passagens aéreas, de alugar um carro para o deslocamento no destino, de alimentar-se na cidade e de reservar um quarto de hotel, o viajante a negócios também requer salões para eventos, espaços para realizar feiras e treinamentos e salas de reuniões.

Muitas vezes, há também a necessidade de contratar fornecedores e profissionais técnicos e de alugar equipamentos e tecnologia para essas ocasiões.

Com isso, o colaborador e a empresa que fornece os recursos para a viagem contribuem ativamente para a movimentação dos negócios na cidade de destino e para a indústria do turismo como um todo.

Isso torna-se ainda mais significativo nas épocas de baixa sazonalidade, nas quais os destinos turísticos percebem uma diminuição considerável dos visitantes, mas que não afetam o turismo de negócios.

Buscando otimizar os recursos financeiros, muitas empresas negociam com seus fornecedores para diminuir o impacto da alta temporada. Como viagens corporativas acontecem ao longo de todo o ano, é importante planejar-se com antecedência.

Pense na cidade de São Paulo, por exemplo, que recebe milhões de turistas todos os anos — mais especificamente, cerca de 3,5 milhões deles.

Destes, 67% vão à capital paulista por motivos profissionais, o que faz de São Paulo a capital nacional do turismo de negócios.

Assim, além de inúmeros e diversificados espaços culturais e de lazer, a cidade também conta com infraestrutura, serviços e equipes de profissionais pensados especificamente para essa parcela dos turistas.

O impacto do turismo na economia brasileira mostra-se ainda mais forte quando consideramos que o setor representa 7,9% do Produto Interno Bruto (PIB) nacional e gera 6,59 milhões de empregos.

Em 2017, o turismo trouxe 163 bilhões de dólares para a economia do país — um crescimento de 7% em relação ao ano anterior. Em 2018, a previsão é de que a contribuição do turismo para o PIB cresça outros 2,5%, chegando a 8,2% nos dez anos seguintes.

Trata-se, portanto, de um volume significativo para as empresas. Por isso, a eficiência da gestão desse setor mostra-se fundamental para o sucesso contínuo das organizações.

O crescimento do turismo de negócios dentro das empresas

Outro aspecto que acentua a importância do turismo de negócios para a indústria é o fato de que esse conceito nunca esteve tão presente dentro das empresas quanto hoje.

Além da globalização, isso também acontece por causa das crescentes facilidades para planejar e investir nessas viagens, como novas ferramentas para otimizar o custo-benefício e a produtividade desses deslocamentos.

Segundo dados de junho de 2018 da ALAGEV — Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas, 46% dos gestores das empresas analisadas reportaram diferentes níveis de aumento nos gastos com viagens corporativas.

Enquanto isso, quando falamos de eventos corporativos, os quais também movimentam o turismo desse segmento, metade das empresas afirma ter aumentado em mais de 10% os gastos ao comparar o primeiro semestre de 2018 com o mesmo período de 2017. Os outros 50% dizem não ter tido alterações no orçamento para esse tipo de evento.

Entretanto, em relação ao segundo semestre de 2018 e do ano anterior, 50% das empresas pesquisadas preveem um crescimento de até 5% nesses gastos, enquanto as outras 50% acreditam que o aumento vai ficar entre os 5 e os 10%.

Assim, podemos perceber que os eventos e viagens de negócios são uma realidade em todas as empresas e que, na maioria delas, há crescimentos entre um período e outro.

Isso significa que, daqui para a frente, o impacto dessas ocasiões no turismo só vai crescer. Entre 2016 e 2017, as companhias aéreas tiveram um aumento de 13,4% na venda de passagens nacionais e de 20,2% para os destinos fora do Brasil.

No setor da hotelaria, o turismo de negócios também representa a maior fonte de lucros. Em 2017, o Fórum de Operadores Hoteleiros do Brasil reportou que, em todos os segmentos de valores de diárias, os hóspedes viajando a negócios somam mais da metade dos clientes.

A única exceção é entre as diárias superiores a R$ 410,00, considerados quartos/hotéis de luxo, ou seja, naturalmente não tão procurados pelas empresas. No entanto, os viajantes profissionais somam 43,4% do público dessas acomodações.

Já quando falamos da locação de veículos para o deslocamento dos viajantes a negócios, no território nacional, as locações tiveram uma queda de 1,4% entre 2016 e 2017.

Isso pode ser justificado pelo crescimento da popularidade de aplicativos de transporte, que oferecem ótimas condições para as empresas que criam contas corporativas para uso dos colaboradores em deslocamento.

Enquanto isso, fora do Brasil, as locadoras de carros tiveram um aumento de 5,7% em seu volume de negócios. Tanto nacional quanto internacionalmente, o segmento de transporte turístico que mais cresceu entre 2017 e 2016 foi o de transfers (deslocamento entre o aeroporto e o hotel e vice-versa), que registrou um aumento de 74,6%.

As novas necessidades do colaborador que viaja

Com o crescimento do turismo de negócios, evolui também a forma com que os colaboradores se deslocam em nome da empresa.

Tendências como as bleisure trips, por exemplo, que misturam “business” (negócios) e “leisure” (lazer), fazem com que os viajantes profissionais formem uma relação mais aprofundada com a sua cidade de destino, aproveitando mais os momentos de descanso.

Isso, por consequência, faz com que a infraestrutura turística e os espaços ao ar livre das cidades visitadas sejam frequentados mais regularmente por esse tipo de viajante. Ou seja, eles ampliam o leque de espaços e serviços que se beneficiam da presença e do fortalecimento do turismo de negócios.

Uma grande tendência é o oferecimento de serviços personalizados, moldados de acordo com o perfil de cada viajante e com o tipo de negócio que ele e sua empresa conduzem.

Isso cria novas demandas para as empresas que lidam com o turismo e, além disso, também proporciona uma experiência mais agradável para o colaborador, o que impacta diretamente na sua motivação e produtividade.

Como vimos, o turismo de negócios tem um impacto cada vez mais significativo na indústria do turismo, o que é resultado também de sua crescente importância para as empresas que enviam seus colaboradores para outras cidades e países. Portanto, é fundamental investir nesse segmento e planejar as viagens a negócios da sua equipe com cuidado.

Fonte: www.copastur.com.br

 
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Gestão de eventos: porque contratar é a melhor opção?

 

Texto de Alexandre Kida

Uma das maiores dificuldades do dia a dia de qualquer profissional é lidar da melhor maneira possível com todas as demandas que a função exige, não é verdade? E quando, além das suas funções básicas, a você também é atribuída a responsabilidade por organizar reuniões, festas de fim de ano e treinamentos, o cenário complica um pouco mais. Nesse caso, a quantidade de atividades se torna tão grande e o tempo passa a ser tão escasso que o melhor a fazer é, sem dúvida, contratar uma empresa especializada em gestão de eventos.

Acredite: deixar de lado as ações estratégicas para ter que lidar com atividades operacionais é um cenário com o qual muitos profissionais costumam ter que lidar. O tempo para a elaboração do planejamento do evento é escasso, especialmente porque é preciso cotar cada um dos serviços com mais de um fornecedor, organizar os valores, comparar e reduzir custos, ao mesmo tempo em que a lista de convidados precisa do máximo de atenção, bem como a logística envolvida em todo o processo e uma infinidade de atividades igualmente imprescindíveis ao sucesso de qualquer que seja o evento.

Não tenha dúvida: o melhor a fazer é contar com uma empresa competente na área, cuja credibilidade garanta a realização do serviço contratado e, de preferência, com redução dos custos totais. Ainda não está seguro sobre os benefícios obtidos com a contratação de uma empresa especializada em gestão de eventos? Então conheça alguns deles agora mesmo!

Especialização dos profissionais

Por maior que seja sua dedicação e seu comprometimento com o trabalho e as tarefas a você atribuídas de forma geral, se não é um especialista em determinada área, inevitavelmente enfrentará algumas dificuldades. Podemos citar:

  • A conciliação da nova atividade com suas funções normais, sem atrasos em ambas;
  • A possibilidade nada remota de prejudicar a qualidade geral de seus compromissos;
  • As falhas por falta de expertise que podem abalar o potencial de sucesso do evento.

Não tem mistério: em tudo o que você se propõe a fazer, o melhor é sempre entregar o mais importante em mãos competentes, a fim de assim providenciar os cuidados necessários à sua realização. No que tange especificamente à gestão de eventos, especialistas no assunto saberão como e quando contratar os serviços necessários, sem cair em armadilhas por falta de experiência e conhecimento — armadilhas essas a que outro profissional estaria sujeito, consequentemente podendo comprometer o evento como um todo.

Resolução de imprevistos

Já ouviu o ditado que diz que o paradoxo dos imprevistos é que eles podem ser evitados? Com isso em mente, pense bem: uma empresa dedicada à realização de eventos conhece as minúcias dessa atividade, podendo por isso agir de forma preventiva, a fim de evitar diversos problemas. Esses profissionais saberão de que forma lidar com cada acontecimento, solucionando-os com a maior agilidade cabível, caso não seja possível impedi-los.

Isso acontece porque as equipes dedicadas estão sempre preparadas, tendo na manga algumas opções de plano B, além de conhecerem direitinho a importância e os trâmites para dispor de serviços preventivos de emergência — como ambulâncias e bombeiros, caso se aplique. Não restam dúvidas de que evitar a tempestade é o melhor a fazer. Mas, de toda forma, se as nuvens começarem a pesar, o ideal é contar com a ajuda de quem conheça um bom (e barato) fornecedor de guarda-chuva, não concorda?

Operacionalização da estratégia

Uma vez designada a equipe de execução das atividades relacionadas ao evento, caberá a você tratar das questões estratégicas e orquestrá-las da forma mais sistêmica possível. Cá entre nós, ter que se dividir entre gerenciar, providenciar soluções e executar tarefas operacionais é comparável a ser o zagueiro, o meio de campo e o atacante ao mesmo tempo. Assim fica difícil ganhar o jogo! Já contratando uma empresa especializada, é possível manter o foco nos pontos estratégicos, gerenciar a qualidade do todo operacional e contribuir para que tudo saia como o planejado.

Organização de qualidade

Assim como a empresa tem suas atividades rotineiras e elas estão sujeitas a processos predefinidos, sendo isso o que garante a continuidade de seu funcionamento, é preciso lembrar que um fornecedor de gestão de eventos também é uma empresa. Por isso, também deve contar com seus próprios processos para ter domínio do que faz. Há checklists, relação de fornecedores e de produtos previamente aprovados, prazos definidos e conhecimento de todas as rotinas relacionadas ao ramo. E são esses itens que garantem a qualidade de sua atuação, cabendo a você buscar empresas conceituadas para não errar na escolha.

Afinal de contas, não é difícil concluir que, por mais eficiente que você seja, não estará 100% dedicado ao evento, uma vez que terá sua própria escala de prioridades. Poderá, no mínimo, conciliar tal organização às funções já presentes na sua rotina, que não podem simplesmente ser pausadas. Por essas e outras é que a qualidade do evento fica totalmente em risco. Contratado um prestador de serviços especializado, você fica de mãos livres para agir estrategicamente. Assim, ainda que seja sua responsabilidade lidar com a gestão do fornecedor contratado, é bem diferente de ter que efetivamente realizar a organização do evento.

Manutenção da rotina

Esse benefício anda de mãos dadas com o anterior: nada de atrasos na execução das tarefas inerentes à sua função. Com a contratação de um expert no assunto, você não colocará em risco seu profissionalismo e conseguirá responder em tempo hábil a todas as suas demandas, uma vez que a interferência externa se dissipou.

Redução de custos

Há uma série de gastos e atividades minuciosas, demoradas e importantes vinculados à realização de um evento. Podemos destacar:

  • Dimensionamento da grandeza do evento e de tudo o que se relaciona a ele;
  • Pesquisa, cotação e comparação de orçamentos para produtos e serviços necessários;
  • Contato, agendamento e pagamento dos serviços logísticos, como passagens aéreas e viagens, alimentação e hospedagem de participantes;
  • Gestão de gastos extraordinários;
  • Tomada de decisão que compromete custos sem tempo hábil para seguir os processos normalmente mais econômicos;
  • Prestação de contas posterior para todos os custos, sejam eles previstos ou não.

Poderíamos citar ainda muitos outros, alguns relacionados diretamente aos gastos e outros ligados a eles por meio do custo de oportunidade. E se você precisasse realizar todas essas tarefas, seria naturalmente retirado da sua rotina, prejudicando tudo aquilo que tem por obrigação realizar. Empresas de gestão de eventos têm listas de fornecedores, acesso a feedbacks oriundos de contratações anteriores, conhecem aqueles que oferecem o melhor custo-benefício e sabem das características e dos gastos relacionados a todos os setores do acontecimento. Já é meio caminho andado!

Se fosse para continuar listando benefícios, não teríamos dificuldades. Mas a verdade é que você mesmo identificará vários se fizer um paralelo entre as opções que citamos aqui. O detalhe é que de nada adianta conhecê-los na teoria e não contar com um fornecedor de serviços reconhecidamente qualificado, que detenha credibilidade no mercado.

Contratar apenas com base no preço é correr o risco de entregar um evento importante nas mãos de uma empresa que não está apta a realizá-lo. Por isso, é imprescindível fazer pesquisas, buscar referências em sua rede de contatos, visitar as redes sociais e os sites de possíveis escolhas e entrar em contato quantas vezes forem necessárias para se certificar de que está tomando a decisão mais acertada. Lembre-se: uma empresa de excelência não tem medo de manter contato com o cliente e está aberta a sanar suas dúvidas. Analise ainda o comprometimento interno da companhia e o quanto ela se importa e investe em atendimento e gestão.

Fonte: www.copastur.com.br

 

 
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Saiba como reduzir custos em eventos de diferentes maneiras

 

Em tempos de crise e mercado altamente competitivo, até mesmo as grandes corporações devem voltar sua atenção para os custos. Afinal de contas, em um cenário tão instável e turbulento como o que vivemos, o ideal é economizar ao máximo em processos, projetos e custos fixos, não concorda? Mas atenção: isso não deve alterar a qualidade dos serviços prestados e dos projetos colocados em ação, pois só assim é possível garantir a competitividade sustentável do negócio a médio e longo prazos.

Mas e quando o foco se volta para os eventos corporativos? Nesse caso, será que é viável reduzir os custos de cada ação sem comprometer a qualidade final da iniciativa? Pois já podemos adiantar que a resposta para essa pergunta é sim! Quer descobrir como reduzir custos em eventos sem deixar de lado o alcance dos objetivos traçados? Então confira já as dicas que trouxemos para o post de hoje!

Escolhendo a data e o local

Apesar de à primeira vista não parecer, ter cuidado ao escolher a data e o local do evento pode ajudar (e muito) na economia durante o planejamento desse tipo de ação. Pense bem: determinados períodos do ano, como datas próximas ao Natal e ao Réveillon, costumam representar custos mais altos tanto em relação ao aluguel dos espaços como à contratação dos mais diversos fornecedores. Por isso, programar o calendário de eventos corporativos com certa flexibilidade, tentando fugir ao máximo das épocas mais caras pode representar um saving bastante significativo.

Ainda em relação a esse quesito, é preciso saber que o aluguel do espaço onde a ação acontecerá pode ser um dos itens mais caros na lista de custos de um evento corporativo. É essencial, portanto, sempre adequar o tamanho do local ao número de convidados, evitando reservar um ambiente grande demais sem necessidade. Afinal de contas, essa escolha representa custos mais altos.

Por fim, vale lembrar que a localização também deve ser levada em conta, uma vez que lugares mais afastados dos centros das cidades costumam ser mais baratos. Por outro lado, essa decisão pode trazer consequências, exigindo o aluguel de ônibus ou vans para garantir a presença dos convidados. Isso, claro, encarecerá o custo final do evento. Em função disso, a melhor opção é, muitas vezes, encontrar um local mais central, de fácil acesso, que seja abastecido por uma boa rede de transporte público ou conte com pontos de táxi nas redondezas.

Buscando o melhor custo-benefício

Ter preguiça ou procrastinar simplesmente não funciona quando o assunto é reduzir custos em eventos. Assim, se seu objetivo é planejar uma ação de qualidade, mas sem estourar o orçamento, precisa pesquisar bastante cada questão. O segredo está em buscar sempre o melhor custo-benefício. E pode acreditar: uma simples busca na internet já costuma ser capaz de oferecer uma extensa lista de fornecedores para praticamente qualquer detalhe do seu evento!

Pensando em tudo isso, faça uma seleção prévia e contate o máximo de fornecedores que conseguir. Verifique o que eles têm a propor e compare cada um, a fim de encontrar os que oferecem o melhor custo-benefício. E ainda vale ressaltar que muitas empresas oferecem pacotes completos para eventos corporativos, com vários serviços agregados — como buffet, música e garçons, por exemplo. Facilita bastante, não é mesmo?

Apostando na negociação

É fato: tão importante quanto buscar o maior número de fornecedores possível é exercer sua capacidade de negociação. Em certos casos, você pode conseguir tarifas promocionais e descontos bastante significativas pelo simples fato de perguntar sobre a existência desses benefícios, sabia? Por isso, perca a vergonha de pechinchar na hora de planejar um evento corporativo!

Usando a tecnologia a seu favor

Com a chegada da revolução digital e da era da informação, não usar a tecnologia a seu favor é um verdadeiro tiro no pé. Afinal de contas, hoje em dia não faltam opções de softwares, aplicativos e programas que têm como objetivo automatizar processos, agilizar planejamentos, fornecer indicadores precisos, auxiliar na tomada de decisões e proporcionar uma relevante economia financeira. E o melhor: quando falamos em eventos corporativos, já existem inúmeras ferramentas digitais que tornam as ações interativas, interessantes e mais bem organizadas. O resultado? Eventos de sucesso com economia!

Divulgando pelas redes

A correta divulgação de um evento corporativo é peça-chave para o alcance dos objetivos da ação. Afinal, é preciso que o público-alvo efetivamente conheça a iniciativa e se interesse por ela, certo? Entretanto, as estratégias de marketing e divulgação, que representam boa parte dos custos de planejamento, têm mudado de maneira acelerada.

Estruturar a maior parte da divulgação por meio das redes sociais e do disparo de e-mails para as pessoas certas: essas táticas têm um alcance impressionante hoje em dia. E o melhor: praticamente sem custos! Chegou a hora de repensar o investimento em folders e cartazes ou outras formas de divulgação física, que envolvem gastos maiores. Só não entenda errado: isso não quer dizer que essas estratégias não funcionam e, assim, devem ser deixadas totalmente de lado. Só vale modificar um pouco os meios para trazer o saving que você tanto espera.

Confirmando a presença dos convidados

Quem já teve a oportunidade de planejar qualquer evento (mesmo que seja a própria festa de aniversário) sabe que muitas pessoas costumam simplesmente não aparecer. Em função disso, criar um sistema eficiente de confirmação de presença é uma dica de ouro! Assim é possível ter uma noção mais precisa do número de convidados que realmente comparecerá, evitando a contratação desnecessária de certos serviços. Só não se esqueça de sempre deixar uma margem de erro para cima, a fim de que o evento comporte presenças de última hora sem deixar a qualidade de lado.

Contando com ajuda especializada

Por fim, se seu objetivo é realmente reduzir custos em eventos de maneira significativa em sua empresa, a melhor dica é contar com ajuda especializada. Isso é possível por meio da contratação de experts no setor! Além de terem parceria com diversos tipos de fornecedores para eventos corporativos, garantindo excelentes preços, essas empresas são formadas por profissionais altamente experientes no assunto. Tudo isso proporciona um salto incrível de eficiência e economia financeira na hora de colocar seu projeto em ação. Acredite: você não se arrependerá de contar com esse auxílio!

Fonte: https://www.copastur.com.br

 

 
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Hotéis: a morte (anunciada) das estrelas

 

Morte de quem não viveu – o fim da classificação dos hotéis por estrelas reforça o poder do consumidor na decisão

Texto de Fabio Steinberg

 

Demorou, mas a realidade atropelou a burocracia. Anuncia-se que a anacrônica classificação de hotéis entre uma e cinco estrelas deve acabar no Brasil. Até que enfim as autoridades de plantão do Ministério do Turismo perceberam que esta metodologia perdeu a razão de ser. O sistema se tornou inútil. Não atende nem aos interesses dos hóspedes, nem dos hotéis.

Sistema obsoleto

A classificação de hotéis pode ter sido importante no passado, mas hoje tornou-se obsoleta. Vários fatores contribuíram. A ampla difusão de ferramentas online e sites de avaliação como o TripAdvisor permitiram ao próprio consumidor avaliar os estabelecimentos. É uma boa notícia. A qualidade de um hotel deixa de ser medida só por pareceres técnicos, ou pela opinião de poucos e nem sempre preparados jornalistas. Agora, o que vale é a média das avaliações de dezenas, até centenas, dos que pagam e usam as instalações.

Sim ou não – O consumidor tem nas mãos o melhor remédio para determinar se um hotel é bom ou péssimo para ele

Há outra questão. Cada vez mais prevalecem as tendências de mercado. Por exemplo, um viajante de negócios pode dar mais valor a um hotel ser silencioso e ter internet confiável do que contar com piscina ou ser próximo a um shopping center. As redes hoteleiras captaram isto na frente de todo mundo. Segmentaram seus estabelecimentos por categorias econômicas, combinado à necessidade prioritária dos clientes.

Dinheiro no lixo

No entanto, fica uma pergunta. Por que a partir de 2011 desperdiçou-se tanto dinheiro público, inclusive com a contratação de consultorias externas, para persistir com um sistema tão inútil?

Quando no mundo inteiro as resenhas publicadas por viajantes ganhavam cada vez maior relevância, o Brasil resolveu trafegar na contramão. Sob a impronunciável sigla SBClass (Sistema Brasileiro de Classificação dos Meios de Hospedagem), insistiu em modelo antiquado, anunciado sob fanfarras.

Cegueira? – O Ministério do Turismo tinha indicações de que classificar hotéis por estrelas não era o caminho

Os meios de hospedagem foram então divididos em sete: hotel, resort, hotel-fazenda, cama e café, hotel histórico, pousada e flat/apart. Cada um podia conquistar de 1 a até 5 estrelas. Na complexa constelação tupiniquim, as categorias deviam atender a alguns requisitos básicos, que qualquer hoteleiro leva em conta no seu projeto, como horário da recepção, tamanho dos quartos e banheiros ou frequência na troca de roupa de cama.

As categorias também foram contempladas com regras rígidas. Por exemplo, para ser considerado “hotel”, o lugar precisaria atender a 68 itens de serviços, 108 de infraestrutura e 15 de sustentabilidade. Dá para avaliar a trabalheira para implantar e controlar este processo, abrindo portas inclusive para o suborno.

Monstrengo – o finado sistema para classificar meios de hospedagem tornou-se um monumento à burocracia e suborno

Valor da experiência

Desprezado a segundo plano ficaram de fora questões subjetivas, por vezes intangíveis. No entanto, são exatamente aquelas que consideram a experiência do hóspede. E que, no final das contas, determinam a decisão de hospedagem. Fatores como qualidade do serviço, competência e calor humano da equipe, apresentação e sabor das refeições, bom gosto na decoração, perfil do hóspede, tempo de atendimento, qualidade da internet, entre tantos outros. Esta lacuna vital foi ocupada pelos sites de avaliação, e que hoje se tornaram a principal ferramenta de decisão do usuário.

Vamos falar claro? Quando se trata de hospitalidade, seja qual for a acomodação, do básico ao luxo, o hóspede espera essencialmente a mesma coisa. Limpeza, cama confortável, chuveiro com água quente, ar condicionado, internet, silêncio e segurança. O resto varia entre o nível de sofisticação destes mesmos itens agregado a penduricalhos, mordomias e supérfluos oferecidos por cada estabelecimento.

O SBClass nunca chegou a levantar voo. Opcional, foi seguido apenas por pouquíssimos. Ninguém lembra mais nem quais foram. Como esqueleto gerado pela burocracia impessoal, o sistema tornou-se um triste monumento ao desperdício de tempo e recursos públicos.

Fonte: www.turismosemcensura.com.br

 
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